外贸有限公司员工信息管理.docx

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1、外贸有限公司员工信息管理1 .计算机信息系统安全保密规定A.公司计算机信息系统管理人员及操作人员均应遵守本纪律。B.公司内部网络的每一用户都有责任、有义务严守自己的网络用户名及宙码，对窗码要做到至少两个月更新一次。C公司人员在互联网上注册个人用户或电子信箱时，使用的密码不得与在公司内部使用的宙码相同。D.公司人员在互联网上登记、传播个人信息时，除了企业的名称外,不得将涉及企业的其它信息（如计算机规模、使用的何种操作系统、数据库平台、开发工具等）进行登记。E.任何个人不得在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播企业秘密信息。F.计算机系统开发人员在外应聘时，不得把自己或他人为企业开发

2、的软件作为应聘时的软件成果。G.公司涉秘人员不得把载有公司秘密信息的媒体私自带出或复制,如有必要，需经公司领导或有关部门批准。H,涉窗人员从计算机信息系统内打印输出公司秘密信息时，产生的废纸必须按保窗规定及时销毁，不得懈怠；2 .计算机操作规程及违规处理办法A.计算机管理a.公司的各种计算机设备是为工作需要而配置的，任何人不得将其用于非工作用途；b.任何人在非特殊情况下，不应自行安装软件；因工作需要，必须在个人计算机中安装新软件时，应该将此软件提交IT部、并说明使用原因，IT部人员在对软件进行查毒、兼容性检查，保证此软件对公司整体网络不会产生影响后，再进行安装操作；C,在公司计算机中安装非工作

3、软件（例如，游戏、娱乐、个人软件等）是严的违规行为，IT部将采用定期检查和不定期抽查的办法，对“已安装程序”进行检查;d.公司实行“一人一机”，每位因工作需要而使用计算机的员工，都是该台计算机的直接负责人，在IT部进行例行检查时,如果员工的计算机中发现违规软件，计算机的直接负责人将承担全部责任；e.员工在本职范围内形成的计算机文档和数据应统一存在放于IT部的文件服务器中，IT部负责定时进行文件服务器备份，员工个人计算机只能存放保留期不超过24小时的数据。f,能够与计算机局域网相连工作的计算机，所有文档按规定必须存放在网络服务器；j.员工因公需要在计算机上使用外来软盘或光盘，须经计算机管理员进行

4、病毒检测和内容审查,在计算机软件台帐登记注册后方能使用；h.不得对单机中其它人员存储的文件、目录进行删除、修改、移动；i.员工不得修改计算机系统配置。B.电子邮箱管理a.公司为每一位需要因公对外联系的员工，提供由公司统一配置的电子邮箱，并交付员工独立使用；b.员工所使用的电子邮箱是公司的亶要资产，任何人在未获得公司同意的情况下，不得将其用于任何个人用途，IT部将对公司电子邮件系统进行24小时监控；C.总经理有权开启任何员工的邮箱，公司各部门经理在总经理的授权下，可以开启本部门员工的邮箱，IT部因技术需要，可以在总经理的授权下，开启本部门和其他部门员工的邮箱；d.公司为员工提供了充足的邮箱空间，

5、任何人不得将与外界的业务往来信件删除，由于删除信件而产生的问题，由删除人承担完全责任;a如果员工个人信箱长期接收到垃圾邮件可报IT部进行技术处理，将其过渡；f.员工如误删邮件，应在24小时之内与IT部联系T部负责将其恢复；g.任何人不得对已接收或已发送的邮件进行修改；h.在公司以外公共场所远程登陆邮箱，离开后应确保注销网络身份;C.MSN使用管理a.公司禁止任何人使用MSN与公司外部进行联系；b.联系人列表中不得存在非公司内部联系人；C.MSN密码为公司统一设置不得自行修改。D.IT资产管理aT资产指计算机、外设、软件、网络设备、书藉资料等；bJT部负责IT资产的日常采购、保管、维护；CJT资

6、产只能在公司内部使用，如遇特殊情况，员工需要将IT资产带离公司使用，应该书面向IT部提出申请，经公司总经理批准，IT部进行登记之后，在限定期限之内外出使用；dJT资产在公司内部或外部使用过程中，因使用者个人原因发生毁损时，应及时通知IT部进行处理，由此造成的损失，由使用者承担；e.IT资产各部门可以向IT部以电子邮件方式要求采购，IT部采购、登记完毕之后，以电子邮件方式通知相关部门领用，并将领用情况登记入帐。E.计算机资料、图书管理a.计算机资料及图书由IT部设专人负责保存管理；b.计算机购置所有随机资料由IT部统一存放在一个文件夹中保管，以便今后查阅使用；C,计算机随机资料及图书借阅应至IT

7、部填写借阅登记表,借阅时间：计算机随机资料不得超过2天，计算机工具用书不得超过15天。F.员工应配合计算机管理员维护计算机操作环境的清洁卫生。G.网络操作必须严格在网络管理员授予的权限范围内操作。H.违规处理办法：a.第一次发现违规行为，直接负责人将被罚款50元；b.第二次发现违规行为，直接负责人将被罚款50元，并在全公司通报批评；c.第三次发现违规行为，直接负责人将立即停止目前工作，等待公司处理，直至辞退。3.电话的使用和管理A.电话机的各项功能及使用方法：a.代答呼叫：(a)拨打*4001,可以代答26层任意一部振铃的分机(b)拨打*4002,可以代答10层任意一部振铃的分机(c)拨打*4

