办公室工作手册范本.docx

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1、编制:审核:批准:文件编号:受控状态:分发号:批准日期:年八日实施日期:年目录1 .部门结构图22 .部门责任23 .部门各岗位责任3-41.1 1办公室主任工作责任31.2 行政前台工作责任31.3 档案治理员工作责任31.4 行政助理工作责任31.5 行政专员工作责任41.6 司机工作责任44 .部门工作质量治理目标45 .各岗位工作流程及说明5-365.1客户订票流程5.2 公司总经理订票流程5.3 公司总经理级别以下员工订票5.4 客户用餐安排流程5.5 客户住宿安排流程5.6考勤治理流程5.7档案归档流程5.8档案借用流程5.9盖章流程说明5.10办公用品采购流程5.11办公用品领用

2、流程1.12 办公设备采购流程1.13 行管会议的组织及跟踪流程5. 14工程申报流程6. 15办公室.部治理工作流程7. 16车辆治理使用工作流程8. 17车辆治理使用工作流程9. .部门治理制度37-479.1 办公室工作治理规定（暂行）9.2 会议治理规定（暂行）9.3 公司打印机、复印机的使用通告9.4 公司打印机、复印机的使用通告10. .部门记录清单49?部工作联络单？?用餐招待登记表？?酒店住房统计表?客户接待申请单？?治理人员考勤表？?请假审批单？?司机出差申请单？?未打卡考勤说明？?员工出差申请单？?公司文档入库接收表？?公司档案登记表？?档案借阅、借用登记表？?*合同借用登

3、记表？?公司印鉴借阅、借用登记表?办公用品申请单？?办公用品入库单？?办公用品领用表？?办公设备申请单？?会议签到表？?公司例会会议纪要？?罚款登记表？?周方案表？?部工作联络单？?罚款通知单？?罚款登记表？11. .记录附表1 .办公室结构图2 .部门责任1）协作总经理处理日常事务性工作；2）负责公司行政治理会议的组织、记录及跟踪；3）负责安排公司的对外来访接待工作,包括订酒店、住宿、办公订票；4）负责相关部门的信息的及时传递：5）负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等治理；7）负责办公区考勤治理；8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的

4、治理；9）负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请：10）负责公司车辆的派遣,外出登记和行车记录的检查；11）负责国家、省、市级工程申报信息的收集、资料的整理和申报工作;12）负责公司工程申报工作关系的处理和维护；13）负责公司公共关系客户信息汇总；14）负责办公区域环境制度的建立和监督执行；15）负责公司公共关系礼品购置、入库和发放等治理；16）负责完成上级领导下达的各项工作任务.3 .部门各岗位责任3.1 办公室主任：1）对办公室工作负总责；2）负责办公室各岗位人员的工作进行分配；3）负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4）负责办公室各岗位人员的考核；5）负责组织行政治理会议,并落实实

5、施；6）负责国家扶持的工程申报、资金落实及关系的处理；7）负责上级领导下达的各项工作任务.3.2 行政前台：1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；2）接办公并负责转接到相关部门；3）收发并转至相应部门：4）对进入公司客户进行引导至指定位置：5）对外来推销人员进行阻挡；6）负责公司各部门要求用车进行统计,并对车辆进行调配；7）完成上级领导下达的各项工作任务.3.3 档案治理员：（档案、公章治理和礼品、办公用品领用）1）负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记；2）负责公司公章的保存、盖章及记录；3）负责公司档案的整理,有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任：4）负责档案、合同及资

6、质文件的复印、扫描等；5）负责办公用品的入库及办公用品的领用；6）负责办公用礼品的申请、报批、购置、入库和领用；7）完成上级领导下达的各项工作任务.3.4 行政助理：D负责接收各部门办公用品和设备购置申请并报办公室主任审批后,报备至财务；2）负责办公用品的询价,并进行比照,采购质优价廉的办公用品（包括耗材和设备）；3）负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记；4）负责办公用网络、等设备的维护；5）负责饮用水的购置和入库，费用月结等；6）协助办公室库管进行礼品购置、入库；7）负责完成上级领导下达的各项工作任务.3.5 5行政专员：1）协助办公室主任组织行政治理会议并做好记录,整理会议纪要并发放；

