文书档案管理办法.docx

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1、文书档案管理办法（一）档案室管理制度1.档案管理保密制度（1）认真执行贯彻保密法，做好档案安全保密工作。（2）查借阅密级档案，须经办公室领导同意后方可办理借阅登记手续，用后当天归还。确需复制或复印时要严格控制份数，并按密级文件管理的规定做好登记、签收、清退手续。（3）密级档案材料原则上不借出，如确需借出，需妥善保管，如丢失应立即报告档案室，并按有关规定处理。（4）非档案人员未经许可不得进入库房，档案管理人员不得向无关人员谈论档案内容。（5）销毁到期档案材料要做到安全、彻底后才能离开现场。（6）离开库房时随即关好门窗，档案柜锁匙不得随身携带。2.档案的鉴定、销毁、移交制度（1）根据国家档案局关于

2、机关档案保管期限的规定，文书档案保管期限分为永久、长期、短期.保管期限的划分原则是：对本校有长远利用价值的为永久保存；对本校在一定时期内有利用价值的分为长期或短期保存；介于两者之间，一律从长。长期为16-50年，短期为15年以下。（2）经鉴定为永久保存的档案不完整、不准确，应及时补充和修改。（3）对已失去保存价值的档案应进行鉴定销毁，由档案鉴定领导小组审核，并指定二名监销人，由综合档案室统一进行销毁，并在销毁清册上签字，清册存档案室备查。（4）对已鉴定销毁的档案，应在总帐中注明“已销毁”并标注销毁的编号和销毁时间。（5）销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，对准备销毁的档案可封存条延期处理。（6

3、）档案材料一经整理、立卷归档，未经鉴定小组鉴定，任何人不得擅自销毁处理。3.档案查借阅制度（1）凡在本校综合档案室查借阅档案必须办理手续。（2）查借阅档案材料只限于查借阅者本部门的档案材料，如需查阅非本部门的档案材料，需经档案材料所属科室领导或办公室领导批准方可借查阅。（3）档案原件及永久保存的档案不借出，确因工作需要可复印，并做好登记备查。（4）查借阅的档案材料应妥善保管，不得遗失，并负有对其内容保密的责任。档案材料不得随意转借、拆卸、抽出、调换、污损及在档案材料上划圈、添字或涂改。（5）查借阅密级档案材料，确需复印的要严格控制份数并加盖“复印件”章，复印件按原件管理规定做好登记、签收、清退

4、手续。（6）如遗失档案材料，应立即报告档案室，并按有关规定处理。（7）查借阅档案在归还档案时，须经档案人员检查和办理注销查借阅手续。（8）外单位人员查借阅档案材料，须持单位介绍信，经本校领导或档案材料所属科室领导同意方可查阅或复印。4.档案统计制度（1）统计的数据应以原始记录为依据，要求准确、可靠。（2）统计工作范围，主要是对档案工作和管理基本情况的绞计，包括：a、档案保管数量的统计，对一定时期内档案的收集、移出、归档、库存情况数量的统计。b、档案基本情况统计，包括组织机构、人员素质、库房面积、设备、档案资料、库存情况的统计。c、做好档案的保管、清查情况的统计，主要是对不同时期内遗失、损坏的档

5、案等情况的统计。d、做好档案鉴定情况的统计，对被鉴定档案数量和签定结果的统计，包括所有保管档案（永久、长期、短期）和销毁档案的统计。e、统计工作的方法必须科学，按年度进行，以统一表格报送。f、统计工作应注意对统计结果进行分析、研究，找出综合指标（利用率、查全率、查准率等）。5.档案库房、设备管理制度（1）档案库房是机密重地，非本室人员未经许可不准进入。（2）进入库房的人员，不得携带易燃物品，严禁在库房内吸烟，以防发生火灾。（3）经常保持库房内外的清洁卫生，做好档案防虫霉变工作。（4）做好库房的安全防火工作，配备消防器材，发现事故隐患应及时采取措施。（5）经常检查库房内的温湿度情况，根据气侯变化

