科技档案的整理和编目.docx

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1、科技档案的整理和编目科技档案的整理和编目一、科技档案的整理工作档案知识科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。整理内容包括分类、排列和编档案号，由科技档案部门独立完成。（一）科技档案整理工作的意义1 .整理工作是科技档案业务建设的中心环节在科技档案工作六项环节中，收集归档是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设。在业务建设

2、中整理是中心环节。通过整理工作，才能实现系统化和条理化，才能揭示出科技档案内容和成分，才能进行定位和排架，将保管单位位置固定下来。这样，便于检验收集质量，查漏补缺；便于保管单位之间比较鉴别，正确判断保存价值；便于保管和统计；便于查找与利用。2 .整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件经过科学整理的科技档案，能够保持它内部相互之间的有机联系，揭示出它的内容和成分，能使科技档案工作者易于了解和熟悉所管科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档案，使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。(-)科技档案整理工作的基本原则科技档案整理工作的基本原则是遵循科

3、技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管、保密和提供利用。1 .遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系科技档案是科技、生产活动的产物，科技、生产活动有本身的客观运动规律和一定的科学程序。遵循自然形成规律，就是按照科技档案的“固有的秩序”来进行分门别类，以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。按照“固有的秩序”，进行自然的分类、排列，不能主观地将具有有机联系的成套科技档案任意拆散，或者把没有任何关联的科技档案拼凑在一起。2 .便于保管、保密和提供利用科技档案由于制成材料不同，形式不同，密级不同，都要通过整理工作加以区别。在整理工作中，不仅要注意保持其各

4、自的有机联系，还应从便于管理的角度，考虑如何保护科技档案，不可不加区分地将不同种类的档案材料硬归到一起。二、科技档案的分类档案知识分类是整理工作的第一步，也是整理工作的中心。正确的分类，是组织保管单位和编目的基础，并为编制检索工具、做好利用工作创造条件。科技档案的生产技术部门和科技档案管理部门，要在通盘考虑单位应当形成的全部科技文件材料的基础上，遵照科技档案整理工作的原则，编制本单位科技文件材料分类方案和科技档案分类方案，作为指导科技档案分类的依据。科技档案的分类，是根据科技档案的性质、内容、特点及相互之间的联系，把科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系（纵向）和

5、平行关系（横向）的不同等级的系统。1 .分类的要求科技档案的分类方案，实际上是按单位全部科技档案的类目表，它可以用文字或图表来表明科技档案类别的划分、排列及其纵横关系。每个科技档案室都应依据分类方案指导科技档案的分类以至编目。在分类方案的基础上再分两个步骤进行：第一步，将科技档案室的全部科技档案按照科技档案的种类划分若干大类；第二步，就是在第一层次的类中往下再分属类。制定分类方案应符合下列要求：(1)严整性规则：科技档案分类的结果，是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。严整性要求表现在纵向的从属关系和横向的平行关系两个方面。从纵向的从属关系来说，它表示大类和它所展开的各级属类之

6、间的关系，即上位类和下位类的关系，两者之间是总体和部分的关系。从横向的平行关系来说，它表示同一分类层次上的各类目之间的关系，即同位类之间的关系。对于同位类，相互之间是互相排斥的关系，只能并列、平行，而不能交叉重复。(2)效用性规则：效用性规则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理的特点，追求分类的整体适用效果。在不影响分类科学性的前提下，灵活确定分类层次、设置分类类目，满足科技档案科学管理和方便利用的需要。(3)稳定性规则：科技档案的分类，往往牵动着科技档案管理的全局。如果分类发生变化，则会导致相关工作的变化，有些甚至需要从头做起。因此，不论是基层科技档案机构还是专业科技档案馆，对科技档案的分

7、类，必须保持较长时期的稳定，不宜经常地或频繁地变更分类方法和分类体系。但是，形成科技档案的科技生产活动不是一成不变的，科技生产活动的调整或改变，必然导致科技档案这一分类对象的变化，无论是分类方法，还是分类方案，适时地进行变动、完善也是必需的。进行分类时要注意以下问题：(1)分类方案应与本单位科技文件材料的分类方法一致；(2)分类要符合科技档案形成单位生产活动的性质和特点；(3)要遵循科技档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系；(4)同一种科技档案的分类标准应当一致；(5)分类层次不宜太多、太复杂，一般分到二、三层即可；(6)分类应力求按系统、按专业实现标准化。2 .分类的方法科技档案的

8、分类方法主要有以下六种：(1)按工程项目分类：按工程项目分类，就是把一个单位内的全部工程档案按其属性划分为类和属类，它适用于工程设计单位、城建档案馆和工矿企业的基建档案，在设计单位和城建档案馆，由于保存的工程项目较多，可先分大类，每个大类中再分属类，每个属类中还可分若干个单项或子项工程，每个单项或子项工程内又可分为专业。(2)按产品型号分类：按产品型号分类，就是在本单位全部产品档案范围内，以各个独立的产品档案为基础，按其产品型号逐级划分类别。这种方法适用于复杂的产品档案，便于按照不同型号的产品或设备提供成套的科技档案。（3）按专题分类：按专题分类，就是以一个科研课题为基础，结合其所属专业进行划

