综合办公室流程优化.docx

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1、第一章:部门定位1、 要有全局思想办公室是企业行政机构的有机构成部分，它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目的，服务于企业整体利益的。这就规定办公室在工作时必须培养全局观念，从企业H整体需要出发，以不停提高企业经济效益为自己0工作宗旨。2、 要有高度的参与意识办公室作为企业领导B参谋和助手，常常直接参与或间接服务于企业的经营决策。办公室人员必须具有强烈的参与意识，在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手。3、 要有强烈的效率概念只有讲究效率、讲究质量的企业，才能在剧烈aJ市场竞争中获得成功。因此，办公室组员必须树立效率观念和时间观念，把工作效率和工作质量作为自己

2、由J首选目的，力争处理事情迅速精确，事半功倍。第二章:部门职责一、办公室文员。1、负责对进入企业办公场所的来访客人进行接待、登记、导引。2、负责文献资料的打印、登记、发放、复印、装订。3、保管登记和按规定发放企业办公用品。4、负责企业总机0接线工作。对来往接听精确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急设法接通，未通者速报行政部领导处理。5、负责收发与登记。8、请购单、验收单之登记。9、完毕其他临时工作。二、办公室副主任1、坚决服从总经理的统一指挥,认真执行其工作指令一切管理行为向总经理负责；2、建立各项规章制度增进各项工作规范化管理；3、协助总经理

3、做好综合、协调各部门工作和处理平常事务；4、负责汇总企业年度综合性资料其他综合性文稿，及时择写总经剪发言稿和其他以企业名义发言文稿审核工作；5、员工入职、离职过程中与人事有关的手续办理；6、员工平常B考勤、加班、请假记录工作；7、根据企业领导意见，负责召集企业办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按择写会议纪要，并检查督促会议决策的贯彻实行；8、负责企业行政文书B处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。9、负责企业对上级主管部门联络，企业有关业务征询和联络工作；10、及时搜集和理解各部门的工作动态，协助总经理协调各部门之间有关aJ业务工

4、作，掌握全企业重要活动状况，编写企业年度大事记；Ik协助参与企业发展规划的确定年度经营计划的编制和企业重大决策事项讨论;12、完毕企业领导交办B其他工作任务。第三章:部门流程编号：BG-Il流程名称:办公用品申请采购流程详细环节备注步骤1各部门于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。急采购需总经理特批VV特批请购单步骤2部门负责人填写统一交到办公室。新进人员或特殊用品文具之申领不受此限制步骤3办公室将各部门采购计划汇总,交给总经办审批。步骤4审批完毕后,办公室递交给采购部。步骤5采购部次月4日采购完毕,办公室负责验收。有关的制度有关的表格： 文具用品一览表 办公用品请购单审批人：

5、采购人：验收人:编号：GB-02流程名称:办公用品验收流程详细环节备注步骤1采购人员将采购物品送到办公室步骤2办公室管理人员对物品的品种、规格、数量与质量进行验收步骤3保证没有问题,在上作好登记,对于有问题的采购物品,不列入入库手续,财务一律不给报销有关制度VV办公室文具管理制度有关B表格： 文具用品一览表 办公用品入库验收单检查人：发放人：签收人:编号：GB-03流程名称:办公用品领用流程详细环节备注步骤1办公室告知各部门负责人领取办公用品。新进人员或特殊用品文具之领用不受此限制步骤2部门负责人填写办公用品领用表注明领用日期、品名与数量等，领用人签名确认。步骤3办公室负责发放办公用品。步骤4

6、办公室做好对应记并负责出库手续登记。有关制度VV办公室文具管理制度有关的表格： 文具用品一览表 办公用品领用表检查人：发放人：签收人:详细环节备注步骤1卬制名片申请者填写,经总经理签字后交给办公室。编号:BG-04流程名称:名片印刷流程步骤2名片印制前办公室负责人需和申请人确认名片职务、职称、部门与否相符，姓名、联络方式等需确认无误。步躲3确认完毕之后,联络印刷业务者。步骤4自确认名片内容起，四天后到办公室领取。如有特殊状况,需找总经理特批,加急印刷有关B表格： v名片印刷申请单负责人：编号：BG-16流程名称:办公用品报销流程详细环节备注步骤1报销人在购置的办公用品发票单据上填写经手人步骤2

7、办公室负责验收并填签验收人或证明人步骤3总经理审批步骤4财务室会计审核步骤5出纳会计准备现金，支付报销人有关的表格： 费用报销单审批人：会计：验收人:编号：004流程名称:办公设备维修流程详细环节备注步骤1报修人员提出维修申请,并填写。步骤2办公室规定协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制。步骤3通过暂借、调拨等方式，将临时不用的设备给报修者使用；维修结束后，报修人员对维修质量监督、确认。并检查验收！步骤4所有维修规定做好记录、跟踪维护成果及完毕状态；对未按规定完毕的维修事项、及时理解状况并汇报负责人。有关制度VV办公设备管理制度有关的表格：编号:流程名称:资料复印流程详细环节备注步骤1

