物资采购管理规定.docx

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1、XX限公司物资采购管理规定一、总则1.目的：为规范物资采购行为，提高管理水平，降低采购风险及运营成本，打造阳光透明、优质优价、进出有序的采购环境，明确XX各业务口与各县市公司在物资管理工作中的接口关系和权责范围,实现对物资进行科学管理，做到物尽所用，减少浪费，节约成本。2 .适用范围本规定适用于XX有限公司及各县市公司。3 .采购原则3.1原则上所有物资、设备采购须在新奥能源准入供应商范围内开展；3.2原则上所有物资在阳光智采平台（简称平台）采购，充分运用采购策略，在保障质量的前提下综合优化长期成本；3.3严格履行采购授权程序及质量管控体系，实现全流程质量检测，确保物资质量安全可靠；3.4大宁

2、德物资采购统一管理原则。二、管理组织与职责1.xx有限公司建设交付赋能群作为物资管理部门主要职责：（1）负责采购决策执行，对采购实施过程控制，对采购执行跟踪分析；（2）建立完善入库自检及质量监理检验程序，并实现数据留痕；（3）培养满足采购岗位技能的专业人员，及质检验收人员具备物资质量检验技能；（4）树立质量意识，落实物资质量，落实问题供应商反馈机制（5）严格执行采购合同及拨付款管理规定（6）向平台推荐优质供应商。2.参与物资采购、使用的人员是物资管理执行者，各角色主要职责如下2.1 建设交付赋能群召集人负责工程物资采购执行及采购实施过程控制，合理运用采购策略，确保物资采购的优势。制定库存管理制

3、度，制定合理库存量，及时清理库存，杜绝物资积压现象。2.2 管网运行赋能群召集人负责运营物资采购执行及采购实施过程控制。2. 3客户创值赋能群召集人负责客服物资采购执行及采购实施过程控制。3. 4物资采购员快速响应业务需求，合规开展物资采购。定期进行采购数据分析开展物资质量及供应商复盘，及时发现并反馈物资质量及价格问题。4. 5库管员负责绘制物资仓库库位图，建立分区明细账，库内物资分区摆放，标识明显，执行目视管理，物资保管防洪、防火、防盗、防破坏。执行库存管理制度，严格出入库管理，定期开展库存盘点，保证帐实相符。5. 6质检员严格执行质量管理各项规范，按标准进行采购验收入库及独立质量检测。6.

4、 7工程经理负责组织技术交底，明确物资质量控制要求及技术标准；负责组织施工现场物资验收、保管、运输及装卸。7. 各县市公司、直属企业的物资管理部门（一般为建设交付群）主要职责：（1）常规工程物资：每月25日报物资需求计划，报建设交付赋能群;（2）定制的调压设备、特殊材质型号规格的材料，经部门召集人、分管理正签字确认上报，原则上不允许变更，若产生闲置物资将对需求单位进行考核，同时追究相关人员的责任流量计型号规格审批需提供工商户流量仪表选型参数上报表，经计量人员审核通过后报建设交付赋能群。（3）生产性设备物资，以工作流固定资产采购申请审批上报；（4）运营维修、维护非集采品类物资，每月25日上报（以

5、工作流审批上报需确定费用来源）；（5）高压场站建设、泛能项目的设备物资，依据项目进度安排；（一事一议）（6）增值业务的商厨、格瑞泰等物资，每月25日上报需求计划，商厨等寄售类产品的采购需求须以销售合同为依据；（7）各县市公司、直属企业（独立法人）指定专门人员负责对接物资需求，回票拨款等相关工作。三、采购人员管理1.能力要求根据管理需求建立采购组织，设置专业物资采购人员，并具备以下能力：（1）通过新奥能源组织的物资管理岗位资格认证考试。（2）遵守职业道德和廉洁自律要求；（3）熟悉采购相关管理规定，能够严格按照规定实施采购；（4）快速响应业务需求，掌握市场策略，熟悉各类产品性能；（5）有较强的沟通