6、采取有效调节措施。（6）库房内的温湿度自动记录仪、气体灭火器、吸尘器、去湿机）空调机、计算机等电气设备应经常进行维护和保养，做到安全有效使用。（7）经常检查库房及设备使用情况，并做好检查情况的详细记录。（二）公文处理暂行办法1 .凡上级机关或有关单位发给我校的各种文件、信函、资料均由校办公室统一拆封登记、编号，正式文件填写文件处理签，由主管校长或办公室主任批示后转有关领导或部门办理。2 .公文处理部门送领导批示或交有关业务部门研究办理的公文，除紧急公文随到随办外，领导一般在两天内作出批示，承办人示文件要求作出处理。3 .凡向外发出的公文，须经有关领导签发后方能打印、登记、编号发出。发文稿一律用

7、钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或铅笔，以便永久保存。4 .各科室必须有一名兼职文书档案员统一保管本部门材料，办理完毕后交校办公室综合档案室统一归档立卷。5 .凡外出开会，带回的文件均首先交办公室登记后再组织传阅或交有关部门办理。6 .凡需打印的各种文件，均需领导签字定稿，留校办公室存档一份。（1）凡需传阅的文件材料由校办公室专人负责运转，不得横向运转，漏失或延误。（2）凡需翻印复印的文件材料，需经有关领导同意，留办公室存档一份，按正式文件处理。（3）中央、国务院、区党委、区政府的文件按规定范围组织传阅，由办公室机要员填写传阅单，登记方能传阅。（四）文书档案的管理办法1.归档范围；（1）党委改选，

8、党代表大会的会议文件和材料。如：会议通知、会议日程、名单、报告、决议、纪要、发言稿、总结、简报等。（2）党委的会议记录、纪要、重要的汇报材料及党员名单，各种统计表和人事报表及调查表。（3）干部职务任免的请示，批复（包括下级报的或上级下达的及学校各科室，各支部的）。（4）干部职称评定、聘任、奖励、处分和培训材料及各种工作计划，工作总结，党委的决议、决定。（5）本校的干部录用，转正、定级、调资、退职、退休、离休、复转、抚恤、死亡等有关材料。（6）工会改选的职工代表大会过程的材料，如：会议通知、会议日程、选举结果、请示、批复、决定等。（7）工会的工作计划，工作总结及日常工作形成的有保存价值的文件材。

9、（8）学校的各种工作计划，规划、报告、总结、方案、调查材料及重要的电话记录。（9）学校的外发的请示、报告、统计报表、调查表、函、简报等，凡是反映本校职能活动的文件材料。（10）学校的各种规章制度、规定（包括暂行规定）、办法（包括暂行办法）及各种工作条例。本校的组织机构，人员编制。（三）学校与有关单位或个人签订的各种合同、协议书，签定的承包责任书及上级签订的承包责任书。（12）外出开会带回的文件材料。上级下发的各种通知，批复、函、规定和要求执行的备案的法规性文件材料。（13）学校召开的大型会议的会议通知、会议日程、发言稿、名单、总结等。（14）学校的历史沿革、简介、大事记、年鉴。（15）人事调动

10、、调资晋级、落实政策约文件及劳资年报、月报、学校的人员定编。（16）学校校长碰头会、校长办公会、校务会、校长扩大会、中层干部会等，各种有保存价值的会议记录纪要。（17）各科室的工作计划、工作总结、合同、协议等。（18）工人的录用、转正、定级、调资、退职、抚恤、死亡等材料。（19）学生的招生简章、招生计划、总结、录取新生情况、学生调查材料、毕业成绩、就业去向方案、毕业照片、学生的奖惩材料及学生的花名册。（20）学生体育达标成绩、运动会的通知、会议议程、发言稿、比赛成绩及中专运动会的名次、成绩、奖状。（21）联合办学的请示、批复、协议书及有关的（有保存价值的）材料。（22）财务的年度预算及报表。2

