2023年Ecel数据透视表技巧说明.docx

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1、数据透视表”报表101打印一全部隐蔽适用于MicrosoftOfficeExcel2023MicrosoftExcel2023假设您已编辑了一个大的数据列表（例如公司每种产品的销售额）。您现在可以从这些数据中提取一些有意义的信息并找到以下问题的答案：按区域划分，每种产品的总销售额是多少？过去的时间内哪些产品销量最好？业绩最好的销售人员是谁？要答复这些问题以及其他问题，可以创立PiVotTable报表自动提取、组织和汇总数据的交互表）。然后可以使用此报表分析数据、进展比较、检测模式和关系以及分析趋势。例如，您可以使用以下图中的数据.AlBlCDIElFlGI-2-3-4-5-6-7-8-9-11

2、01-1111-2年度2003类型奶制品销售人员Dodsworth销售殿单位2686 56112003饮料Davolio872568902003农产品Buchanan671526522003奶制品Suyama435656362003肉类Suyama966234002003农产品Davolio132828612003饮料Buchanan3571517820032003奶制品 饮料Dodsworth Buchanan67584953781758892003肉类Davolio4923124Suyama2003 农产品 BuchananR 0 0 In 0 H R H 月二二二二二二二区74Ir311

3、450234创立“数据透视表”报表，以显示当前每种产品在各销售区域的销售状况（如以下图所示）。ABCDEF1销售额总计陛2区域饮料奶制品肉类农产品汇总335,23339,44433,40628,675136,758451,83263,41817,06226,799159,111530,17227,88958,02539,074155,160640,39244,1108,43536j466129,4037汇总157,629174,861116,928131,014580,432以下各局部供给了概述并给出了有效使用“数据透视表”报表的挨次步骤。一“数据透视表”报表使用概述通过汇总和分析数据，嗷据透

4、视表”报表可以帮助您抓住关键信息。可以掌握Excel汇总数据的方式（例如，求总和、平均值或计数），而无需输入任何公式，数据透视表”报表中，可以快速：添加或删除数据“数据透视表”报表中的信息不太充分吗？可能您还期望报表中包括各销售人员的销售额等数据。在“数据透视表”报表中可以轻松添加或删除数据类别。例如，可以添加销售人员字段，如以下图所示。-1-2-3-4-5-6-BuchananD I E部部部部1,1329,1163,57112,06625.885Davolio Dodsworth13,7814,09714,1866,4816,71113,85016,9777,78251j65532,210

5、71Suyama16,223；22,0496,0403,567；47,879；重排列布局对“数据透视表”报表的布局不满足吗？例如，您可能更情愿按行而不是按列显示销售人员信息。利用“数据透视表”报表的交互特性，可以翻转表格：您可以轻松地移动（或旋转）行和列以查看不同的汇总数据。例如，您可以移动“销售人员”字段，使该项向下按行显示而不是跨列显示。-1-2-3A I BCD饮料奶制品东部Davolio13,781 22,953 1,441Dodsworth4,0978/18Suyama16.223 7.355东部总计12,595 9,996 6,080135,233 39,444 33,406 28

6、,6757j656查看数据的子集要筛选数据以便您在某一时候能按需查看某局部数据吗？要这样做，可用页面字段将“数据透视表”报表分成假设干独立的页面”。每个页面都包含一个在“数据透视表”报表中显示为汇总数据的数据子集。例如，可添加一个“年”类别的页面字段。这样可以查看某一年度（例如2023年）或综合全部年度的销售数据。匕部鲍ABCDE2003顶总计.3uchanan1,13216,191：Davolio8,33414,4741,4包；Dodsworth1,898Suyama7j5384,356265：奶制品肉类18,902 电 830 17,8973,5224,5628,7259,291Bucha

7、nan Davolio假设“数据透视表”报表包含很多字段，可用页面字段来保持报表的紧凑性和易读性。在检索某些大型外部数据库中的数据时，也可以添加并设置页面字段以限制检索数据量。这样可以避开长时间的等待和内存问题。显示您需要的细节是否关注“数据透视表”报表中的特定具体信息？您可以显示或隐蔽行字段或列字段中的工程，例如特定产品或销售人员。您也可以显示或隐蔽行字段或列字段中工程的具体信息。例如，在“类型”字段中，可以隐蔽除饮料之外的全部产品工程。ABCD1销售颜总计凝23区域员R饮料汇总东部Buchanan1,1321,1324Davolio13,78113,7815Dodsworth4,0974,

8、0976Suyama16j22316,2237东部总计35j23335,233您可能会急于开头编制第一个数据透视表。但在开头之前，最好确保您的数据组织良好并且已预备就绪，如下面局部所述。-第1步：预备源数据阅读此局部，了解在数据透视表中可以使用哪些数据及如何预备这些数据。预备好数据后,您可以使用“数据透视表和数据透视图”向导创立数据透视表。向导的开头局部是选择源数据。可以选择已在EXCel中输入的数据或数据库中的数据（称为外部数据源）。假设选择了外部数据源，向导将启动名为MiCroSoftQuery的单独程序，可以使用该程序连接到数据源并选择要显示的数据。单击以下任一源数据类型，了解如何使用这