7、2）落实会议纪要形成决议容,负责周方案表的整理并汇报给办公室主任；3）负责办公室红头文件的起草,并跟踪文件审批单进行文件发放：4）负责协助办公室主任对公司ISO体系执行情况进行监督并报办公室主任；5）负责查找国家、省、市、区工程申报信息；6）对申报文件简单信息进行填写,协助办公室主任进行申报文件的汇总,装订和递交；7）负责工程申报工作后期的跟踪,并提醒办公室主任跟进.8）完成上级领导下达的各项工作任务.3.6 司机1）协助办公室完成公司的出车任务2）负责公司车辆的维护和保养3）完成上级领导下达的各项工作任务4 .部门工作质量治理目标序号治理目标公式考核岗位目标统计周期目标统计时间2酒店预订及时

8、率98%（预定酒店次数-投诉次数）/预定酒店次数行政前一个月月末3考勤准确率100%人力资源考核行政前台一个月次月初4档案处理及时率98%部门主管考核档案治理员一个月月末5办公用品库存准确率96%办公用品现有库存量/办公用品应有库存量档案治理员一个月月末5办公设备完好率96%办公设备性能良好数/办公设备总数行政助理一个月月末6办公用品采购合格率98%采购合格次数/采购次数行政助理一个月月末7行管会议跟踪落实及时率90%（开会次数-投诉次数）/开会次数行政专员一个周周六8工程跟踪及时率95%部门主管考核行政专员一个月月末9公司制度跟踪落实及时率9及咨询治理委员会考核行政专员一个月月末10公司车辆

9、性能良好率96%（出车次数-车辆出车出故障次数）/出车次数司机一个月月末5 .部门工作流程及说明5.1 给客户订票流程接待方；销管中央；总监；办公室前台开始5.1.1 给客户订票流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方?客户接待申请单？2审核销管中央?客户接待申请单？3审核确认总监?客户接待申请单？4确认签字办公室?客户接待申请单？5依据申请单订票，并反应订票信息行政前台?客户接待申请单？报销流程6销管中央依据返联登记备案,并取回所订票据销管中央?客户接待申请单？7接待客户接待方8依据留存联执行报销流程行政前台?客户接待申请单？5.2 公司总经理订票流

10、程总经办前台办公室接到订票通知5.2.1 公司总经理订票流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室2订票行政前台3确认总经办4机票-通知航空公司送票行政前台火车票一取火车票总经办5机票-执行财务报销流程行政前台火车票-总经理返程后,索要火车票,执行财务报销流程总经办5.3 公司总经理级别以下因公出差员工（除业务员）订票流程查询票务信息5.3.1公司总经理级别以下员工订票说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室2订票行政前台3确认出行人4借款出行人5订票行政前台6取票出行人7报销出行人报销流程54客户用餐安排流程5.4.1客户用餐

11、安排流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方?客户接待申请单？2审核销管中央?客户接待申请单？3审核确认总监?客户接待申请单？4签字确认办公室?客户接待申请单？5预订用餐房间,并告知销管房间信息行政前台?*用餐招待消费单？6取回一联客户接待申请单,并登记销管中央?*用餐招待消费单？7依据客户接待申请单消费,返回公司时,将消费单交办公室接待方?*用餐招待消费单？8前台留存客户申请单及消费单行政前台?*用餐招待消费单？9销管登记消费金额销管中央?*用餐招待消费单？10月底对账,结算行政前台?*用餐招待消费单？备案，并接待反馈住房信息5.5.1客户住宿安排流

12、程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方?客户接待申请单？2审核销管中央?客户接待申请单？3审核确认总监?客户接待申请单？4确认办公室?客户接待申请单？5预定酒店、做登记,反应信息行政前台?客户接待申请单？6备案,并反应住房信息销管中央?客户接待申请单？7接待接待方8完善登记记录行政前台?酒店住房统计表？9执行报销流程行政前台?客户接待申请单？5.6考勤治理流程因本不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明月末统计考勤，次月初交给人力资源5.6.1考勤治理流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1新员工报到人力资源员工手册2录指纹行政前台3打卡员工因事不能打卡,被考勤人三天填写考勤说明员工考勤说明月末统计考勤,次月初交给人力资源部行政前台考勤表核算薪酬人力资源5.7档案归档流程