6、能力，掌握谈判技巧、签约的基本知识；（6）熟练操作采购数据平台，具备数据分析能力；（7）熟练掌握各类物资检验标准、使用检验工具和设备。四、采购管理1 .联合招采物资1.1 联合招采由新奥能源统一管理，确定物资品类范围，委托平台组织招标。1.2同步以控股联合招采物资品类中标供应商结果为入围资源池，开展XX入围供应商评选。标准如下：根据供应商的资质、规模、技术水平、供货周期、售后服务等因素，并通过查询与厂家的历史合作记录、实地考察、其他企业满意度调查等方式编制供应商评价表并确定评价标准对供应商进行综合评价，以最终综合评定为依据选定XX入围供应商。1.3 严格按照联合招采结果从采购目录下单采购，不得

7、向非中标供应商采购；如有特殊需求向非中标供应商采购的，须按授权审批后方可实施采购。2 .采购执行原则2.1每个月宁德新奥建设交付赋能群向新奥能源上报月度需求计划，在中标供应商范围内下单采购；2.2中标供应商无法满足要求的，扩大至资源池内供应商采购，参与采购供应商数量应不少于3家，需由平台、新奥能源财运赋能群审批；2. 3资源池内供应商仍无法满足要求或数量不足的，可由XX建设交付赋能群在平台自行采购，参与采购供应商数量应不少于3家，需建设交付赋能群召集人、企业一号位、平台、新奥能源财运赋能群审批。3. 4集中采购物料清单不能满足成员企业需求，需增加物料清单的，在中标供应商范围内进行招标或询比价采

8、购。3.非联合招采物资3. 1运营物资采购部门应综合考虑运营需求、物资保供、物资库存等因素，平衡采购和库存成本，合理制定采购计划，积极运用平台比价工具，实现询比价采购，如遇特殊情况需非询比价采购，须按授权进行审批。3. 2非联合招采物资由公司自行组织在智采平台进行采购；3. 3达到招标条件的应执行招标采购，未达到招标条件的进行询比价采购，参与询比价供应商应不少于3家。3. 4原则上须在平台实施采购，不具备平台采购条件的，可采用线下寻源、线上交易方式采购；若为非平台入驻供应商，平台入驻程序应快速便捷，原则上需线下验厂的7个工作日内完成入驻，不需线下验厂的3个工作日内完成入驻。3. 5平台结合历史

9、数据对物资品类设置控制价，当交易价格超过控制价时交易将被阻断。4. 6特殊情况需线下采购的需根据业务进行授权审批并平台留痕。4.特殊采购4.1 特殊业务采购（包括单一来源采购、问题供应商采购、非平台采购、联合招采物资未执行采购结果等）方式采购须按授权审批，非平台采购须平台留痕。4. 2当地政府对项目有特殊要求的，按授权审批后可遵照地方政策执行，须提供相关支持文件。4. 3联合招采物资若当地政府要求公开招标的，应按当地政府要求执行，应在招标前向当地政府报备新奥能源该类物资黑名单供应商，禁止黑名单内供应商参与投标，并应做好投标人资格审查工作。5. 4备品备件米购原则上通用备品备件应按照正常的招标或

10、询比价流程采购，专用备品备件可向原设备供应商采购，但需保证价格合理。4.5个别以EPC模式、包工包料模式的工程项目，施工单位由企业审核后入驻平台，并在平台上进行“甲供材”采购。5.采购方式6. 1采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购。6.2 符合招标限额的，均应采用招标方式采购，任何单位和个人不得拆分计划、化整为零或以其他任何方式规避招标，各类目招标限额详见附件1。达到招标条件的原则上须采用线上招标方式。特殊情况采用线下招标或者应招未招的，须按授权审批。6.3 公开招标以招标公告的方式，邀请非特定的法人或其他组织投标，招标公告不得限制潜在投标方的数量。适用于有统一标准

