建筑装饰工程公司行政管理规定.docx

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1、建筑装饰工程公司行政管理规定第一条行政管理工作是公司运转的枢纽，不仅全面地掌握着公司的资料信息，而且起着要的协调沟通作用。为了规范公司的行政管理工作，使行政人员明确自身的工作职责范围,特制定本规定。第二条公司的行政岗位包括前台、行政档案、现场资料管理以及为公司生产运作服务的后勤岗位，本规定适用于上述各岗位的所有人员。第三条前台工作职责范围1 .前台是公司与外界联系的窗口，是公司品牌形象的直接体现。前台人员要求工作时间着职业装，且不得无故空岗，随时保持前台区域的卫生，物品摆放整齐有序。接受工作两周内，全面了解公司各方面情况，熟练掌握电脑中的文件资料内容。2 .每天负责记录员工的考勤，随时掌握工作

2、时间内人员外出及返回情况。3 .电话接听：接受工作三天内熟记公司内部人员姓名及分机号码，接听电话时在电话龄声响起三声内接起，首先自报家门，口齿清楚、语言精练，转接分机要迅速。无须转接的，应在对方挂断后再轻放电话。4 .来客接待：接受工作一周内熟记公司内部人员职责分工及技能，了解部分相关单位人员姓名、职务。遇有客人来访，立即面带微笑起身迎接，主动询问客人的姓名（切勿让来客直接进入工作区），弄清客人来意之后应协助办理。客人离开公司，要起身向客人告别。若被访人员外出或不方便立即接待来客，应向客人说明情况表示歉意,为其倒水请其稍作等待。对于客人的提问做到有问可答、有问必答、不可答不答，不得泄漏公司机密

3、，但回答问题要委婉，忌厉声厉色、粗语伤人。5,传真、邮件收发：公司各部门的传真收发均统一由前台完成，前台人员在收发传真时应认真做好登记。收到传真后立即通知收件人签收，严禁私自翻阅；传真未明确收件人时，前台应根据内容询问各部门,务求尽快将传真送达收件人。私人传真或非本公司人员的传真，未经总经理办公室批准不得收发。签收公司订阅的报刊、杂志及内部信笺、邮件,并及时转交给收件人。6,负责文件的打印工作，公司内部文件全部统一排版格式。除办公室人员自己保管的专业性文件资料以外，其它资料需要复印全部由前台完成，复印完毕对复印份数及用途等做好登记，必要时要求收件人签字。7 .钥匙保管：对公司所有房间的钥匙统一

4、保管、编号记录，员工如有需要须到前台处办理登记、领用手续；工人领取钥匙须有其主管负责人的证明。若有事离开办公室或节假日外出可将钥匙委托公司其他行政人员暂时保管，认真完成交接手续。任何人保管钥匙过程中出现问题，均由保管人承担责任。8 .物品的领用保管：对公司所有办公物品进行保管登记，制定并严格执行公司的办公用品购买及领用制度，前台人员有权控制每位员工领用物品总支出。每月底综合统计办公用品的数,并对缺少的部分申请购买；对日常的生活用品随时发现缺少随时补。对公司贵重物品的维修单、说明书等进行分类保管，为日后的工作提供方便。9 .卫生监督：为了确保良好的工作环境，督促相关人员做好办公室、食堂、宿舍等区

5、域的卫生，并于每周一早晨8:30例行检查,有权对不合格区域的负责人进行处罚，并随时观察出现的问题和隐患，及时提出整改，对各区域的安全问题负责。第四条行政档案工作职责范围1.公司业务的了解1 ）熟悉公司业务，能够全面地掌握公司各个环节的运转情况。为了方便各项工作的顺利开展，每月1日制定公司当月的工程项目一览表分发财务、采购、库房等相关部门，遇有新项目增加随时调整并打印、下发。2 ）新员工入公司工作24小时后，要求其填写员工登记表附身份证复印件，经其主管领导审核签字后收回登记备案，随时掌握施工队伍务工人员的变动情况。3 .文件资料的管理1）对公司的人员档案、工程档案、对外往来文件以及公司内部下发的

