商业广场物业管理访客接待程序.docx

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1、商业广场物业管理访客接待程序A.定义：凡来拜访项目名称客户的来宾，称为“访客”，本程序用于对访客进入项目名称至其离开时整个过程的控制。A.所有访客在客户家逗留时间不得超过当日23：OO点。B.所有访客需在服务台办理登记手续，即填写访客登记单，并由服务台人员验证并复印访客的身份证件，如护照、身份证、居留证、驾驶证等由国家认可机构颁发的可用于证明客户身份的有效证件。C.访客办理完上述程序后，由服务台工作人员陪同到可视对讲台前，协助访客用门对讲系统同客户联系，在得到客户的允许后，由客户在家中用门对讲上的按键将密码门打开，或服务台的工作人员在得到客户的允许后，将密码门打开。D.对于在客户家中逗留时间超

2、过23：00点的访客，需要由受访客户带领访客到服务台办理住宿登记手续，需要由服务台工作人员复印访客的有效证件，此类证件仅限于由国家颁发的身份证件，如护照、身份证、港澳同胞回乡证、台胞证等。并需要由受访人在临时住宿登记表上签字；之后，由客户带领访客进入密码门到客户的房间。E.当发生访客所拜访的客户不在家的情况时，如服务台人员通过门对讲系统与客户联系无答复时，应立即通过客户公寓内的电话与客户联系，如仍联系不上，则需要请示访客，是否继续联系客户，如访客谢绝继续联系客户，则应询问访客是否给客户留言，并协助访客办理留言事宜；如访客要求继续联系客户，则需从客户档案中查找其他的联系方式或由访客提供可行的联系

3、方式与客户联系。F.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客，且在访客到来期间客户家中有人时，则访客到来后可参照本程序“第3条”或“第5条”办理登记程序，之后按照客户的要求办理后续事宜。G.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客，但在访客到来期间客户家中无人时，则需要请客户提前到服务台填写部分访客的身份资料（可直接填写访客登记单），以便服务台的工作人员在访客到来时识别其身份。在此类情况下，当访客到来后，服务台工作人员应根据客户留下的访客信息识别访客，并请访客通过客户留下的联系方式，如电话等与客户取得联系，并请客户通过电话通知服务台是否可以按客户的要求办理后续事宜。H.当客户在服务台留有房

4、间钥匙，并请服务台在访客到来后将钥匙交给访客自行上楼开门，则需遵照本程序第7条办理完相关手续后，由访客在客户物品临时存放记录表上签收，再将钥匙交给访客，当在处理此类情况时，服务台人员务必要严格确认访客的身份。I.访客来访，但客户不在家时，由服务台工作人员通过有效的联系方式与客户联系上，如客户请服务台从保安部用备用钥匙带访客进房间时，则服务台工作人员应询问客户是否可以签署确认函，如客户同意，可将空白的确认函以传真方式发送给客户，等客户将签署后的确认函签回后，方可为客户办理后续手续,在办理上述手续期间，如时间较长，可请访客到大堂的沙发区休息，等一切手续办好后，再到监控中心借用钥匙带领访客上楼，如客户不同意签署确认函，则由值班经理做出相应解释，基于保安并保障住客权益的原因，管理处无法让访客进入客户的公寓内。J.当使用备用钥匙为客户开门时，钥匙必须自始至终由服务台人员掌握，在为客户开门且客户进入房间后，服务台人员应立即返回监控中心交还钥匙，并告之访客需要外出锁门时，可请其通知服务台工作人员，再由服务台工作人员借用监控中心的钥匙为其锁门。