11、、采购量大、预计有大量合格的潜在供应商投标的采购。5. 4邀请招标以投标邀请书的方式，邀请具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其它组织投标，邀请不少于3家供应商参与竞争。适用于因保密性、专业性对标的有特别要求、能满足要求的潜在供应商少、采购价值较低、不适宜公开招标的采购。6. 5竞争性谈判指直接邀请两家及以上供应商就采购事宜进行谈判。适用于招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未成立的；技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购。7. 6询价指在采购需求明确、规格型号统一、市场竞争充分、货源充足、价格稳定或

12、价格形成机制明确等情况下，对3家及以上供应商发出询价文件，通过价格比较确定供应商的采购方式。适用于未达到招标条件的采购。8. 7单一来源指所采购工程、设备、材料、服务等来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的情况，直接向唯一供应商采购的方式。单一来源采购须严格按照管理权限履行审批手续后实施，单一来源采购审批流程详见附件2o9. 采购决策参照xx物资采购审批流程（见附件4）分配决策人，执行采购决策。10. .供应商管理7.1供应商准入符合规范要求，经验厂认证或专业评审通过后方可认证为合格供应商。7.2供应商准入采取开放制，

13、各公司可将优质供应商资源引入平台。7.3联合招采供应商由新奥能源协同平台按照平台供应商考评规则统一开展考评。7.4非联合招采供应商由公司自行完成供应商评价。7.5新奥能源对负面行为供应商进行决策处理，视情节轻重，对问题供应商实行整改、冻结及拉黑处理。7.6严禁从黑名单供应商进行新业务采购;供应商处于整改、冻结期间，不得与之发生新业务采购；供应商资格的恢复、解冻，由新奥能源决策。7. 7涉及供应商的质量问题调查，上报新奥能源财运赋能群，由新奥能源财运赋能群组织实施。8. 8存在下述问题的供应商将直接进入黑名单：(1)供应商验厂提供虚假资料，资质做假，故意篡改信息的；(2)因故意、过失提供不合格物

14、资的，对公司造成严重损失的；(3)有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；(4)被国家质量监督部门、新奥相关单位通报存在严重质量问题的。9. 9存在下述问题的供应商，依据问题情节严重程度确定是否进入黑名单：(1)不履行或不当履行合同义务造成损失的；(2)平台订单供应商已接单，拒不发货的；(3)与新奥能源及成员企业产生法律纠纷的；(4)有其它违法违规行为的。8.回票流程8. 1按阳光智采平台收票管理流程操作，在工作流发起回票流程需上传物资入库单。8. 2联合招采品类物资，依据XX物资采购准入供应商进行采购，若供应商非XX物资采购准入供应商的，物资采购部门提供须按授权审批及说明。10. 3非集

15、采类物资回票，在工作流发起回票流程需上传物资入库单，并备注“非集采类物资”。9.采购行为禁区9. 1严禁泄露公司机密和商业机密；9. 2严禁从黑名单供应商进行采购；9. 3严禁和供应商私下会面，严禁接受宴请、馈赠、回扣、贿赂等行为；9. 4严禁未经允许以员工本人、亲属名义或委托他人成立或参股公司，与供应商合伙经营并与公司发生交易；9. 5严禁利用职务便利，操纵供应商评级；9. 6严禁操纵招投标结果或招投标程序；9. 7严禁瞒报、漏报或拆分项目，故意逃避应履行的招投标程序；9. 8严禁未按规定要求履行招标或程序，自行采购或直接确定供应商；11. 9严禁无合同采购和无比价采购。12. 罚则存在触碰行为禁区、瞒报物资质量事件、人为原因造成经12.1 济损失或资产闲置的，罚则按XX有限公司员工违规违纪行为处罚管理规定执行。10 .2若存在未按照XX供应商准入名单采购，又没有相关授权审批及说明，依据XX有限公司员工违规违纪行为处罚管理规定对采购人员进行处罚。11 .监督XX财运与创值运营赋能群对采购管理进行不定期检查，规避风险，合规运营。12 .本规定自2022年8月1日起试行，试行期为3个月。原GX有限公司物资管理办法同时废止。3个月内若无修订，