文件控制程序.docx

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1、文件控制程序制订：日期：审核：日期：批准：日期：发行日期：实施日期:序号修订生效日期修订内容摘耍版次页数修订人审核人批准人1首版发行AO81 .目的为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理，以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。2 .范围本公司内、外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。3 .权责3. 1文件的编写、审核、批准的权限文件类别制定审核批准质量手册管理者代表各部门负责人总经理程序文件相关部门管理者代表总经理管理性三阶文件（跨部门）各相关人员部门负责人管理者代表管理性三阶文件（本部门）各相关人员部门负责人部门最高管理技术性三阶文件相关技术部门相关技术部

2、门负责人相关技术部门最高管理四阶文件各相关人员部门负责人/1.1总经理/管理者，弋表确定品质政策和品质目标；3.2.2 工程部负责作业指导书的编写；3.2.3 技术部门负责各种部件图纸、原理图等技术性文件的编写；3.2.4 市场部门负责产品内/外包装图纸等文件的编写；3.2.5 以上未做规定的文件及记录的审批原则为三级审批原则，例：由普工所写文件/记录呈报组长、班长、主管即可，不需再向上呈报；但特殊情况（如：给予某员工嘉奖或员工受罚上诉或需要资源的提供）可向上呈报（副）总经理以上领导。3. 2各部门对本部门持有的文件进行管理。4.定义4. 1受控/非受控/外来文件定义1 .1.1受控文件：由相

3、关权责人员审核、核准，版次、发放受到控制，旧版文件必须回收的文件；4 .1.2非受控文件：文件版次、发放没有受到控制，旧版文件不须回收的文件;4. 1.3外来文件：从公司外部获得的文件。5.作业内容5. 1本公司文件划分5.1.1 文件从体系结构上分为四阶5. 1.1.1一阶文件：系统文件（如：质量手册）。5. 1.1.1二阶文件：程序文件（管理评审、内部审核、文件与资料管制、不合格品控制等,依质量手册所订之各项程序）。5. 1.1.2三阶文件：A、管理性三阶文件：规定一个或多个活动流程的作业指导书；B、技术性三阶文件：原理图、模具图纸、加工件图纸、包装图纸、作业标准书、外来文件（从公司以外获

4、得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图、供应商图纸等）等；5. 1.1.3四阶文件：空白的表单、记录。5. 1.2文件格式5. 1.2.1一阶文件是按IS09001:2015标准条文的先后顺序进行编写；6. 1.2.2二阶文件必须具备“目的、适用范围、定义、权责、作业内容、参考文件、附件”七大要素；7. 1.2.3三阶文件格式：A、管理性三阶文件要素同程序文件；B、技术性三阶文件，由文件编写部门确定；C、外来文件沿用其本来格式；5.2.2文件的版本状态和修改次数的识别规定：文件的版本状态和修改次数在每个文件的页眉上用XX表示，前面的X为26个英文字母A-Z,后面的X为阿拉伯数

5、字0-9。例：AO表示首次发行，Al为发行后第一次升级改版，A2为发行后第二次升级改版A9为发行后第九次升级，BO为发行后第十次升级改版，以此类推。5.2.3文件页次管制5.2.3.1文件封面为第一页，以此类推；如一份5页的文件第一页表示为1/5、第二页表示为2/5；5.2.3.2技术类文件的版次管制，采用单页版次管理，但必须在更新履历中备注清楚，以便核对版次；5.2.3.3附件应在左上角注明“附件”字样（表单可不注明）；5.2.4文件的编号参见文件编号作业指导书。5.3文件制订与审核5.3.1文件制定：制订各阶级文件的责任部门参照4.1表执行；5.3.2文件签名规定A、签名自己必须清晰可辨认

6、，不能涂改；B、私章签名时，必须使用“蓝色或红色”印泥；C、签名日期完整，包含年、月、日；5.3.3纸质文件应保证清晰完整、易于认别。5.4文件分发5.4.1文件发行5.4.1.1待受控文件由制订部门填写文件审批表，经部门主管、相关部门会审及文控中心审核，经总经理或总经办核准之后，由文控中心编号并将原文本文件存档，再以网络文件或以文本文件并加盖“受控文件”章后分发；5.4.2变更后文件的发行/回收5.4.2.1文控中心在发行最新版文件时，同时根据发放记录，通知本公司相应部门回收旧版文件并及时标示，按作废文件处理。5.4.2.2涉及外部的文件由相关部门负责通知作废旧版文件。5.4.3建立文件发行

