企业内部调查流程及注意事项.docx

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1、企业内部调查流程及注意事项企业内部调查是指企业法务部门、合规部门、风控部门、审计部门、外聘律师等判断企业内部相关人员是否存在违反企业内部规定甚至法律法规的一种方法。为避免企业管理秩序被破坏、企业利益被损害甚至更为严重的外部法律风险，比如企业在反商业贿赂的过程中或者商业秘密被侵害的情况下,便会对内部相关人员开展调查。有效的企业内部调查既需要建立全局性思维，缜密安排相关工作，又需要把握尺度，以防矫枉过正，甚至触碰法律红线。一、企业内部调查的基本要素（一）企业内部调查的目的是什么？没有调查就没有发言权。企业内部调查的首要目的就是查明内部发生的事件,如此才能够为清除积弊、拔除毒瘤提供依据。而在查明内部

2、发生事件的基础之上，对内而言，企业内部调查是为了维护企业的管理秩序、理清企业治理过程中存在的漏洞，在维护企业的利益以及企业内部管理公平性的同时，也能够为调查对象之外的企业内部人员起到一定的警示作用；对外而言，企业内部调查是为了在企业利益可能或者已经受到侵犯之时，为企业防范与应对来自外部的法律风险。（二）企业内部调查的推进主体是谁？要想通过企业内部调查查明事实，必然需要涉事所有部门的通力协作，但是在众多参与企业内部调查的部门之中，还是需要划分清楚主导部门与配合部门，方能保证整个企业内部调查流程推进有序高效。一般而言，企业内部调查主要是由法务部门、合规部门、风控部门负责开启与主导。这是因为法务部门

3、、合规部门、风控部门本身就担负着企业内部的法律文书与合同审核、法律风险识别与控制、为业务部门提供日常法律咨询以及开展企业内部普法教育的职责，故其是最适合开启与推进企业内部调查的主体。而就企业外部而言,当企业内部调查的事件涉及到较为复杂的法律认定问题、企业内部调查的过程本身具有难以把握分寸的法律风险或者查明企业内部调查的事件需要从公权力部门获取信息，就需要外聘律师的参与。这是因为外聘律师不仅是处理法律纠纷的专业人士,同时还具有能够与公权力部门直接交流案件情况的权利。例如，如果在企业内部调查过程中，企业内部调查对象被公安机关刑事拘留,外聘律师就可以作为企业的代理人或者该调查对象的辩护人与公安机关沟

4、通案件情况。与此同时，如果企业内部调查的事件涉及到企业的财务情况，外聘律师亦可以从专业的角度指导企业的审计部门对相关的财务情况进行统计,保证企业内部调查更加高效、更具有针对性。二、企业内部调查的主要流程事实是一副复杂的拼图，只有遵循一定的调查流程方能抽丝剥茧，在碎片与碎片的集结与呼应之中帮助企业快速理清事件脉络、定位事件焦点、还原企业内部调查所追求的真相。（一）做好背景调查企业内部调查的背景调查环节分为两个阶段：第一阶段针对待查明的内部事件本身。这是因为触发企业内部调查的往往只是事实的冰山一角，而了解待查明的内部事件的全貌才有助于企业进一步划定调查对象的范围，并在调查对象警觉之前完成相关证据的

5、收集与固定工作。第二阶段则是针对调查对象展开。针对调查对象展开充分且深入的背景调查能够帮助调查人员尽可能了解调查对象的特点，以便更加明晰今后的调查方向、设计出适用于调查对象的最佳询问方案,甚至能够发现在第一阶段不曾发现的线索。背景调查提纲：事件相关部门廛清主体事件直接相关人员事件其他责任人员B!清场景事件相关项目企业规制度一I合规制度员工手册行业现章制度祝旭依据针对待查明的内部事件r民事相关法律法Bl 行政刑事厘清依据劳动合同主体相关任命材料奖想情况证据项目合同发票单据项目相关背景调查提纲进入企业前-J银行流水往来邮件担任岗位所处行生针对调查对象工作履历一工作评价家庭状况性格特征生活进入企业后