8、1XXX,可以代答某一部指定的分机(XXX代表分机号)b.电话转接：打入您分机的电话或您代答的电话需转其它分机时，可按下列两种方式操作：(a)在知道要转方分机号的情况下，先按TRANSFER键，听到忙音后再按要转的分机号，听到对方接起后,简单说明来电情况放下即可,若对方无人接听，可按TRANSFER键将电话转回；(b)如果不知道要转方的分机号，可按HOLD键，此时该线号上有绿色指示灯闪烁，将该线号告诉要转方挂机即可；若对方无人接听，按转出的线号即可；(c)普通电话转接时，先，听到音乐声后按要转方的分机号，待确认对方接通后挂机即可，若对方无人接听，可再次快速轻按叉簧一下将电话转回c.接听被HOL

9、D的电话：(a)当被告知接XX号电话时，只需拿起听筒按被告知的线号即可(此时线号应有红灯闪烁)；(b)如果您使用的是没有外线按钮的普通电话，在接XX线电话时直接拨打53XX即可，如接3号线，拿起话筒后拨5303即可。d.遇忙自动回叫：在您呼叫某一部分机，而它占线时，您在听到忙音后，按6键，然后挂机，对方电话一旦空闲，您的话机会自动振铃，并在屏幕上显示“Ext.XXXfree，这时，您拿起话筒，即可自动接通。a广播(a)拨打*3301,可以打开26层办公楼的屋顶音箱；(b)拨打*3302,可以打开10层办公楼的屋顶音箱；(c)拨打*3303,可以打开公司内部、所有的屋顶音箱；(d)拨打*3304

10、,可以打开所有电话的免提功能和全部房顶的音箱。f.收听留言：如果您的话机右上角红灯亮起，代表有人给您留言。拿起电话，按话机上的MESSAGE键即可；g.三方通话：在两方通话过程中，按“CONF”键，输入第三方号码(可以是外线，请先拔9),第三方接通之后，再按一下“CONF”键即可；h.防止您He)LD的电话被他人接听：连按两次HOLD即可；i.开门：在公司自动门改为由内侧单向开启时，外部人员会按门外的对讲门铃，这时，室内的电话会响起(门铃的声音与普通电话的声音是不同的，很急促)，拨*4001(26层员工)或*4002(10层员工)接听并通话后，按5键，就可以打开自动门；j.重拨：不用摘机，不用

11、按免提键，直接按REDIAL,就可以重拨上一个电话；k.防盗打：防止其他人使用您的电话拨打外线的方法如下,锁定：77+密码（三位数）+再次输入密码，听到证实音后挂机即可，解锁：77+密码（三位数），听到证实音后挂机即可，I.快速拨打组装工厂电话：摘机后，按AUToDlAL键，输入000即可；B.关于青岛和*的通讯a.青岛和“之间共有4条线路供内部使用：青岛的电话机上的外线灯17-20表示4条线路的使用状况；”的专用话机上的外线灯9-12表示4条线路的使用状况；b.这套系统是基于IT部的INTERNET专用网系统，所以，在用分机号播打电话时，没有任何电话费；C如果IT部的INTERNET线路出现

12、问题，这套系统也会受影响，此时，仍可用原先拨打长途电话的方法。C.电话接听规定a.接听电话时，声音要充满热情，说话速度适宜，不疾不徐，所说的话明白易懂，而且措辞清楚，不管接听者当天的情绪如何，都不应该表现在语气、语调上；b.电话第一声响后接听，如果做不到，最多不要超过三声，如果超过五声接起，应先向对方道Ift:“对不起，让您久等了”；C通话结束后应待对方挂断电话自己再放电话；d.接听电话时，外线第一句话应说：“您好，*公司。”内线说：“您好r最后一句应说“再见”；e.打出电话时，外线第一句应说:“您好,我是*公司XX部门J内线说：“您好！”最后一句话应说“再见”；f.当邻座电话铃响，而同事又不

13、在座位上时，同一部门相邻人员应尽快将电话接起；g.对代接的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并说“对不起，您稍等一下，我将电话转XX部门好吗？”，或：“待XX回来后我转告他，让他尽快给您回电话好吗？”h.有电话需转接时，转接后必须确认转接处有人接听，并告之对方:“您好，XX找XX的电话。”得到确认后方可挂机，如有需要可将对方所谈内容简明扼要告知接听人，如转接处无人可将电话抢回，并告知对方他要找的人或部门没有人，提示他可否留言；i.来电方若要求留言，一定要将留言转交，负责到底。不能简单的以“不知道、不在、你打错了、你问XX部门吧等生硬语言来拒绝对方；j.当接到与销售业务有关的电话，客户未指名的一律转业务一部、二部经理；k.代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录，之后复述一遍,以免有误，并告诉对方会及时转告;如：我再重复一遍,您看对不对？；好的，等他回来我立即转告他；”等等I.如果遇到对方拔错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨借了号码，应马上向对方表示歉意；m.拨打长途电话前应准备好相应的资料，并简单列出需沟通的事项,避免等候和浦项；m严禁在工作时间挂私人电话或在休息时间用公司电话聊天。