图书供应采购方案.docx

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1、图书供应采购方案第一节采购原则3一、适价原则3二、适合的质量4三、合适的时间4四、合适的地点5第二节采购及组织措施5一、图书配货工作安排5二、专人负责5三、订单确认6四、订单处理原则6五、采购配货程序6六、图书出货打单工作安排9七、图书打包10八、图书运输工作安排13九、供书时间及送书方式13十、图书送货工作安排14十一、配送流程图15十二、配送车辆管理15十三、到货，卸货15十四、验收16第三节采购流程16一、制定采购战略16二、制定采购政策18三、图书供应商资质19四、采购质量检测20五、到货收货流程图20六、采购配送流程图21七、门市库存退货流程图22八、门市退批销流程图22九、门市之间

2、调剂流程图23第四节供货步骤23一、确定图书订单23二、订单数据整理24三、采购部制单出单24四、调货24五、配货及打包25第五节采购制度25第六节图书采购需求承诺28第一节采购原则一、适价原则价格永远是采购活动中的敏感焦点，图书企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金，因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”0图书的价格与该图书的质量、是否为长期购买、是否为大量购买及图书市场供求关系有关，同时与采购人员对该图书的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。

3、多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。图书企业与某些现有图书供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该图书的市场价有一个大体的了解，并进行比较。二、适合的质量一个不重视品质的图书企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，一个优秀的图书采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的图书采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定图书品质。采购图书品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的：图书品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。图书质量不

4、佳，往往在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；图书质量不佳而导致其他计划推迟进行,有可能引起不能按承诺的时间向需求方交货，会降低客户对企业的信任度，若因图书质量不佳引起客户退货，有可能令企业蒙受余种损失，严重的还会丢失客户。三、合适的时间图书企业已安排好向需求方的供货时间，若图书未能如期达到，往往会引起图书企业内部混乱，当图书不能按计划送达需求方时，会引起需求方强烈不满。若图书提前太多时间采购好放在图书仓里，又可能造成所购图书并非需求方所需图书，大量积压采购资金，是图书企业很忌讳的事情，故图书采购人员要扮演协调者和监督者的角色，去促使图书供应商按预定时间交货。图书具有时效性，对

5、图书企业来说，合适的交货时机很重要。四、合适的地点天时不如地利，图书企业往往容易在与距离较近的图书供应商的合作中取得主动权，图书企业在选择试点图书供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低图书采购物流成本。第二节采购及组织措施一、图书配货工作安排图书配货由组长，率领配货组XX名人员，严格执行市场运营内部作业流程、跟单出货作业规范，对采购人员查重确认复本后的图书进行配书及其他产品的采购，在配书过程中如发现图书复本不够，及时与直营事业部的业务员取得联系，由该业务员与图书馆采购人员进行沟通。在配书过程中应注意同一复本量的图书，要集中在一起放置

6、在图书流通周转箱内，并在图书流通周转箱上做好客户资料的标识。采购人将选定好的图书清单发给项目负责人，我公司有专人负责订单的处理与选书的对接工作。二、专人负责我公司指派专人负责订单传送（对接邮箱：XXXXXXX,责任人：XXX）o类别姓名职务本项目主要职责管理人员总经理本项目总指挥业务经理负责本项目的具体执行采购部负责人负责图书制单、出单、图书采购仓储部负责人负责图书打包、发货等工作运输部负责人负责图书的运输，保证图书无损售后服务负责人提供图书售后服务及技术支持三、订单确认由责任人和代理人共同与采购人落实供货清单并确认清单。1.承诺由采购人根据项目所需图书。2.采购人提供书目品种即为采购单位订单

7、，未经采购人（或项目采购单位）允许，我公司不得替换。四、订单处理原则1 .承诺在签订合同后尽快将所购图书的落实情况反馈给采购人。2 .若订单中有订不到的图书，签订合同之日起3天内告知采购人。3 .如订单中有复本量超过订数的，告知采购人，予以更改。五、采购配货程序订单确认完成后，由责任人按订单区分所有版社，再将不同的版社订单发往各大版社进行采购，采购完毕回库的所有图书再进行二次确认。(一)数据处理出版社图书备齐后，客服部统一使用RF掌上电脑按照各所采购单位进行数据处理打印出库单，仓储工作人员分XX组领取出库单。(二)图书分拣仓储工作人员利用最先进的设备为配货软件，在接收到销售任务后可按照优化路线

8、自动运行到应配货商品的货位处，大大节省配货时间。配货分拣组（三）图书分配由进退分拣线进行各采购单位分离。出版社图书进行RF粗分处理完毕后统一进行上包，上包扫描后的图书由系统自动判断相应格口，上线的图书由线上的小车自动接收，运行到相应格口后将其送下。分别放在相应的区域。9物流配货库房六、图书出货打单工作安排所有产品出货打单由组长，率领打单组6名人员，严格执行制销售单据作业规范、采购进货打单作业规范；对已经完成配货及检验合格的产品打包，随产品提供订购地与货物数量、品种、价格相符的该批图书及其他产品总清单和分包清单一式四份（图书清单含批号、包号、每一品种的ISBN号、题名、复本册数、码洋单价、实洋单

