某公司文书管理办法.docx

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1、某公司文书管理办法第一章总则第一条目的为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。第二条范围本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。第二章文件流传细则第三条分类（一）登记的文书范围：结合档案管理规定的要求；（二）夕侏文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等;（三）本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。第四条行文要求公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。（一）正式文件由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺,由

2、总经理签发，并加盖公章。（二）签呈1.公司内部下级对上级有所请示时用；2签呈不得越级上报；3.须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。（三）备忘单1公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用；2.由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准.（四）传真1处理业务时使用；2.传真由各业务部门自行管理,指定专人负责收发、登记、跟催和归档；3以公司名义发出的传真，须经总经理核准。第五条收文（一）本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。（二）公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收文登记后，送总经理阅示处理。（三）内部制发文件;就专

3、，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。（四）部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。第六条发文（一）以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。（二）公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。（三）部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后,由各部门自行登记、签发。第七条分文（一）外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。（二）内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第八条会签（一）需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。（二）各部门收到需参与会签的文件时，

4、须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。（三）文件收文后,再依收文处理单内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。第九条公文归档（一）管理部门1公司的公文及档案由总经理办公室统一管理；2.会计档案由财会部负责整理保管。（二）文件档案移送归档时点收原则1.检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入；2文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办；3与本案无关的文件，应立即退回经办人员。(三)保存期限1公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。2公司永久保存的文件有：(1)公司章程；(2)董事会会议记录；(3)政

5、府机关核准文件；(4)不动产所有权及其他物权、债权凭证；(5)设计图纸、重要设备技术资料；(6)其他经核实须永久保存的文件。(四)档案清理1.档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应装订成册,及时归档。2.所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。3档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。4.档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。第三章重要文件的审核、执行第十条审核、批示涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。第H条执行经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。第四章撰写文书格式第十二条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。第十三条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。第五章附则第十四条本办法未尽事宜，参照公司其他相关制度执行。第十五条本办法自下发之日起实施。