某公司办公室工作手册.docx

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1、某公司办公室工作手册办公室工作手册受控状态：审核:批准日期:年月日实施日期:年月日1.部门结构图2 .部门职责.23 .部门各岗位职责.3-43.1 办公室主任工作职责.33. 2行政前台工作职责.34. 3档案管理员工作职责.35. 4行政助理工作职责.36. 5行政专员工作职责.47. 6司机工作职责.48. 部门工作质量管理目标.49. 各岗位工作流程及说明.5-369.1 客户订票流程5. 2公司总经理订票流程6. 3公司总经理级别下列员工订票7. 4客户用餐安排流程8. 5客户住宿安排流程9. 6考勤管理流程10. 7档案归档流程11. 8档案借用流程12. 9盖章流程说明13. 1

2、0办公用品采购流程14. 11办公用品领用流程5.12 办公设备采购流程5.13 行管会议的组织及跟踪流程5.14项目申报流程5.15办公室.内部管理工作流程5. 16车辆管理使用工作流程6. 17车辆管理使用工作流程7. 部门管理制度37-477.1 办公室工作管理规定（暂行）7.2 会议管理规定（暂行）6 .3公司打印机、复印机的使用通告7 .3公司打印机、复印机的使用通告8 .部门记录清单.49内部工作联络单用餐招待登记表酒店住房统计表客户接待申请单管理人员考勤表请假审批单司机出差申请单未打卡考勤说明员工出差申请单公司文档入库接收表公司档案登记表档案借阅、借用登记表*合同借用登记表公司印

3、鉴借阅、借用登记表办公用品申请单办公用品入库单办公用品领用表办公设备申请单会议签到表公司例会会议纪要罚款登记表周计划表内部工作联络单罚款通知单罚款登记表.记录附表1.办公室结构图办公室主任2.部门职责D协作总经理处理日常事务性工作；2）负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪；3）负责安排公司的对外来访接待工作，包含订酒店、住宿、办公订票；4）负责有关部门的信息的及时传递；5）负责公司有关资质文件、资料的复印、发放；6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理；7）负责办公区考勤管理；8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理；9）负责办公设备的使用、保护、监督与采购及报废申请；1

4、0）负责公司车辆的派遣，外出登记与行车记录的检查；11）负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理与申报工作;12）负责公司项目申报工作关系的处理与保护；13）负责公司公共关系客户信息汇总；14）负责办公区域环境制度的建立与监督执行；15）负责公司公共关系礼品购买、入库与发放等管理；16）负责完成上级领导下达的各项工作任务。3,部门各岗位职责3.1 办公室主任：1）对办公室工作负总责；2）负责办公室各岗位人员的工作进行分配；3）负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4）负责办公室各岗位人员的考核；5）负责组织行政管理会议，并落实实施；6）负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理；7）负责

5、上级领导下达的各项工作任务。3.2 行政前台：1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；2）接办公电话并负责转接到有关部门；3）收发传真并转至相应部门；4）对进入公司客户进行引导至指定位置；5）对外来推销人员进行阻挡；6）负责公司各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.3 档案管理员：（档案、公章管理与礼品、办公用品领用）D负责公司外来档案、合同或者者资质文件等的存档登记；2）负责公司公章的储存、盖章及记录；3）负责公司档案的整理，有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；4）负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等；5）负责办公用品的入库及办公用品

6、的领用；6）负责办公用礼品的申请、报批、购买、入库与领用；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.4 行政助理：1）负责接收各部门办公用品与设备购买申请并报办公室主任审批后，报备至财务；2）负责办公用品的询价，并进行对比，采购质优价廉的办公用品（包含耗材与设备）；3）负责办公用品的入库交接与设备固定资产登记；4）负责办公用网络、电话等设备的保护；5）负责饮用水的购买与入库，费用月结等；6）协助办公室库管进行礼品购买、入库；7）负责完成上级领导下达的各项工作任务。3.5 行政专员：1）协助办公室主任组织行政管理会议并做好记录，整理会议纪要并发放；2）落实会议纪要形成决议内容，负责周计划表的整理并

