纸质档案数字化操作规程.docx

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1、纸质档案数字化操作规程根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。基本原则1、加强管理，保障安全遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。2、完善细节，规范流程对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加To应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾

2、。3.分工协作，夯实基础加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。基本环节纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。制定方案

3、对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。案卷整理开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。建立目录数据库按照国家档案局档案著录规则(DA/T18-1999)等要求，确定目录数据库中的著录项，建立档案目录数据库。应采用计算机自动校对与人工校对相结合的

4、方式，对目录数据库的质量进行检查，包括目录与内容的一致性、准确性等。档案数字化之前已经建立了案卷级、文件级目录数据库的，应充分尊重原有基础，并对其进行核对，发现不合格的目录数据,应进行修改或重录。元数据管理与捕获档案数字化过程及后期数字化成果管理工作中，应捕获必要的元数据，用以记录数字化项目信息、数字图像生成背景及各类技术参数等，并整合到与档案目录数据库对应的目录条目中。元数据应采用数字化系统自动捕获和人工录入等方式获取。建议以系统自动捕获为主。捕获过程中应进行元数据的校验，包括对元数据完整性和赋值规范性的检查等。档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、设备情况等选择相应扫描方式、设置

5、和调整相关扫描参数。扫描参数的设置和调整，应以保证数字图像不失真、扫描效果最接近档案原件，并能够满足数字化成果利用的要求。纸质档案数字化后需进行COM输出、OCR识别、出版、仿真复制等的，扫描参数的选择应考虑后期处理的要求。图像处理对纸质档案扫描形成的图像应作质量检查、纠偏、去污、去黑边、拼接等处理。数据挂接应借助相关软件对汇总后的目录数据与图像数据进行批量、快速挂接，以实现目录数据与图像数据的关联和一一对应。对挂接后的数据逐条进行检查,包括目录信息与图像文件对应的准确性、已挂接图像文件与实际扫描数量的一致性、图像文件能否正常打开等，发现错误应及时纠正。检查验收数字化实施单位应指定专人或通过业

6、务外包方式聘请具有相关资质的专业监理公司，对纸质档案数字化形成的数据及档案实体还原情况进行检查验收,并填写档案数据及档案实体还原质量报告单。检查验收内容包括目录数据、图像数据、数据挂接，以及档案实体。检查方式应按加工批次随机抽检，抽检率不低于10%,合格率不低于98%o档案实体还原情况抽检率为100%,合格率要求100%o抽检合格率不符合要求的，应退回返工。数据存储对验收合格的成果数据及时进行存储。包括档案目录数据及元数据、数字图像、数字化过程中产生的各种文档等。对验收合格的成果数据，采用在线、近线、离线相结合的方式进行存储。存储载体的选择应多样化，并考虑载体的存储容量、数字化成果存储的目的、

7、保管期限、经费情况、载体市场环境、载体生产厂商提供服务的能力等方面的因素，选择最适宜的存储载体。相同内容的数据成果应使用不同的介质进行离线备份。套数应为三套，一套封存保管、一套提供利用、一套异地保存，分别标识为A、B、Co成果数据移交移交内容:包括档案目录数据及元数据、档案数字化全文数据元数据、系统数据、载体和数量。成果数据移交时才妾收方应进行验收。验收内容为移交的载体、数量及其是否完好、清洁，是否无划痕、无损伤、无病毒；移交的数据内容及其是否完整、规范、准确等。成果数据管理应采取有效的技术手段，确保成果数据不被非法篡改，保证其安全、完整和长期可用。建立有效、可操作性的存储载体与存储设备维护规范，对存储载体、存储设备的状态检测、预防性检查、常规性作业等提出具体要求。数字化成果数据在提供出版、印刷、发布和网上传输时，应履行审批手续，并采用数字水印、电子标识、产品标志、数字加密及转换分辨率等措施，以起到保护版权、鉴别真伪和安全通信等作用。安全保密档案数字化过程中应建立可靠的安全保密责任制，制定与信息涉密等级相应的管理制度，定期对制度实施情况进行监督检查。