6、的位变迁 8)内部评价同级-外部评价I下属社会客户学习尽历日常工作职责工作职责项目职责定位Il长领域（二）明确询问目的询问是企业内部调查的核心环节与常用方法,也为被调查对象提供了陈述和解释的机会，是保护被调查对象合法权益的重要措施，但在开展询问之前，我们还是需要做好充足准备。而在诸多准备之中,我们首先需要做的是明确询问目的。询问目的就是企业需要进一步查清的问题，指向法律上的待证事实。然而，需要启动企业内部调查流程的事件一般较为复杂,想要查清的问题往往不止一个,能够一次问清所有想要了解的问题也并非易事,一次性问的太多有时反而容易打草惊蛇,使询问对象警觉并隐藏企业未掌握的关键证据。因此，企业可以先

7、明确想要查清的问题的优先次序，而后再针对各个问题进行要素拆解（例如主体、对象、时间、地点、事项、数量、结果、动机、目的、手段、方法等）,以便于在后续提问的过程中做到心中有数。（三）列出询问提纲当企业初步做好背景调查、决定开展询问调查时，询问对象一般已经拗?了反侦查”的准备。此时，在背景调查的基础上列出询问提纲，便有助于调查人员提前厘清询问的头绪，在询问过程中稳定心神、保持思维清晰，而不至于被调查对象牵着鼻子走。询问提纲的具体内容不仅包括企业所要查清的问题及其内含的要素,以及在背景调查的基础上制定的最佳询问方案，还包括对于可能情况的预设。例如，询问对象对企业调查最关心的问题一问三不知,企业便需要

8、采取一些迂回的提问方式，在旁敲侧击中确认虚实。但也正是因为询问提纲受背景调查结果与充分程度的影响较大，且不同性质与指向的待查明事实所匹配的询问提纲相去甚远，所以询问提纲是个性化的方案,并不存在制式模板。笔者作为一名企业合规专业律师，为多家顾问单位提供企业内部调查询问方案的制定服务,在个性化的询问方案的辅助之下，最终询问的效果明显优于方向未定就展开询问的效果。（四）实际开展询问在实际开展询问调查时，询问的内容无疑是最重要的，但询问的形式与方法也具有不可或缺的价值，甚至可能成为撬动询问关键点的杠杆。为此，询问人员需要从以下几个方面进行努力：1 .短时间内高效完成询问时间的背后是信息、。在企业的行动

9、力相较被询问人员更强的情况下，在涉多名被询问人员的案件中，企业在越短的时间进行询问能够形成越大的信息差，员工间串供的可能性就越小，越有利于企业还原事实。以时间为导向、以如下各类实用形式为策略，高效完成询问方能实现有效询问的目的。2 .营造严肃正式的询问氛围环境相对投立的房间一会议室.办公室-创造询问的正式底产IB营造严肃正式的询问氛围r口唇*重反Ol单一闻向厚剜询问对Il不止一人对一个询问对敷履开陋T1.做刎各个击破人员一(-防止包庇现今1.禁止时一窝同晨剜悔问人员应当不少于Pl人-愫护四问对欧合法权总3 .贯彻乱中有序的询问策略真相自有逻辑,谎言错漏百出。笔者结合多起实操经验,认为“乱中有序

10、”才是最佳的询问策略。其中乱”是指打乱询问的逻辑JiI好，以求在搅乱询问对象思路的过程中让询问对象露出马脚,有时甚至能够直接获得询问对象最真实的反应与回答，从而有助于真相的还原。但无序的询问也可能搅乱询问者自己的思维。在这种情况下，询问人员一定要严格遵循先前拟定的询问提纲展开询问，因为询问提纲就是询问的序，是保持询问者思维清晰的锚。4 .适用具有针对性的询问方法询问人员在询问的过程中应当结合背景调查的内容,有针对性地配备询问人员、发挥询问策略。例如，面对想要逃避责任的老员工，配备与其具有深厚同事，情谊的询问人员，唤起他们对企业的情感与责任意识，配合企业展开调查；面对一时糊涂犯下错误的员工酒已备