7、汇报给办公室主任；3）负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；4）负责协助办公室主任对公司ISO体系执行情况进行监督并报办公室主任；5）负责查找国家、省、市、区项目申报信息；6）对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总，装订与递交;7）负责项目申报工作后期的跟踪，并提醒办公室主任跟进。8）完成上级领导下达的各项工作任务。3 .6司机1）协助办公室完成公司的出车任务2）负责公司车辆的保护与保养3）完成上级领导下达的各项工作任务4 .部门工作质量管理目标序号管理目标公式考核岗位目标统计周期目标统计时间2酒店预订及时率98%（预定酒店次数-投诉次数）/预定酒店次数

8、行政前台一个月月末序号管理目标公式考核岗位目标统计周期目标统计时间3考勤准确率100%人力资源考核行政前台一个月次月初4档案处理及时率98%部门主管考核档案管理员一个月月末5办公用品库存准确率96%办公用品现有库存量/办公用品应有库存量档案管理员一个月月末5办公设备完好率96%办公设备性能良好数/办公设备总数行政助理一个月月末6办公用品采购合格率98%采购合格次数/采购次数行政助理一个月月末7行管会议跟踪落实及时率90%（开会次数-投诉次数）/开会次数行政专员一个周周六8项目跟踪及时率95%部门主管考核行政专员一个月月末9公司制度跟踪落实及时率95%咨询管理委员会考核行政专员一个月月末10公司

9、车辆性能良好率96%（出车次数-车辆出车出故障次数）/出车次数司机一个月月末5 .部门工作流程及说明5.1 给客户订票流程接待方销管中心办公室前台5.1.1 给客户订票流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限有关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单3审核确认总监客户接待申请单4确认签字办公室客户接待申请单5根据申请单订票，并反馈订票信息行政前台客户接待申请单报销流程6销管中心根据返联登记备案，并取回所订票据销管中心客户接待申请单7接待客户接待方8根据留存联执行报销流程行政前台客户接待申请单5.2.1公司总经理订票流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限

10、有关记录文件、表格1接到订票通知办公室2订票行政前台3确认总经办4机票-通知航空公司送票行政前台火车票-取火车票总经办5机票-执行财务报销流程行政前台火车票-总经理返程后，索要火车票，执行财务报销流程总经办5.3公司总经理级别下列因公出差员工（除业务员）订票流程查询票务信息5.3.1公司总经理级别下列员工订票说明步骤工作程序责任部门/岗位时限有关记录文件、表格1接到订票通知办公室2订票行政前台3确认出行人4借款出行人5订票行政前台6取票出行人7报销出行人报销流程54客户用餐安排流程返回一联给销管前台留存客 户申请单及 消费单销管登记消 费金额月底对账, 结算5.4.1客户用餐安排流程说明步骤工

11、作程序责任部门/岗位时限有关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单3审核确认总监客户接待申请单4签字确认办公室客户接待申请单5预订用餐房间，并告知销管房间信息行政前台*用餐招待消费单6取回一联客户接待申请单，并登记销管中心*用餐招待消费单7根据客户接待申请单消费，返回公司时，将消费单交办公室接待方*用餐招待消费单8前台留存客户申请单及消费单行政前台*用餐招待消费单9销管登记消费金额销管中心*用餐招待消费单10月底对账，结算行政前台*用餐招待消费单5.5客户住宿安排流程可月 结酒 店公 司先 挂账客户 住宿 之前 前台 预交 房费Jl完善登记记录执行财

12、务报销流程5.5.1客户住宿安排流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限有关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单3审核确认总监客户接待申请单4确认办公室客户接待申请单5预定酒店、做登记，反馈信息行政前台客户接待申请单6备案，并反馈住房信息销管中心客户接待申请单7接待接待方8完善登记记录行政前台酒店住房统计表9执行报销流程行政前台客户接待申请单5.6考勤管理流程人力资源行政前台员工5.6.1考勤管理流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限有关记录文件、表格1新员工报到人力资源员工手册2录指纹行政前台3打卡员工因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明员工考勤说明4月末统计考勤，次月初交给人力资源部行政前台考勤表5核算薪酬人力资源5.7档案归档流程人力资源档案管理员交接人根据需要分 发或者整理