9、分。这种分类方法适用于科学技术研究档案，便于按照不同课题保存和提供成套的科技档案。（4）按专业分类：按专业分类，就是根据科技档案内容所反映的不同专业性质来划分科技档案的类别。这种分类方法，主要适用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案，将同一专业性质的有关科技档案集中在一起，便于专业人员从本专业角度上查找利用档案。（5）按地域分类：按地域分类，就是根据科技档案内容所反映的地理区划作为划分类别的依据。这种分类方法适用于地质、测绘、水利、林业和城乡规划等部门所形成的档案，便于按地理区域查找和利用科技档案。（6）按时间分类：按时间分类，就是根据科技档案所记载的一定时间（年代）为标准，划分科技档案的类

10、别。一般是按年分大类，每年之内再按专业分若干属类，每一属类内再按月分小类，便于按时间的周期和形成的内在规律性查找利用科技档案。上面六种分类方法，在应用时要根据本单位的工作性质、特点，形成科技档案的性质、特点去灵活运用，也可以两、三种方法结合起来分类。但分类的原则是一致的，应该保持各大类科技档案内部之间的有机联系、能反映科技档案的形成规律、有利于完整成套的提供利用。三、科技档案的编目档案知识对科技档案的系统整理和编目简称“整编”。如果只整理而不编目，那么一经移动就会搞乱，也无法查阅调卷，若不经过系统整理，对杂乱无章的一堆科技文件材料也无法编目、无法利用。科技档案的编目，包括对保管单位的编目和编制

11、科技档案目录的工作。科技档案目录，是以保管单位为对象进行登记编制的，实际上是保管单位的名册，它应当是保管单位上架的排列顺序表。它是科技档案整理工作的最后一道工序。其作用是固定科技档案分类、排列的顺序和位置，便于统计、保护和查找利用。科技档案目录主要有总目录和分类目录两种。（一）科技档案总目录科技档案总目录，实际上是科技档案总登记账，是按照科技档案归档时间的先后顺序，以保管单位为对象进行登记的，因此，也称大流水账。（二）科技档案分类目录科技档案分类目录，是严格按照科技档案分类、排列的次序，以保管单位为对象进行登记的目录。科技档案分类目录，形式上有簿式和卡片式两种。（1）簿式分类目录：是将科技档案

12、按分类、排列的顺序登记在簿册上。一般是按分类表，每类一册或每属类一册。这样比较节约，便于分发查考，也便于统计。（2）卡片式分类目录：是每个保管单位填一张卡片，卡片按类别与顺序放入卡片柜的抽屉内，各类之间用不同颜色的指引卡隔开。其优点是比较灵活，科技档案增减时，可随时调整，查阅也比较方便。科技档案室都应编制科技档案总目录。（三）科技档案排架科技档案排架，是指按照预先确定的方法和秩序，将进入库房的科技档案摆放在相应的档案柜架上实行定位管理，是科技档案形成库藏、丰富库藏、调整库藏的具体步骤和措施，也是保持正常库藏秩序的先决条件。常见的排架方法有分类排架法和流水排架法两大类。1 .分类排架法分类排架法

13、是在科技档案分类的基础上，严格按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列顺序即分类体系排列案卷的方法。分类排架法的优点在于：科技档案线索清晰，界限明确，档案工作者容易熟悉情况，全面掌握库藏，特别是因为科技档案的整理方法与排架方法统一，所以便于按类索卷，常常不需要通过检索工具即可迅速、准确地直接在库房中找到所需要的案卷；分类排架法的缺点在于：每个层次的每个类别在排完架后都还需预留一定的空位，以便将来补排新入库的科技档案，柜架的利用不够充分，空位的预留又往往带有一定的盲目性，经过一段时间后会因预测不准、预留不够而需要“倒架”，增加科技档案管理的工作量。2 .流水排架法流水排架法，一般分为大流水排架和

14、小流水排架两种。大流水排架法这种形式，因在排列上架时不必为不同种类或不同项目的科技档案预留位置，不必“倒架”，因此可以充分地利用柜架设备；但它不便于按种类进行统计，不便于科技档案的鉴定和成套利用，往往需要借助于检索工具才能较方便地调卷。小流水排架法又称分类流水排架法，是指先将科技档案进行初步（一般是一级）的分类，然后在各类内流水排列科技档案案卷的方法，这是介于分类排架法和大流水排架法两者之间的一种方法。四、编制科技档案号档案知识科技档案号，是指保管单位的编号或代号。它是科技档案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。有了档案号，既便于

15、保管又便于查找调阅科技档案。（一）科技档案号的编制要求(1)科技档案号要能反映出经过系统整理后的科技档案的秩序，并同科技档案分类方案的结构层次相一致。(2)科技档案号由代字和代号组成，代字使用汉字或汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。(3)科技档案号应力求简明，不要过于复杂。(-)科技档案号的编制方法科技档案号的设计，是同编制科技档案分类方案同时进行的，在科技档案分类之后，再具体地为每个保管单位填写。1 .编制同科技档案分类有关的代字、代号表首先为科技档案分类方案中的大类编代字或代号。代字以汉语拼音字母充任。方法有两种：一种是以科技档案大类名称的第一个汉字的声母，作为该类科技档案的代字。如与其他大类代字重复，则选用第二字声母或种类名称中具有代表性含义的汉字的声母作为代字。2 .确定科技档案号的编制结构，填写档案号科技档案号是根据科技档案分类代字、代号的选用为根据的，编制结构形式有两种：一种是分类全用代号表示，档案号中不出现字母，叫单纯号码制；另一种分类有代字，档案号中既有字母又有数字，叫混合号码制。科技档案号的基本模式是：档案号=分类号+顺序号(参见文书档案号编写相关内容)。