XX理工学院科技查新工作管理规定.docx

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1、XX理工学院科技查新工作管理规定为规范我校科技查新工作管理，保证科技查新的权威性、公正性、客观性和准确性，维护查新有关各方的合法权益，根据国家科技部国科发计字2000544号文件颁布的科技查新机构管理办法、科技查新规范和国家教育部教技发厅20041号文件教育部办公厅关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见等相关文件要求，制定本规定。第一章总则第一条查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规定操作，并作出结论。第二条查新工作应以文献为基础，通过检索和情报分析研究，并与立项报告、科研成果进行对比和审查，撰写有根据、有分析对比和结论的查新报告，为

2、主管部门的评议和决策提供科学的参考依据。第二章机构性质、职能与业务范围第三条XX理工学院科技查新中心（以下简称中心）隶属XX理工学院图书馆，是教育部批准成立的理工类部级科技查新工作站（编号L36）,同时也是中国电机工程学会批准设立的电力科技查新机构。查新中心设负责人一名，负责日常管理工作，上级主管部门为XX理工学院、教育部科技发展中心及中国电机工程学会。本查新中心主要受理各级科研立项查新、研究开发转化及技术转移中所需查新、国家及地方有关规定要求的查新、论文收录检索等科技查新业务,属有偿、非盈利服务，中心按教育部XX理工学院科技查新工作站制定的标准进行收费（参见XX理工学院科技查新工作实施细则）

3、。第四条科技查新业务范围1 .承接各级科研立项、成果鉴定、成果申报奖励、新产品和新技术开发及引进等查新。2 .承接各类专业技术文章的查收、查引检索。3 .承接国家及地方有关规定要求的项目查新。4 、承接硕、博士学位论文开题查新。5 、承接其它有相关需求的查新。第三章查新委托原则第五条接受查新委托原则1 .由委托查新课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员到本中心办理查新委托手续。委托查新项目由相关学科查新或本中心负责人接待与正式受理。2 .受理委托项目时，承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围,判断查新项目所属专业是否属于本查新单位承担查新业务的受理范围。对于不属本单位查新专业的，应告知委托

4、者可选择相关专业查新单位。第六条拒绝查新委托条件：有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托。1 .委托查新项目不属本单位查新专业范围；2 .查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；3 .经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；4 .查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。第四章查新用户需知第七条为确保科技项目查新过程的客观性和真实性，保证查新质量,维护查新有关各方的合法权益，请查新委托人协助配合做好以下工作：1、委托方一般应由该查新项目的负责人或该项目的主要成员来担当，联系人应由熟悉该项目技术内容、能解释该项目技术要点的人来担当。2、查新委托人或联系人须如

5、实填写科技查新合同上各项内容。（1）查新委托人或联系人据实、完整地向查新中心提供查新项目的科学技术要点、查新点（主要是指需要查证的内容要点、技术创新点）、查新要求和科学技术性能指标数据。（2）查新委托人或联系人应当准确地提供满足完成查新需要的中英文对照关键词（含规范词、同义词、缩写词、近义词）、分类号、专利号、化学物质登记号。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择；查新人员根据用户提供的关键词进行复核后确定。（3）查新委托人或联系人需提供一套能详细描述待查新课题（或发明）的技术资料及参考文献，如研究工作报告、技术（总结）报告、实验报告、鉴定证书等以及与待查新项目密切相关的国内外文献。上

6、述资料在查新工作中具有重要参考价值，是查新工作的主要依据，务请委托人如实提供，查新人员将负责上述资料的保密工作。3、委托者不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请。查新合同的内容一经确定后，不能随意更改，确实因需要而更改项目的查新点的，则应及时与查新中心联系，委托时间也应从修改之日起计算。4、查新委托人或联系人所提交的资料应当真实可靠，不得弄虚作假,不得侵犯他人的知识产权。如查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果由委托人承担法律责任。5、在查新过程中，查新员就查新项目提出不明事宜时，查新委托人或联系人有责任给予积极的解答与及时的沟通，查新中心则有保密责任。委托人需

7、协助查新人员对查新项目的相关文献进行筛选、翻译、对比，以确保查新结论的客观、准确。第八条查新时限及相关要求1、本查新中心正常提供查新报告的时限为：确定查新点后，国内查新5-10个工作日，国内外查新10T5个工作日。如用户要求缩短查新时间，可按加急处理，但国内查新不得小于3个工作日，国内外查新不得少于5个工作日。2、查新委托人不得干涉查新活动，不得向查新员施加任何有倾向性影响。3、查新委托人如对检索结果和查新报告有意见，可在接到查新报告一周内将有关意见反馈给查新人员，由查新中心组织专家复核。4、查新报告一般提供两份正本，用户要求多份时，应事先说明，费用另计。5、查新课题完成，查新委托人应向本查新

8、中心的授权机构支付查新费用。查新项目已接受委托，且已完成检索工作时，若委托人提出取消查新，则需支付一半查新费作为检索费用；若此时查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。第五章查新工作行为规范与岗位职责第九条科技查新工作行为规范1、以科学、客观、公正、准确为宗旨，开展科技查新工作。2、对用户态度和蔼，热情周到，文明礼貌。3、维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用，或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果，不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。4、按照查新委托人提交的合同处理查新事务，对本中心不能解决的事项，请教相关查新咨询专家协助完成。5、严格执行科技查新收费标准。6、

