NJRH-YY-ZY-03-流程管理指引doc.docx

《NJRH-YY-ZY-03-流程管理指引doc.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《NJRH-YY-ZY-03-流程管理指引doc.docx（6页珍藏版）》请在第壹文秘上搜索。

1、流程管理指引主责部门：投资运营部编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人2016.9.30Vl根据职能调整修订主责部门目的：为规范公司流程管理行为，确保流程的有效性、操作性。术语定义1）管理文件：指公司的制度、流程、作业指引、细则、办法及其相关表单等。2）审核：是对管理文件进行客观的评价并获取证据，使管理文件尽量符合实际工作而进行的系统的、独立的过程。3）内部审核：是由审核小组对管理文件运行情况进行的独立的、完整的审核，并对审核过程中发现的问题组织整改活动。适用范围适用于公司管理文件的制定、发布及内部审核。四、职责部门主要职责各部门1 .制定本部门内部管理文件，并

2、报审。2 .制定及修改完善本部门主导的跨部门管理文件，组织相关部门进行研讨、会签，并报审。3 .参与其它部门主导的跨部门管理文件的研讨并会签。4 .配合内审提供制度与流程执行情况的相关数据、资料，支持内审进行。5 .根据审核结果组织进行原因分析，拟订纠正预防措施，并实施。投资运营部1 .审核、发布各部门提交的管理文件。2 .制定内审计划，并实施。3 .组织日常的文件运行检查，监督管理文件体系运行的效果。4 .组建审核小组并组织对重大问题的研讨，寻找解决办法。5 .编制内部审核报告并报审。五、工作程序1.文件制定1. 1.公司管理文件均由投资运营部统一归口管理。1.2. 各部门的管理文件由各部门

3、编制、修订、报批，若是跨部门管理文件，应经相关部门进行专业审查，审核后的管理文件按管理权限报审后，经投资运营部编号并发布。2.文件分类、代码及编号2.1. 文件分类：公司将管理文件分为三类，即流程文件（代码：LC）.作业指引（规范、细则、办法等）（代码：ZY）与表单模板（表单、模板、范例、法规）（代码：BD）2.2. 代码序号公司名称代码1南京仁恒NJRH序号业务管理模块代码2报批报建BJ3设计管理SJ4采购管理CG6营销管理YX7客户服务KF序号综合管理模块代码8投资运营YY9成本管理CB10财务管理CW11人力资源RL12行政管理XZ2. 3.文件编号的组成D完整的管理文件编号如下：NJR

4、H-XX-XXXX文件序号：用数字表示，从Ol起计专业代码：以专业模块汉语拼音简称命名文件代码：即LC、ZY、BD三类公司代码：如NJRH2）版号：版本号（英文字母）/修订次数（数字）如A/0,表示“版本号/修改次数”,其中：“A、B、C”表示版本号，“04”表示修改次数，如IA/1表示为A版第一次修订，修改到第5次时换版（有重大修改可提前换版）；初次发布时，版号均为AIOQ3. 文件更改3. 1.现行管理文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，流程文件的修改后报批程序按照权责手册执行。4.文件编写要求4. 1.文件的规范格式1）文字要求：a）职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”

5、、“可能”、“也许”之类的词语）。b）结构清晰、文字简明、文风一致。C）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件。2）格式要求a）文件页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，请参见流程文件模板执行。b）文字采用宋体。c）正文采用宋体五号字。4. 2.流程文件模板的构成释义1）文件名称：明确文件反映的对象和主题。2）目的：明确文件内容要解决的实际问题，说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的活动及控制目的。3）术语与定义：对于文件中使用的概念、定义和标准在必要时应予解释，特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释。4）适用范围：明

6、确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。5）职责：说明文件中涉及的相关部门与人员在本管理中的职责与权限。6）流程主要审核点：明确文件中的主要审核事项，与权责手册中的一致。7）工作程序：明确该文件所要阐述的具体内容、项目和要求，包括文件所涉及到的程序、方法、措施和有关要求等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，内容可由流程图及对流程的详细描述进行表述。如无法用流程来表达的文件则可按层次编写。8）支持性文件：列出与本文件相关的公司文件、程序文件、管理文件。9）相关记录：文件中的活动所用到或产生的记