11、在公司中较有信服力的询问人员为其消除顾虑,用谦和的语言鼓励他们如实陈述现实情况；面对为了朋友义气不愿作证的员工，配备擅长分析与口头表达的询问人员，在利弊分析中对其进行游说，用现实的后果提醒他们转变错误态度。5 .如实记录询问过程并形成询问笔录（参考模板如下）XX公司内部调查询问记录询问时间：询问地点：被询问人姓名：性别：年龄：工龄：所属部门：岗位名称：联系方式：询问人姓名：性别：年龄：工龄：所属部门：岗位名称：联系方式：询问人2姓名：性别：年龄：工龄：所属部门：岗位名称：联系方式：询问记录：被询问人承诺：上述内容系我本人自愿陈述月确认无误（手写版，按手印）被询问人签名（按手印）：日期：询问人签

12、名（按手印）：日期：（五）复盘询问内容询问的结束并不意味着企业内部调查程序的结束,复盘询问内容有助于企业发现询问对象的错漏之处以及询问过程中被忽略之处,从而调整、校正询问方向。而要想达成上述效果,需要核实以下几个方面：1.单份询问笔录内是否存在自相矛盾之处？2 .同一询问对象的多份询问笔录之间是否存在矛盾之处？3 .不同询问对象的询问笔录之间是否存在矛盾之处？4 .询问笔录与背景调查了解到的情况是否存在矛盾之处？5 .询问笔录与专业知识是否存在矛盾之处？6 .询问笔录与生活常识是否存在矛盾之处？7 .询问笔录所展现的情况是否违反企业规章制度？8 .询问笔录所展现的情况是否违反行业规范？9 .询

13、问笔录所展现的情况是否违反法律法规？10 .结合背景调查与询问笔录了解到的情况，对照询问目的，是否存在被忽略的细节、情况或者相关人员？三、企业内部调查的注意事项北京市第二中级人民法院披露了一则涉及侵犯员工个人信息的劳动争议案件:某企业认为其员工马某存在伪造病假、骗取休假等违纪行为，违反了企业的奖惩制度规定，决定不与马某续签劳动合同。但企业依凭的证据是通过恢复马某工作电脑上已删除的数据得来的聊天记录。最终，法院判决认为该企业擅自恢复并采集员工已删除数据作为内部处分依据及本案证据的行为构成对马某个人信息的不当使用，也违背了个人信息保护的核心要旨，故对该证据不予采信。（陶稳：有企业例会上以找内奸为由

14、突查员工手机,有企业擅自恢复员工办公电脑已删除聊天记录用人单位对待员工个人信息勿任性，载工人日报2023年4月6日第7版。）由此可见，企业内部调查虽然需要坚决维护企业利益，但仍需注意方式方法，不能因急于求成而做无用之功。如果企业使用非法手段获取询问对象信息，甚至可能触犯法律红线，构成侵犯公民个人信息罪。除此之外，企业在进行内部调直的过程中还应当禁止以下行为：（一）在询问调查过程中滥用私刑。刑法第二百三十四条【故意伤害罪】故意伤害他人身体的，处三年以下有期徒刑、拘役或者管制。犯前款罪，致人重伤的，处三年以上十年以下有期徒刑；致人死亡或者以特别残忍手段致人重伤造成严重残疾的，处十年以上有期徒刑、无

15、期徒刑或者死刑。本法另有规定的，依照规定。（二）在询问调查过程中侮辱或者诽谤被询问对象。刑法第二百四十六条【侮辱罪】【诽谤罪】以暴力或者其他方法公然侮辱他人或者捏造事实诽谤他人，情节严重的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。前款罪，告诉的才处理，但是严重危害社会秩序和国家利益的除外。通过信息网络实施第一款规定的行为，被害人向人民法院告诉，但提供证据确有困难的，人民法院可以要求公安机关提供协助。（三）以询问调查为由非法拘禁他人。刑法第二百三十八条【非法拘禁罪】非法拘禁他人或者以其他方法非法剥夺他人人身自由的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。具有殴打、侮辱情节的，从重处罚。犯前款罪，致人重伤的，处三年以上十年以下有期徒刑；致人死亡的，处十年以上有期徒刑。使用暴力致人伤残、死亡的，依照本法第二百三十四条、第二百三十二条的规定定罪处罚。为索取债务非法扣押、拘禁他人的，依照前两款的规定处罚。国家机关工作人员利用职权犯前三款罪的，依照前三款的规定从重处罚。