11、.归档要求：（1）归档的文件材料必须齐全、完整、专靠、卷内文件要按时间、问题、分类顺序进行排列。（2）卷内文件要用钢笔或毛笔书写，不得用铅笔或圆珠笔。（3）立完的案卷要填写保管期限、案卷标题、年度及编号。（4）归档案卷要有卷目录（用钢笔），编写页号，在后面附有备考表。（5）案卷一律用不锈钢钉或棉线装订，纸张齐全，有破损的要进行修补。（6）凡归档的案卷要有交接表。3.立卷方法：（1）全校为一个全宗，按党群、行政、教学、学校基本建设、财会、实物等分为六个大类。（2）立卷的方法是按问题一年度分类。按文件之问的联系，把同一问题的文件按时间顺序或文件前后顺序（如批复在前，请示在后）组成一卷。同类问题少的

12、把几个问题合并成一起组成一卷。（3）对于长远规划应放在内容的开始一年，一年以上总结应放在内容的最后一年。对跨年度的文件，确实分不开吃放在问题结束的一年。（4）凡属同一类别，同一问题，同一保管期限的文件组成一卷。（5）对年度计划、总结、决定、报表（年报）、统计、决算放在针对年。（五）财务会计档案管理办法财务会计档案是我校档案工作的组成部分，是综合档案室的重要内容之一，为了进一步加强我校档案工作，使管理工作科学化，建立健全会计档案的收集、整理.、保管、提供利用等管理等制度，以便更好的为学校的发展服务，特制定本方法。1 .会计档案包括会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，其它有关会计的方针

13、政策等文件材料，则按文书档案管理办法执行。2 .我校会计档案分类按年度、名称分类。即二个会计年度内形成的会计档案？分为凭证、帐薄、报表等类，然后组成卷保管。3 .财务会计档案由财务人员整理立卷，年度终结后，可以自行保管13年，期满后应移交综合档案室。4 .综合档案室所存会计档案，原则上保持原卷（同）的装封。不得随意拆封。若个别需拆封处理，必须与财务部门共同拆装整理。5 .会计档案的保存期限分为永久和定期两种。单位决算为永久性保存，其它均为定期保管。现金出纳帐、银行存款帐为二十五年。（保管期限从年度终了后的第一天算起）。6 .定期保管的会计档案期满后须销毁时，必须同财务部鉴定、造册，由主管领导批

14、准后，方能进行销毁。（六）学校印章管理制度为了严格管理，正确使用印章，避免工作失误，特制定如下制度。1 .学校印章由学校办公室指定专人负责。2 .凡属以学校名誉报出的公文、证件、表报、信函、通知、奖状、聘书、职称、先进人物材料以及外事活动的介绍信、证明信等；可由主管校领导，方能加盖学校印章。3 .对于某些外事活动的介绍信、证实信，应古校领导，方能加盖学校印章。一般不得开空白介绍信。4 .学校印章，原则不能外借，确因急需必须外借的，需经校长批准并登记，用毕及时归还、注销。5 .使用学校印章时要认真登记，对领导批准的文字和手续登记本，应妥善保存以各查。（七）人事档案管理制度1 .人事档案由人事、组织干事专人管理。负责整理、归档、登记、装订、造册。2 .职工档案除党委书记、校长、党办主任、人事科长因工作需要在科室内查询外，其他人员不能接触。职工的个人履历、社会关系、家庭成员、家庭出身、工资状况等档案材料，均属保密范围。3 .因工作需要，确需了解有关档案内容的需经党办主任、人事科长同意，由人事、组织干事查询后转告有关内容。4 .职工不得接触本人档案，调动工作时档案由组织接转。5 .接待外调人员需凭正式党员介绍。查询职工档案至少两人。凡需摘抄有关内容的需经档案管理人员同意，摘抄内容需加盖公章。6 .查阅人事档案，必须在管理人员监督之下，任何人不得私自将档案带出室外。