某公司档案管理制度全套.docx

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1、某公司档案管理制度全套1.目的为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2 .范围2.1 政府机关、集团总部发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。2.2 公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上集团总部的批复等。2.3 内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。2.4 与有关单位签订工程项目的合同、协议书等法律文书。2.5 主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。2.6 公司的历史

2、沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像资料。2.7 公司内部的各项管理制度。2.8 工程项目资料包括各地年检备案、合同、签证、联系函等2.9 反映主要职能活动的报告与总结。2.10 其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。3 .职责3.1 公司所属各部门内勤兼职资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。3.2 各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3.3 档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。4 .工作程序4.1 档案质量4.1.1 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，

3、字迹要工整,清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。4.1.2 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。4.1.3 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4.1.4 档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。4.1.5 档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。5.2 归档要求5.2.1 公司生产、经营、基建等活动中形成的文件材料应由各单位、各职能部门及各项目部负责收集齐全、核对标准、系统整理后归挡。文件材料缺项公司档案室有权拒收并限期整改。5.2.2 档案文件材料应区别

4、不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，证件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5.2.3 跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年里卷。5.2.4 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。5.2.5 归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证5.3 档案

5、分类5.3.1 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。53.2. 公司档案大致分为以下几类：53.2.1 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、备案资料、公司章程等；53.2.2 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；53.2.3 制度类:管理制度汇编；1.1.1 合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。53.2.5 计划总结类：分年度计划及总结等；53.2.6 会议纪要类：办公例会纪要等5.4 档案编号5.4.1 档案分类各级名称经确定后，应编制档

6、案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。5.4.2 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。5.4.3 公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款对号入座，各部门要积极配合公司档案管理工作。5.5 档案的利用5.5.1 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写档案借阅登记表，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。5.5.2 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。5.5.3 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。5.5.4 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5.5.5 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记C=34-o5.5.6 不准转借，必须专人专用。5.5.7 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。