7、/回收记录5.4.3.1文件分发时，采用受控文件发行/回收登记表的格式进行分发管制；5.4.3.2对一、二阶文件及管理性三阶文件做成文件总览表（附件一），技术性三阶文件做成文件一览表（附件二），四阶文件按照记录控制程序执行，存于电脑内并定时更新。5.4.3.3文件总览表文控中心需打印出纸档并定期更新，确保与文件匹配，文件一览表保存电子档即可。5.5文件的增/补发5.5.1文件增/补发需求5.5.1.1分发份数不能满足实际使用；5.5.1.2文件脏污、破损、遗失。5.5.2由需求部门提出文件审批表；5.5.3经部门主管、经理审核，总经理或总经办核准；5.5.4文件脏污、破损的补发需交回脏污、破损

8、文件，由文控中心对回收的脏污、破损文件直接销毁处理。5.5.5四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门（可以只用电子档），使用时由使用部门自行影印或外购印制。5.6文件的修订或变更5.6.1由需求部门填写文件审批表，经相关部门会审后，送文控中心签修改意见，送总经办或总经理核准；工程变更涉及图纸修改时可以只填写工程变更流程表，不用再填写文件审批表。5.6.2文件变更履历要求：5.6.2.1一、二阶文件修订内容（摘要），由文控中心填写于封面变更履历栏；5.6.2.1管理性三阶文件修订内容（摘要），由文控中心记录于更改履历栏；5.6.2.2技术性三阶文件修订内容（摘要），图纸由文控中心根

9、据工程变更流程表编制电子档的图纸更新履历与对应图纸电子档一并保存。图纸以外的技术性三阶文件由修订部门填写于封面变更履历栏中；5.6.3文件的修改方法5.6.3.1划改：修改处划单划线（通），且就近标注正确内容并签名以示担当（修改人仅限于申请人或最高权限审核人，技术部门可以视情况适当放宽要求）。5.6.3.2各类文件不应使用刮擦、挖补、涂改等修改方法。5.7外来文件管理5. 7.1外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性。如是感热纸传真时,则需拷贝管理。编号方式按照作业指导书执行。6. 7.2待受控的非技术性外来文件由接收部门最高领导审批之后，文控中心在外来文件清单登记，加盖“外来文件”章并分发。

10、7. 7.3待受控的技术性外来文件需经过公司对应的工程师与主管或经理确认可用并签字后，由工程师所在部门的最高领导审批之后，由文控中心编号登记于文件一览表中并将原文本文件存档，再以网络文件或以文本文件并加盖“外来文件章”后分发；8. 7.4技术性外来文件更新升级按5.6执行。9. 7.5文件来源单位不做回收的，由文控中心按5.4.2.1执行。5. 7.6外来文件清单保存电子档即可。5.8 四阶文件的管理参照记录控制程序5.9 文件的保存5. 9.1文本文件的保存5. 9.1.1分类编目，并参照5.1执行；6. 9.1.2防潮、防霉、防盗、防火、防尘等。5.9.2电子文档管理5.9.2.1所有受控

11、文件的最新版本电子档都应在文控中心备份。5.9.2.2遇到需要修订文件的情况，修订部门可以向文控中心申请调取电子档用于修改使用。5.9.2.3技术类三阶文件除了保存可编辑的电子档外，还需要将带签章的纸质文件扫描为电子档保存，以便查阅与调用。5.9.2.4受控文件的电子档每月都应备份至移动硬盘，以防文件电子档遗失。5.10文件的查询与借出5.10.1文件查阅必须在文控中心办公室内查阅，不得带出文控中心。5.10.2文件借出时，文控中心必须跟进文件借出，并在受控文件借出/归还登记表（附件五）上做好记录。5.11文件的作废：不适用或过期的管理性文件由制订部门填写受控文件增发/更换/作废表申请作废，由

12、文控中心在作废文件上加盖“作废文件”章。5. 12各部门每年对本部门的文件进行评审文件的有效性、适应性、充分性，并将结果提交至文控中心汇总，并作为管理评审输入。6. 13记录保存：按照记录控制程序执行。6 .相关文件6. 1记录控制程序AO7. 2文件审批表AO8. 3受控文件发行回收登记表（管理性文件）AO9. 4受控文件发行回收登记表（技术性文件）AO10. 5文件编号作业指导书AO7 .相关表单序号相关记录保存期限备注1文件总览表长期保存最新版2文件一览表长期保存最新版3外来文件清单（除技术图纸外）长期保存最新版4文件审批表三年/5受控文件发行回收登记表（管理性文件）三年/6受控文件发行回收登记表（技术性文件）三年/7受控文件借出/归还登记表三年/8 .附件8.1 1附件一：文件总览表8.2 附件二：文件一览表8.3 附件三：外来文件清单（非技术性文件）8.4 附件四：受控文件借出/归还登记表