6、各种规章制度和管理规定进行分类编号登记，确保安全、便于有关部门查阅调用。对于甲方、监理方、总包方等各上级部门的来文要复印进行传阅，并将原件统一存档保管。公司对甲方、监理方、总包等各上级部门发文时要做好“发文记录要求收阅人签收。2）存档的文件资料不得随意复印和外借，确需复印的资料须认真做好登记，因工作需要须外借的资料须填写资料借阅记录。不得随意将豆要的文件资料带出公司，确需外带的须事先经总经理批准。3 .办公室日常事务的处理具备一丝不苟的工作态度，做好办公室的日常事务，布置、规划办公环境，耐心听取合理化建议并及时反馈给公司领导，保证公司业务顺利开展，提高工作效率。每月2日前收取上月的考勤表，2日

7、内统计、核对员工考勤后连同员工的工资及补助标准一起交财务核算工资。4 .规章制度和管理规定的制定协助总经理、组织各岗位人员拟定切实可行的规章制度和岗位管理规定，经公司领导讨论通过后行文下发，并检查、督促各项成文制度的实施落实情况。5 .保宓工作对于公司的经营机密、员工的人事资料及收入、各级会议内容在没有形成正式文件前不得随意泄It,未经许可不得携带公司重要资料离开办公场所，不得随意向客人提供公司各类文件，不得复制和摘抄保密资料。6 .会议工作协助总经理召集和组织召开例会和各级临时性会议，认真做好会议记录，会后整理会议纪要，成文后发至参会人员。第五条现场资料管理工作职责范围1 .现场资料管理人员

8、属公司外派人员，归行政部直接领导。该岗位人员同样必须遵守公司的各项规章、规定，每天与公司保持联系，报告自己的工作情况，节假日休息应提前一天与行政部打招呼。2 ,了解施工进场程序，协助项目经理准备相关资料，办理进场手续。进场一周内熟悉施工场地的基本情况，熟记甲方、总包方和监理方现场负责人和相关专业工程师的姓名、职务，做成通讯录交公司备案。3,负责项目部文字、表格的打印工作，及时做好文件收发、有关部门及外来人员的联络接待。4 .进场两周内，了解甲方、总包方和监理方关于物资报验、技术报审、请款事宜等方面的具体要求，掌握相关表格文件的制作规范，按照各方要求按时上报各种资料并及时将审批文件交公司存档。5

9、 .相关人员对进场的施工材料验收完毕在收货单上签字后，24小时内将收货单交现场文秘人员对材料进行汇总，汇总完毕将单据上交公司财务。第六条后勤工作职责范围1 .保洁员每日8:30前将办公区域卫生打扫完毕，确保员工的正常工作时间。要求筐内无垃圾、角落无蛛网、楼梯无杂物、扶手无积灰，同时做好蚊蝇消杀和灭鼠工作。2 .炊事员根据员工作息时间，每日11:30前做好午餐，保证员工吃饭和上班时间。认真做好餐饮卫生、环境卫生和个人卫生，每天小扫除，每周冲洗地面，用具、炊具、电器等物品要定期擦洗、消毒，保持厨房环境整洁卫生、保证饮食卫生，防止食物中毒。经常检查液化气灶设备，发现漏气等问题及时解决，离开食堂时熄火、关灯，注意防火保证安全。搞好节约，做到节水、节电、节煤气，减少浪费。第七条鉴于行政管理工作在公司运作过程中的重要作用，行政人员应于每月末对自己本月的工作进行书面总结上交总经理办公室。总经理审阅后召集所有行政人员会议，分析公司的行政工作存在的问题并提出下一步的工作计划，提高工作效率和质或，为生产工作的顺利开展提供保证。第八条本规定自公布之日起实施。