医院办公室常规性工作程序.docx

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1、医院办公室常规性工作程序为了促进机关工作科学化、规范化、制度化和院行政机关为领导、基层单位和教职员工服务的水平，提高办文、办事、办会的效率和质量，参照中大办文字200110号文件结合实际工作情况，特制定工作程序如下：一、公文处理1、一般公文撰制院领导或部门负责人交拟一拟稿人拟议、撰拟一拟稿部门负责人审核（修改、签字）一与该文相关的部门负责人会签一院办核稿一院领导签发一院办编号一印制成文（打字室出样一拟稿部门校对一院办复核一院办打字室印出一拟稿部门领送，其中外送件和存档件用印。以下同）。2、重要文件的制订院领导交拟一拟稿人拟议一拟稿人撰拟一拟稿部门负责人审阅f有关部门负责人审阅一主管院领导审阅一

2、酌情印发院领导广泛征求意见（与教职工生活有关的重要规章制度交职代会讨论）一院务会讨论通过一院办审稿一院长签发一印制成文。3、收文办理分别由党委办公室和医院办公室承办。4、清退销毁文件院办按上级规定发出通知一各单位如数清点核对一及时查找短缺文件（查无下落，则写出报告）一交院办统计一院办秘书验收、汇总清点一填写文件清退销毁登记表一经办人和监销人签字一院办负责人签字一专人专车送省保密委员会清退销毁并办理文件留存手续一保存文件按年度分类送院档案室保管。二、接待与信访1、群众来访的接待群众来访f院办专人接待，听情况，做记录（必要时院办负责人接待）一向主管院领导汇报或整理记录送院领导阅批（必要时约定领导与

3、来访者的面谈时间、地点）一按院领导阅批意见转有关职能部门负责人阅一院办协调督办一有关职能部门酌情给来访者以答复（或将处理意见反馈院办，由院办酌情给来访者以答复）。2、一般来宾的接待宾客来院办理一般事务f验看介绍信或其他身份证明f询问来意，按对口原则确定并介绍来宾前去接待部门一通知有关职能部门予以接待。3、贵宾的接待贵宾预约来访一了解贵宾基本情况（单位、人数、姓名、身份、抵达日期、所乘车、机班次、来访意图、联系电话及联系人等）一按对口原则确定主要接待部门。（I）通知主要接待部门、督促拟定接待日程，落实接待事宜一按大体对等的原则安排院领导看望贵宾等；（2）以院办为主接待的贵宾一确定贵宾住所，接待车

4、辆、人员一商定来访活动日程、安排贵宾生活一按大体对等的礼仪原则安排院领导看望贵宾一落实有关事宜（如汇报、座谈、参观、游览等）一订购贵宾返程票一安排送客车辆及送行人员。4、重要公务电话处理接听重要公务电话一做记录（时间、对方姓名、单位、电话号码、内容）一送院办负责人阅批（必要时直接送院领导阅批）一按领导批示办理有关事项一办复、电话记录备查。5、二级单位书面请示的办理有关单位呈报（需加盖单位印章）一院办归口登记分送一主管院领导阅批一院办催办并将领导批阅结果转送有关部门承办。6、群众来信的办理接收群众来信一院办秘书登记一院办负责人批办（涉及重大问题的来信由院办负责人拟办，呈主管院领导批办）一院办秘书

5、酌情向信访者答复或转发有关部门回复。三、印章、介绍信管理1、各单位、部门印章刻制及启用医院行文确认机构设置一单位书面申报（必须确定保管人员及用印审批制度）一院办负责人审批（业务用章须经主管部门和院领导审批）一院办开具介绍信一专人送达刻制一院办行文启用一交印章单位使用。2、医院印、医院办公室印、院长印的使用用印单位（部门）申请（须单位或部门负责人签字）一院办掌印人初审f院长审批（一般事项根据院长授权由院办负责人审批）一承办人登记一院办掌印人用印。经领导签发的正式公文，内发件一般不用印，外送件和存档件可由经办人到院办直接用印。3、医院介绍信的办理（1）通用介绍信的办理：按专用介绍信办理程序前2项领

6、取空白介绍信一因公对外联系工作、使用人在单位填写介绍信一单位一负责人签字f院办负责人根据院长授权审批一院办掌印人加盖医院介绍信专用章一交使用人使用。（2）专用介绍信的办理：二级单位（如人人力资源部、药剂科）指定专人持介绍信旧簿申请新簿一院办秘书查核旧簿、新簿编号登记一盖介绍信专用章一申请单位专人签字领用。（3）教职员工因私需医院证明其身份而使用医院介绍信，须本人申请一所在单位负责人审核签字一院办负责人审核（必要时须送主管部门审核或呈送医院领导审批）一开具证明。四、其他1、综合统计报表的填报接受统计任务一制订实施计划f院办负责人审查计划（必要时报主管院长审批）一组织实施一会办单位负责人审阅一院办负责人审核、主管院领导审定一上报。2、派车需要派车的科室或个人申请一院办负责人审核签字一汽车班按派车单出车。