9、些数据类型：-Excel列表或数据库使用创立列表命令，可以使用包含相关数据的多个连续行，也可使用指定用作数据表的多个连续行。要轻松预备EXCel数据，应考虑执行以下任一或全部操作：确保列表组织良好务必干净！例如，确保列表的第一行包含列标签，由于Excel要在报表中将此数据用作字段名。还要确保每一列都包含类似工程，例如，一列中包含文本而另一列中包含数字值。删除任何自动的分类汇总不要担忧，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。命名区域假设打算稍后添加其他数据，请确保为源数据中输入的单元格区域指定名称。这样，无论在何时向数据区域添加数据都可以更数据透视表，将数据包括在内，而不必指定区域引用。使用“高级

10、筛选”命令要使用经过筛选的数据，指卜数据菜单中的筛选，单击高级筛选，然后单击复制到其他位置。这样可将筛选后的数据提取至其他工作表位置，从而可以在您的数据透视表中使用这些数据。注释不要就地筛选数据或使用自动筛选命令。此操作会隐蔽列表中的一些数据，但数据透视表仍将包括全部数据。一外部数据源可以使用数据库文件、文本文件或Internet数据源。要预备外部数据，可能需要执行以下操作：安装必要的工具和驱动程序您可能己完全预备就绪，只需确保安装了相应的开放式数据库连接(ODBC)驱动程序或所需的数据源驱动程序。初次使用时，将自动安装MicrosoftQuery(包括帮助和驱动程序)。然后，当您使用“数据透

11、视表和数据透视图向导”创立数据透视表时，将使用MiCrOSOftQUery实际地检索外部数据。假设需要，在启动向导之前检索数据假设下表包含了您使用的数据检索方法，您将无法在“数据透视表和数据透视图向导”中用QUery来检索数据。相反，在启动向导来选择包含外部数据的工作表范围之前，应依据以下说明将数据插入EXCel工作簿。Office数据连接建议使用Office数据连接(.odc)文件为您的报表检索外部数据。您可以在仅从单个数据库表中或者从OLAP数据库中检索数据时使用这些文件，这样，在您创立报表之前，您无需合并外部数据库中多个表的数据，或是筛选数据以选择特定记录。查询文件和报表模板要使用查询文

12、件(.dqy、.Oqy或.rqy)检索数据，请在EXCel中翻开查询文件。要使用没有包括数据透视表的报表模板(.xlt),请翻开该模板。参数查询要使用参数查询检索数据，必需首先在MicrosoftQuery中创立参数查询，以便它把数据返回Excel。请留意，您不能创立参数查询来从OLAP数据库中检索源数据。有关创立参数查询的具体信息，请参阅MiCrOSO代Query中的帮助。Web查询要使用Web查询来检索Internet上的数据，您必需首先创立Web查询并将数据检索到Excel中。要创立Web查询，请指向数据菜单上的导入外部数据，然后单击建Web查询。一多重合并计算数据区域您可以合并与汇总几

13、个不同Excel列表的数据。要预备来自多个Excel列表的数据，可能需要执行以下操作：确保列表组织良好务必干净！例如，确保列表有与您要汇总的工程相匹配的行和列名称。删除任何自动的分类汇总不要担忧，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。命名区域假设打算稍后添加其他数据，请确保为源数据中输入的单元格区域指定名称。这样，无论何时向数据区域添加其他数据，都可以更数据透视表，将数据包括在内，而不必指定区域引用。-另一个数据透视表假设打算使用同样的数据创立多个数据透视表，可以重使用现有的数据透视表，来创建的数据透视表，从而节约内存和磁盘空间。此操作将把原始的和的数据透视表链接起来。（假设您刷了原数据透视表的

14、数据，报表的数据也会刷，反之亦然。）要预备来自其他数据透视表的数据，可能需要执行以下操作：确保两个数据透视表在同一工作簿中假设原数据透视表位于不同的工作簿，请将原报表复制到您要显示报表的工作簿中。检查页面字段设置您可能已在原数据透视表中更改了页面字段设置，以便分别检索每个页面的外部数据。在这种状况下，您需要重设置页面字段，以便一次为全部工程检索外部数据。要检查设置，双击每一个页面字段，然后单搞级。注释要了解有关页面字段的其他信息，参见本文稍后局部的“数据透视表解析”。-第2步：创立数据透视表要创立数据透视表，请首先使用“数据透视表和数据透视图向导”。该向导可帮助您指定要使用的数据及创立报表框架。然后您可使用数据透视表工具栏在该框架内排列数据。例如，您可以选择要包括的数据类别（衬以蓝色底纹）和要汇总的相关数据值（衬以黄色底纹）。月一销人员2003 奶制品 DodSWorth2003 饮料Davoho2003 农产品Buchanon2003 奶制品Suyama2003 肉