7、录、表单、模板、范例等。5.流程体系培训5.1. 投资运营部制定流程体系培训计划，并报分管领导审核、总经理审批后执行。5. 2.各部门经理编制组织管理手册中本部门相关部分的培训课件，并组织本部门员工编制各自主责流程文件的培训课件。5. 3.培训课件编制的要求：1）培训课件在部门内部培训前完成编制。2）课件主要包含：a）新的组织文件的部门岗位设置、部门职能、岗位职责说明，重点关注与以前职能定位、职责描述的差异。b）流程文件设置的目的与意义，主要解决以前出现过的什么问题。C）流程的总体框架：分哪几部分，各部分描述的主要内容，相关表单的填写要求。d）其他部门在此流程中的参与点和要求。e）流程关键点/

8、优化点说明：重点讲解流程与以前流程的差异，一些关键点的操作要求。5. 4.部门内部培训：部门经理编制部门内部培训计划，落实责任人，报投资运营部备案，并组织进行内部培训。部门经理主讲的文件必须占到本部门主责文件的40%以上。6. 5.公司集中培训：对于部门间接口比较多的流程，由投资运营部组织进行集中培训，集中培训计划中涉及到的需参加的部门，该部门全员参加，如无法全员出席，部门各层级岗位人员应至少保证有一名代表，以便于培训内容在各部门内部的有效传达。已列入参训名单又确有特殊情况需缺席培训的，应按次履行请假手续，并报送总经理审批。7. 6.各部门内部培训、集中培训的培训课件、培训签到表、培训效果评估

9、表交投资运营部备案，作为考核的依据。8. 流程考试8.1. 各部门按照流程实施总体计划的安排，编制各自主责流程的考试试题。每一份流程和指引文件，对应编制一份试卷。6.2.试卷分判断题，单选题，多选题。视流程复杂程度，每个流程试题量不少于10题，试题主要关注术语定义、职责、审批权限、表单填写要求、流程关键点的要求。6.3.投资运营部汇总并审核各部门编制的试卷，若不符合要求，要求责任人重新完善。审核通过后，形成公司流程试题库。6.4.考试试卷的编制：试卷由投资运营部从试题库中选择试题，汇总形成各部门与高层的试卷。6.5.试卷分两部分，第一部分是专业试题，主要指各部门主责流程与指引文件对应的试题，第

10、二部分是跨部门试题，主要指与本部门业务有关的其它部门主责流程与指引文件对应的试题。6. 6.考试试卷须包含10-20道判断题，20-30道单选题，5-10道多项选择题。7.流程与制度审核7.1. 投资运营部根据公司年度经营计划的安排以及临时性审核的需要，以内部审核计划形式，列出审核的部门/项目、审核时间、审核的主要文件等，报总经理审批，并在审核实施前至少一星期将计划发给各部门，以提前作相关的安排和准备。7. 2.审核准备：投资运营部根据公司内部审核的需要，组织年度和临时性的审核工作，组织成立审核小组,编制审核方案和做好审核准备工作，包括确定审核组成员、编写检查表等。7. 3.审核小组成员通过交

11、谈、查阅文件、观察各方面工作现状、现象和活动获取证据，并形成记录。7. 4.审核小组成员对观察结果进行判断，确定不符合文件运行规定或未达到运行目标的项目，对有代表性的不符合项目、或重复出现不符合、或可能给公司带来经济损失的项目要求相关部门填写问题整改通知单；对偶然出现的个别不符合现象能够纠正的要求责任部门立即纠正。7. 5.各部门接到审核小组开出的问题整改通知单后，应对产生原因进行分析，并制定纠正措施，填报整改措施单，经投资运营部审查、总经理审批，在规定的时间内组织完成纠正措施，并由投资运营部组织验证预防纠正效果，并签字确认。7. 6.每次现场审核完成后，投资运营部对纠正措施的完成情况进行非现场跟踪，责任部门汇总上报整改资料，投资运营部审核确认是否完成整改，并在整改措施单中填写验证结果及结论。7. 7.投资运营部综合内审和整改情况，在审核完成后半个月内编制阶段内部审核报告，报总经理审批。7. 8.报告内容应包括：1）审核的目的、范围。2）审核依据的文件。3）审核组成员和受审部门名称及其负责人。4）审核日期。5）不符合项的统计分析。6）文件体系运行有效性的结论性意见。7.9.审核小组在后续审核时，对上次审核时开出的整改措施单的实施情况进行持续追踪验证。六、附件1 .内部审核计划2 .问题整改通知单3 .整改措施单4 .流程文件模板5 .流程优化及审核相关表格