9、价及合计册数、码洋总金额、实洋总金额等项目），分包清单随包，清单上注明订单号，销售批销单要求一式四联，客户和公司各二联。在打印销售批销单过程中，注意图书可能的包头大小，尽量控制在每包图书尺寸约为45cm（长）35cm（宽）25cm（高），同一复本量的图书要尽量打在同一批销单内，做到每包一单。1.在图书分配过程中发现图书数据不相符的，前往客服部修改数据和调换出库单分配正确的图书。2 .在图书分配过程中发现图书脏污、破损，前往客服部修改数据和调换出库单分配整洁的图书。3 .在打包前需按照采购人送货地点的要求将图书分拣,供采购人随时验收及抽查，如出现如何问题，前往客服部修改数据和调换出库单分配正确的

10、图书。4 .在图书分配过程中由于上述原因出现图书数量短缺,前往采购部紧急调配足够的图书。七、图书打包我公司所供图书运至合同规定地点所需要的包装，这类包装采取防水、防潮、防震和防止其他损坏的必要保护措施,且能够经受一次搬运、装卸的各种运输，以防止图书在运转过程中损坏或变质。货物的包装为原包装，因货物包装不符合包装法规定保证重新包装的，我公司负责重新包装。因包装不符合规定造成货物损坏或丢失的，由我公司承担一切损失。八、图书运输工作安排图书运输由组长，率领司机班XX名专职司机，严格执行送货登记作业规范、送货装车作业规范、发货登记作业规范，对直营事业部业务员已经和采购人员确认送货的产品，进行车辆合理的

11、调剂，确保产品可以在采购人员指定的时间内，将所有产品安全送到指定的地方。九、供书时间及送书方式1.供货时提前通知采购人，并负责将图书送到采购人指定供货地点，对于必配图书、选配图书在三个月内保证送达图书馆，并提供准确未到图书清单和说明。2 .供货保证打包工整，必配图书、选配图书清单保证与图书包装对应相符，每包一单、每批一总单。图书总清单注明批号、送书日期、每批合计（种数、册数、码洋）、包号、包合计；每包详单应注明每种图书的题名、ISBN、出版社、单价、册数、码洋合计金额、包号与总清单对应准确。并及时提供电子到货清单。3 .在组织货源的同时，对已到的图书进行计算机查重。4 .保证在合同规定的时间内

12、必配图书订到订全率达到100%；选配图书中所选图书到率达100%o5 .保证图书质量符合国家相关行业标准。对于所供图书出现的错订、破损、缺页、污损、附件不全及印刷错误等情况须无条件退换，并明确对于违约所承担的责任。6 .随书配送的光盘准确插入相应图书。7 .随书配送由图书馆要求的书目数据格式。十、图书送货工作安排送货由组长，率领市场运营部XX名人员，严格执行送货登记作业规范、送货装车作业规范、发货登记作业规范、清点作业规范，将已经打好包的产品在规定的时间内送到采购方指定位置，在送货前一天由项目经理和采购人员进行沟通协商送书时间和地点确定送货后，由运输组长协调公司车辆，由包装出货组长安排送货人员

13、，最后由主管业务经理率领将所有产品送到指定位置。在送货过程中，将所有产品按产品的包装编号放置整齐，方便采购人员验收。销售批销清单和销售清单汇总单由项目经理交给采购方人员签字核验。卜一、配送流程图十二、配送车辆管理我公司自有运输车辆为XX辆：零散件运输XX汽车XX辆,类型:厢式,额定质量:XXkg,负责市内或周边零散件的运输。中转运输XX汽车XX辆，类型：厢式载货车，额定载重：XXkg,负责到货中转运输。长短途大件运输XX载货车XX辆，类型：厢式载货车,装载重量：XX吨，负责大批量运输，我公司多年来在精挑细选中，选中了一些信誉第一的物流，这也是我公司多年来一贯遵循“客户至上”“安全准时，诚实守信

14、，互惠互利”的信条，安全第一、服务第一、门到门第一、凭借良好的敬业精神和严谨的工作态度，在广大客户心中树立了极好的企业形象。十三、到货，卸货我公司将安排专人在采购方指定存放地点分校并按照顺序卸货，摆放。十四、验收1 .所提供书籍进行包装，免收包装费，包装物不回收。2 .因包装原因造成合同标的物在运输过程中丢失的、损坏的，我公司承担全部责任。3,验收标准：按采购方规定的数量、印刷厂，并根据制造商的合格证、出厂清单进行现场验收，并由供采双方签署验收报告。如有异议，各方在验收后七天内以书面形式通知对方。合同标的物验收合格后由采购方提供货物的存放地点，并负责货物的保管和安全。4 .货物风险自通过采购方

15、书面验收并交付采购方之后转移。第三节采购流程图书公司在向图书出版社或者供货商采购时应该先制定采购战略，以确保采购的过程顺利完成：一、制定采购战略主要活动：确定长期客户需求根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司商品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定图书商品接收政策：主要制定图书商品接收的原则和政策。包括：图书供应商主配、我方主动进货、检验图书进货流程、图书退货和换货原则、图书数量差异的处理办法等等。进行图书采购预测：确定最佳销售周转的能力。主要包括：数额、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对一般图书和课本的需求，对音像制品的需求，对卖场吞吐规模的要求等等。进行供应市场分析，供应市场分析是制定供应书籍的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。输入流程商品市场预测输出流程制定物流战略/制定图书产品管理策略实施图书采购战略/图书采购政策管理管理代管存货/管理图书产