物业客户服务部档案管理制度.docx
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物业客户服务部档案管理制度1 .业主的档案应存放在防火、防潮、防虫的专用档案柜中,设专人管理。2 .按公司规定制作档案目录,资料要进行登记,并在档案柜上标明存放类别,编制全行记录,以便于管理、借阅。3 .遵守公司保密制度,做好档案流失的防护工作。防止泄密文件的发生,为业主资料保密,不得泄露业主档案中的任何资料。(如业主电话、家庭位置、工作单位等。)4 .不得私自给他人复印或借阅业主档案、公司文件、内部资料。5 .任何人调用业主档案、内部资料必须有部门经理批准,并填写纪录表格由当事人确认签字。6 .借阅档案,必须履行登记手续。不得私自将业主档案借阅于他人。如工作需要必须经部门经理批准,做好登记方可借阅。7 .调阅和借阅档案者必须妥善保管,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时8.保证档案资料完整无损,否则追究当事人责任。9 .借出的资料,因保管不慎丢失时要及时追查,并报告上级领导。10 .对业档案每月校对一次,发现缺失,必须上报,不得隐瞒。
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