XX商会档案管理制度（2023年）.docx

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XX商会档案管理制度第一条目的为加强商会各类档案管理的规范性，特制定本制度。第二条档案的立卷归档（一）立卷范围：商会业务活动中的收文及批办过程中的批办材料；以商会名义发出的文件（定稿、存本、附件）；各种会议文件及会议记录；内部管理类文件（日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等）；内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复；公司对外签订的经济合同原件；在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍；外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。（二）有关部门须保留档案原件时，秘书处应保存复印件，并在复印件上注明原件存放处。（三）归档文件资料必须完整、准确，经过系统整理、编目后由负责人审查后归档。第三条档案的保管（一）凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料，均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理，其它部门和个人不得擅自留存。（二）凡属立卷归档的文件资料，必须为原件，书写格式必须符合要求，书写工具须为钢笔或黑色碳素笔，且应保证其完整、齐全、分类清楚。（三）档案管理实行一月一整理制度，所有归档文件均应为已完成文件。（四）对破损和变质的档案及时进行复制和修补。