详细活动策划执行方案.docx

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1、史上最完整的详细活动策划执行方案全套完整活动执行流程详细表一、活动策划执行流程图旦接洽流程2口策划流程3旦管控流程3（四）屣管控工具：甘特图表4二、活动策划执行详细方案ULWKn11Uu（_）前期准备4（1）前期准备的宣传类5（2）前期准备的物品类66（二）活动现场8三、后期工作总结流程一、活动策划执行流程图（一）接洽流程任务分工准备工作主要工作要求及内容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注公司宣传册及相关资料本公司自有优势资源、活动经验；自有资源、案例介绍PPT文档项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算）讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见

2、；获知项目的着重点及难点；2、项目汇报策划文案打印、装订成册；汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员,答疑人员。（二）策划流程任务分工参与部门讨论重点会后工作备注初次策划会议联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人项目背景、需求；是否值得继续跟进；活动概念和形式。撰写初步策划案；报策划总监与分管副总。谈判后联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责客户意见；撰写策划执行方案初稿（含策划协调会议责人方案、宣传方案、预算方案）方案由设计师进行精包装；联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 内容、执行细节确定； 现场效果图； 预算方案（成本/报价）。撰写

3、策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）;确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等）项目分解及完成时间图表（甘特图）；安排各项工作。（三）管控流程管控环节主要工作要求及内容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注时间管控时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。供应管控要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等,这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。人力管控活动现场负责人

4、，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。（四）标准管控工具：甘特图表把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。设定任务的优先顺序。节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。二、活动策划具体执行详细方案一、前期准备任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注（一）前期准备的宣传类动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义

5、、活动内容方式及经费预算等。一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。4、幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米,高0.8米等。5、借用展板展板是用于活动的宣传，张贴海报等。6、制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背

6、面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。9、领导及嘉宾发言稿一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿.以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织体最高指导者定稿。10、主持稿程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。机12、奖状设计及制作13、热气球、彩旗（二）前期准备的物品类L水2、地毯无论是晚会舞台上的还

7、是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。3、灯光、音响等设备现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。7、水果盘、水果8、桌椅9、观众座位安排表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。10、领导座位签（牌）正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。11、帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。12、预定工作餐13、观众服装14、哨

8、子、荧光棒15、小礼品16、提示板17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。L确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。10、安排基本观众许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观进行活动的负面宣传。该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。14、路标制作及摆放如果我们活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外的嘉宾我们还需

9、要事先做好路标，方便大家到场的时间。如果是重大活动，就需要一些有明显服装标志的志愿者站在重要地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。1、现场停车位安排如若活动是比较大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。宾及合影纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司学员。要保证记者的座位、行动的自由等。10、活动的开始一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。Il

10、s领导介绍我们一定要介绍他，所以这个环节也比较紧张。12、场内纪律有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。13、标明洗手间的位置许多来宾是第一次来，这点很细节。三、后期工作（总结）一场活动结束了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生等。1、尾款催收。2、演员劳务结算。3、制作尾款结算。4、项目费用结算。最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。4、和媒体沟通确认是否报现场整理完了我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报导。导5、整理照片、录像、新闻报道67、汇报工作7、工作总结：召开总结大4Zx1、对内、对外等总结报告2、参与人员评估与奖惩金凤凰广告设计策划公司