9、耐心解答用户提出的问题，力求做到有问必答，回答明确；对初次查新用户，应主动介绍查新注意事项及查新表格填写方法；对查新中出现的问题，应及时与用户磋商，交换意见。7、按约定时间准时完成委托项目的查新报告，在查新繁忙时期，在难以按常规时限提交查新报告的情况下，应提前主动向用户说明情况，共同商定报告的完成时间。8、查新员在取得查新结论的过程中不能依赖和使用没有充分依据支持的关于某些特征的结论和判断；也不能依赖和使用未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。第十条查新单位义务1 .查新工作站有为委托查新单位或个人保守技术秘密的义务。2 .委托查新单位或个人对所出具

10、的查新检索结论持有异议而理由正当者，查新工作站有复查义务。3 .查新工作站有认真负责，保证查新质量，如实提供证明材料的义务。第十一条科技查新员、审核员职责1、查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守科技查新机构管理办法、科技查新规范和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。2、查新员负责查新的全部过程，代表查新中心处理查新委托等事宜;必要时与审核员协商后代表查新中心选择合适的查新咨询专家。3、与审核员协商后，查新员撰写查新报告。4、审核员负责审核查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否

11、为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。第十二条查新员资格要求1 .熟悉科技查新机构管理办法和科技查新规范；2 .接受过国家有关查新业务的培训并通过考试获得相关专业资格；3 .具有一定的外语和计算机水平；4 .具有良好的职业道德；5 .本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。第六章人员培训第十三条凡教育部、科技部组织的查新培训班，本查新代理机构将尽可能多派查新人员参加，争取使所有查新人员参加培训，并获得资格证书。同时，对于有条件的尽量参加查新审核员培训。另外，考虑到

12、多学科、查新集中性问题，多派各学科人员参加科技查新培训班，以培训更多的非专职查新人员，形成一支专业全面、专职兼职相结合的科技查新队伍。第十四条查新单位每年可派出部分查新人员参加国内举办的查新工作研讨会，组织学习有关查新的法律法规，学习兄弟查新单位的先进经验，交流查新体会。鼓励查新人员撰写查新或与查新相关的学术论文。第七章质量保证与监督第十五条查新质量评价指标体系科技查新规范对查新工作质量提出了明确的要求。查新工作质量依据下述“查新质量评价指标体系”进行评价。该指标体系根据查新程序和工作内容建立，用于查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查。在查新质量评价指标体系中，查新质量主要包括文献检索质

13、量和查新报告质量两方面。第十六条文献检索质量文献检索质量是整个查新质量的基础，检索质量的好坏直接影响到查新报告结论的准确性，即直接影响到查新报告的质量。检索质量可以从检索的全面性和准确性两个方面进行评价。(-)检索全面性“查全”与“查准”是用于判定情报检索系统检索性能的两个标准。查新检索是对项目内容新颖性的检索，具有较高的查全要求，需要相当数量的文献，在查全的基础上追求查准率。检索的全面性主要受查新点分析、检索标识、检索范围、检索年限、检索途径、检索策略、检索结果的检验与调整等因素的影响。1、查新点分析查新点分析是指查新人员在对查新项目内容全面了解的基础上，根据查新委托人对查新项目的科学技术要

14、点等新颖性的查询要求和管理部门的查新规定，将需要查新的内容（一般为多主题）用一条条查新要点（单主题）清楚地表示出来，即分解开来，以便于找准查新点，选择相关文献，并进行比较，最终得出针对性强的公正、客观结论。该指标反映了查新人员对查新项目的实质内容的掌握程度，是检索的前提，是对比分析与论述的依据，是查新质量一个较为重要的影响因素。要求全面准确地理解查新内容，找准查新点。2、检索标识如果说“查新点分析”是概念分析整理的过程，那么检索标识的确定便是概念的转换。检索标识是指通过对查新项目的主题分析将自然语言转换成规范化语言，即确定检索入口的问题，包括分类号标识和主题词标识，这是影响检索质量全面准确的一

15、个很重要的因素。要求检索标识的标引全面准确，逻辑组配合理。3、检索范围检索范围是指根据查新项目所属专业涉及面选定的检索工具和期刊、资料。检索范围应当符合具体要求，做到大小合适。4、检索年限检索年限是指根据查新项目所属专业特点选定的检索时限。有些基础学科的项目要求检索的时限较长，而一些新兴学科的项目则要求检索时限较短。查新人员应遵照科技查新规范的规定检索年限来确定检索年限。5、检索方法检索方法是指查找文献信息的具体方法，分为手工检索和计算机检索两种方法。科技查新规范规定：应当以机检为主，手检为辅。这是因为，机检能够满足检索范围广、速度快等要求，是提高查新效率的保证，而手检则是对机检的必要补充，手检主要现刊和机检数据库所未收录的出版物，可弥补某些数据库时差和收录范围的不足。机检与手检配合才能得到满意的检索结果。6、检索途径检索途径主要是指手工文献检索采用的途径，其中常用主题与分类途径，其他诸如关键词、著者途径等，需根据检索工具书的特点采用配合使用的方法。主题途径检索具有专指性，而分类途径检索则具有系统性，两者交替配合使用可使检索更加全面。(-)检索准确性检索准确性是指针对查新项目的检索结果与实际情况的“偏差”的属性。为了提高检索准确率，需要针对查新检索所得的文献进行逐一相关性判断，并根据查新项目的查新点与文献的符合程度对相关文献进行分析。要求查准率要高，