1文件管理.docx

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1、1 .目的为使文件处理迅速,正确有效的运作及管理，以确保各相关部门能适时获得有效的最新文件,使工作顺畅的开展下去。2 .范围本公司所生产的产品，自原材料采购、制造、检验、测试、储存,包装至出货等各阶段作业，不论是本公司内部或外部提供的相关文件数据之制作及管理均属之。3 .参考文件无。4 .作业内容1 .1文件管制作业流程图。4 .2制定新文件4. 2.1文件书写格式A.制定文件时，须以规定的格式编写文件，规定书写格式的目的是为了控制文件内容的统一,及避免遗漏,而得以掌握工作质量。4.2.2决定分发单位与分发数量当文件完成发行前，管理代表须决定文件的分发单位及分发数量，以供人事部分发文件。文件分

2、发单位及分发数量的考虑原则如下：A.一阶文件（质量手册）分发至各主要部门。B.二阶文件（程序文件）分发至与该文件有相关工作关系的部门。C.三阶文件（作业指导书检验标准等）须分发至相关操作现场。D.四价文件（表格）与二阶文件一同发行。原稿文件须存放于人事部。4.3审查、核准文件新制订、修改变更的文件及文件修订、废止申请单），须依以下规定送相关单位审查与核准。4.3.1修改变更的文件,须由原审查、核准单位审查与核准。4.3.2必要时审查、核准单位有权调阅相关的背景资料。4. 3.3凡审查跨部门或和其它单位权责有关的文件，由相关单位或文件中所提及之单位主管审查。5. 3.4核准A.一、二阶（含相应表

3、格）及跨部门的文件由管理代表审核,总经理核准。B.三阶及仅供部门使用的文件由部门主管审核,经理核准。C.四阶文件（表格）与二阶文件一同审核/核准。4.4文件编号及版本管制文件编号及版本管制由人事部负责。4.4.1文件编码规则A.手册编码:QM流水号,程序文件编码:QP流水号,三阶文件编码:W流水号,表格编码:F流水号,外来文件编码:Q流水号。B.文件类码代别质量手册-QM质量程序文件一-QP三阶文件-QW表格-F外来文件-Q4.4.2版本的确定原版为AO,第一次修改版为Al第二次修改版为A2第三次修改版为A3第四次修改版为A4第五次修改版为A5经过五次修改后之版本应更换为BO新版本，某页文件修

4、改时,抽换该页文件,封面及其它页文件不变,当某页由A5改为BO时,则整份文件每页换为BO版进行抽换。4. 5文件发行与回收4. 5.1文件发行权责一阶、二阶（含表格）、三阶文件由人事部发行与回收;分发供货商的文件由采购分发。5. 5.2文件分发与回收管制凡盖文件管制章的文件不得复印，若需复印须经文管同意用文件原稿复Er）,文件原稿不盖章。A.为标识文件的最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，人事部须建立（文件清单，并于修改文件时,更新为最新的内容。B.管制文件的分发与回收每一份文件均须由人事部在文件各页加盖文件管制章，分发文件使用单位,并请使用单位在（文件分发表）上签收。当文件变更或废止时

5、.，由人事部在文件分发表收回过时无效的文件。C.分发供货商的文件分发供货商的文件由采购分发,但不盖章不回收。6. 5.3作废文件管理A.保存作废文件若因特殊因素，如法律规定或供以后参考用，必须加以保存时,须由文件管制单位盖“作废文件”章交申请单位留存，申请单位须将此作废文件与现行文件分开保存。B.作废文件若不需加以保存时，由人事部统一销毁文件或在文件上以笔划一个大“X”以供回收使用。7. 6修订文件8. 6.1提议变更文件当现行的发行文件有内容修改需求时，由提议人填写文件修订、废止申请单,提出变更理由、文件项次编号、内容及建议变更内容,经由权责主管审查、总经理核准后交人事部打印发行。9. 6.

6、2修订/变更文件文件经核准、同意变更后，由人事部进行文件修改工作。10. 6.3修订记录文件修改后由文管将文件修改内容记录于（文件修订记录表）与新文件一齐发放各相关部门。4.7外部文件管制凡各部门因工作需要，将外部制订的文件列为工作执行的依据或标准时，这些由外部所制订的文件须列入文件的管制，包括客户图面、规格或规范及使用之工业标准或国际标准等。4.7.2文件编号/版本A.文件编号a.外部文件有文件编号，以外部文件之文件编号为文件号码。b.若外部文件无文件编号时,依本公司文件编码规则编号。B.文件版本a.外来文件有版本时，以外部文件之版本号为文件版本。b.若外部文件无文件版本时，以第一次登录时为

7、AO版，以后修订时更改为AL4.7.3外部文件登录与分发外部文件除登录文件清单外，依以下规定办理登录与分发：A.若无文件编号或版本时,在文件的封面或首页注明文件编号/版本。B.文件签收、回收同内部文件签收作业规定。4.7.4使用外部文件外部文件可直接使用，不须另转换成内部文件,但各单位可依据外部文件内容,依需要转换成内部文件,经转换的内部文件须依文件管制程序规定进行管制。4.7.5变更审查因外部文件是由外部制订,本公司只有文件的使用权，当外部文件变更时，由各权责单位,负责掌握外部文件的变更信息，以维持外部文件在公司内部使用的适当性,即使用版本符合工作需求。当各权责单位接收到外部文件时,须确定、检查：a.检查文件编号,是否已登录为外部文件的管制。b.确定文件是否已版本/编号变更。c.确定是否采用变更的内容。d.接受到外部文件变更信息后直接变更外部文件或接受使用新版外部文件。5.附件5.1附件一5. 2附件二5. 3附件三5.4附件四文件修订、废止申请单文件修订记录表文件清单文件发放记录表