会议室管理办法.docx

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1、会议室管理办法第一章总则第一条为了进一步加强对会议室的管理，充分发挥作用、提高使用率，推进此项工作更加规范化、制度化，从而更好的满足科研、生产、管理等部门工作的需要，特制定本办法。第二条本办法适用于企业内部召开的各类会议的会议室、报告厅。第二章职责第三条秘书办是会议室的日常管理部门，其职责为：1.负责会议室的统筹安排与协调。2 .负责会议室的日常管理工作。3 .负责审批各类会议室的申请及需求。4 .负责调配会议室资源，保障各类会议如期顺利进行。5 .负责会议室物资的配置和采购。第四条物业部是后勤保障部门，其职责为：1.负责会议室的日常事物性管理工作。2 .负责会议室召开各类会议期间的服务性工作

2、。3 .负责会议室的布置和环境卫生工作。4 ,负责配合会议需求方的要求布置会场。5 .负责对会议室设备的日常检查维修工作。第五条技术部是设备的管理部门，其职责为：负责会议室各类电子设备的定期维护和修理，保障设备正常使用。第六条信息部是会议信息平台的维护保障部门，其职责为：1.负责会议室信息平台的定期维护工作。2.负责会议室内视频系统的定期维护和调试、开关工作。第七条保密安全部是涉密会议的监督审查部门，其职责为：负责涉密会议的监督和审查工作。第三章会议室使用原则第八条会议申请部门须遵循以下会议室使用原则1.会议承办部门须提前在网上提出申请，并完整填写会议需求。2 .秘书办依照先申请先使用、先紧急

3、后一般、先全局后部门的原则，审核会议需求并合理安排。3 .会议室按申请的先后顺序使用。特殊情况下，由使用者之间相互自行协商后可以调整使用顺序。没有经过申请的部门，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门。4 .遇紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门在不能调换的情况下,部门应先让单位级的重要会议。5 .会议承办部门应在预约的时间到达会议室，并开始使用。超过30分钟未到达会议室的，秘书办有权对会议室的使用权另作安排。6 ,各会议室申请部门如取消会议，须及时与秘书办联系将会议室申请退回，以便其他部门申请使用。7 .所有会议室均为无烟室，严禁在会议室内吸烟。第四章会

4、议服务标准第九条会前准备1.会议服务人员工作时间须按规定着装，适当化淡妆修饰，头发挽起，仪表仪容做到端庄、整洁，并保持精神饱满，真诚微笑。2会议服务人员应在会议开始前30分钟将会议需设备调试完毕,对会议室进行通风，根据温度开启空调。若空调需在休息日或其他正常上班时间外运行，会议服务人员应根据需要提前通知新事业公司确保空调运行。3 .根据会议要求，检查会议需物品是否齐全，做好茶水等服务准备工作。4 .桌椅、麦克风的摆放位置做到整齐划一，麦克风音量要调至适中，避免产生啸叫和爆破音。5 .做好在会议室门口微笑迎宾服务。会议开始前5分钟要进行满水服务,大型会议可在会前10分钟进行满水服务，对已入座的客

5、人，应及时进行满水服务。第十条会中服务1.会议服务人员要随时关注客人并及时提供服务。主席台应派专人负责服务。2会议服务人员需时刻注意音响、麦克风等设备，根据当时使用情况及时做好调整。3,进入会场时脚步要轻盈，随时观察客人用水情况，茶水服务间隔时间应为：15-30分钟。4 .围桌式满水时，首先：观察座位情况，先从领导席开始，按顺时针方向进行，在客人右后侧服务。其次：每次满水后，要环视四周察看有无疏漏，接近门口时要面向客人退出。5 .课桌式满水时，首先：会务服务人员在一人以上的需排成队，持瓶到会议桌右前方10公分处站立。其次：用余光观察参会人员到位后统一左转，进入排位将瓶壶自然下垂，左手将盖杯拿起

6、置课桌前沿外进行续水。最后：待本排续水完毕后，走到桌子左侧约10公分处，面朝客人方向站立，待其他服务人员续水完成后，统一右转走出会场。6 .主席台人员如超过30分钟未饮用茶杯的茶水，根据需要更换一杯新的热茶水，使用演讲台时，每更换一次演讲人，需更换一次茶杯。7 .主要客人发言时，应停止一切会议服务。8 .会中休息或休会期间应尽快简单整理会场，补充和更换各类物品，但不得翻动主办单位的文件资料。第十一条会后服务1.会议服务人员应提前15分钟在会议室门口处站立，及时拉开各通道门，并保持微笑欢送宾客。2 .及时关闭会议室设备。3 .会议室服务人员应仔细检查会场是否有遗留物品，如发现要及时联系物归原主，

7、暂时联系不上的，立即交由会务主管统一保管。4 .会议室服务人员应及时进行会场的清扫、整理、杯具的清洗、消毒等工作，尽快将会场恢复到可再次使用的状态。5 .关闭灯光设备、切断电源，并关好门窗。第十二条休息日有会议安排的，服务人员须提前到岗并做好准备工作。第五章会议室设备使用办法第十三条所有参会人员在会议召开期间须遵守以下会议室设备使用办法。1.会议室内设备由综合保障办公室专人负责，其他人不得擅自动用。2 .会议承办部门需使用会议室设备时，须提前在会议室服务人员处填写会议室设备使用情况登记表，方可使用。3 .会议承办部门须派专人负责会议期间室内涉密设备的监督和管理。4 .会议室使用的技术设备应当符合保密要求。禁止在会场内使用无线话筒、对讲机等可以进行无线发射、传输的设备；禁止带入手机和具有无线上网功能的便携式计算机等；未经批准禁止将具有摄录功能的设备带入会场；会场须使用手机干扰器，以防泄密。5 .来室人员须爰护室内设备，非管理人员未经许可，严禁拆卸任何设备,更不得将其拿出室外。6 .发生违反保密规定等情况，会议承办部门须承担相应责任。第六章附则第十四条本办法自发布之日起执行，原有相关制度同时废止。第十五条本办法由秘书办负责解释。