8、各部门将需要复印的资料提交到办公室,复印机由专人保管使用,其他人员未经容许不能自行开机。步骤2复印操作者要详填详填复印时间、内容、张数。步骤3复印完毕操作人员将资料送给复印资料的部门。有关B制度VV复印机管理制度有关的表格：复印文献登记表复印机负责人:前置工作详细环节步骤1关掉电源打印机出现问题将打印机侧面日勺电源关掉步骤2打开前盖完毕程序1在打印机上方有个圆钮，按下圆钮，打开前盖步骤3将墨盒取出完毕程序2将硒鼓取出步骤4放入新的墨盒完毕程序3放入新的墨盒（在打印机内两侧有两条滑道，将硒鼓带有标签的正面朝上，两侧放入滑道中，硒鼓会自动划入打印机内）步骤5恢复原状完毕程序4盖好前盖、接通电源、步

9、骤6打印测试页完毕程序5打印测试页，直至打印正常更换墨盒负责人:详细环节备注步骤1根据领导和部门提出，总经理规定,办公室搜集。步骤2办公室确定期间、地点、出席人员发出会议告知,并且准备有关材料。步骤3做好会议记录,撰写会议纪要。步骤4会议结束后由办公室派人清理会场，摆放椅子,查收设备。步骤5将会议记要印发有关部门、人员,最终归档编号:流程名称:会议管理流程有关的制度VV会议管理制度有关的表格： VV会议签到表 VV会议纪要负责人:会议记要专人:详细环节备注步骤1确认今日要完毕的工作,并且用ABC法则来标明非常重要,重要,不重要步骤2临时事务择其轻重处理,并且用表格记录已经做完的事项步骤3重视时

10、效性,提高对各部门的服务意识,及时向上级或同事阐明工作进展有关的表格: V平常工作记录薄详细环节备注步骤1根据领导和部门提出，办公室搜集。步骤2申请人填写,领导签字。步骤3办公室确定期间、地点、出席人数发出活动告知。有关的表格: 详细环节备注步骤1办公室接受上级督办任务,确认任务等级，以及预定完毕时间,任务概述,此前详细规定等。步骤2办公室填写任务接受人填写步骤3己办理,积极复命上报总经理未办理,催办有关负责人,并记录工作中存在的工作状况步骤4规定期间内上级验收成果,并且签字,办公室立案有关的表格： 负责人:编号：流程名称:部门联络流程详细环节备注步骤1办公室确认要联络的部门，拟好联络事项,期

11、待完毕时间等。步骤2填写送往联络部门负责人。步骤3部门负责人根据工作内容合理协调安排人员进行工作配合或协助。步骤4联络部门予以精确答复,确认完毕时间,联络完毕。有关的表格: 部门联络单使用范围:全体员工编号：流程名称：收发简历流程主程序详细环节步骤1收邮件通过招人网及邮箱接受应聘者的简历步骤2分阅简历按照应聘职位将简历分发到各个职位文献夹步骤3初步筛选、记对各个职位0应聘简历做初步筛选，然后记录简历录简历数量步骤4转发简历按照应聘职位分别转发给有关面试负责人步骤5储存简历按照应聘职位放入简历库负责人:编号：流程名称：面试主程序面试程序（管理系列）步骤1筛选简历、告知面试人事行政根据职位规定筛选

12、简历，并请前台告知面试步骤2前台协助有关测试进行有关的考试、测试步骤3初试考试合格人员进行初试步骤4背景调查、告知复试对初试合格人员进行背景调查，并告知经理进行复试步骤5告知上班复试合格后，告知上班有关的表格:员工履历表VV录取决定表主程序详细环节步骤1办公室从各部门接受并且已经签字同意。根据应聘人员岗位，提前一天准备新员工入职资料：员工登记表（表HR06）员工到职告知单（表一HR08）、新员工培训试题（表一HR09）、甲乙双方有关工作状况的约定（表HR11）。审查入职资料：身份证、毕业证、学位证、资格证、职称证、，其他能证明自己专长及能力的有关证件。步骤2步骤3编号:流程名称：员工入职手续办理步骤4规定入职工工填写入职资料：员工登记表（各项均须填写完整）步骤5提供应员工有关资料：员工手册入职培训辅导材料步骤6录入指纹,并且有关资料存档有关的表格： 员工登记表 VV员工到职告知单 VV员工到职告知单 V员工到职告知单 新员工培训试题