学院档案管理办法.docx

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1、学院档案管理办法一、为贯彻落实中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法，加强学院档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学院教学及各项工作服务，特制定本办法。2、学院档案是学院工作和教学活动的真实记录，学院各部门在教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学院档案室集中统一管理。3、档案管理是整个学院管理工作的组成部分，各部门应把档案工作提到议事日程上。学院要认真考核，将档案管理作为评选先进单位和个人的重要内容之一。二、机构与任务学院综合档案室是学院办公室的内设机构，日常工作由院办主任领导，档案室负责统一管理全院的文书档案、财务档案和科学技术档案。业务上受上级档

2、案管理机关的指导、监督和检查。档案室的基本任务是：1、认真贯彻档案法，广泛宣传档案的重要性，结合学校特点，建立和健全学院档案管理制度。2、收集、整理、保管学院的全部档案，编制检索工具，并充分利用，为学院各项工作服务。3、负责对全院各处室的档案管理工作进行指导、监督、检查。4、按规定向上级档案部门移交永久保存的档案，并及时报送档案统计材料。5、维护档案的完整与安全，严格遵守档案保密制度，坚持做好“六防”工作。三、立卷归档范围凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围。（一）文书类1 .上级机关颁发的属于本院主管业务并要执行的文件,以及普发的，非本院主管业务但需

3、要贯彻执行的法规性文件。2 .上级有关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。3、上级有关领导视察、检查本院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。4、代上级机关草拟并被采用的文件草稿和印本。5、本院教代会、党、政、工、团召开代表大会、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开部门收集归档）。6、学院党委、行政会议文件材料，学院召开的各种工作会议，专业会议材料。7、学院颁发的（包括转发）及与其他机关联合颁发的各种正式文件的答复稿、印刷稿、重要文件的修改稿。8、学院的请示与上级机关的批复文件。各处室的请示与学院的批复文件。9、学院及其各处室在各项工作活动中形成的工作计

4、划、总结、报告。10、学院检查各处室工作，调查研究形成的重要文件材料。IE学院的各种统计报表和统计分析资料（包括光盘片等）。12、学院党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。13、内容重要的人民来信、来访材料及领导的批示。本院处理人民来信、来访形成的记录、摘要稿、调查处理报告、统计分析材料等。14、学院领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，有关文件材料。15、本院成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织原则、人员编制等文件材料。16、学院制订的工作条例、章程、制度等文件材料。17、本院的历史沿革、大事记、年鉴，反映本院重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉、奖

5、励证书，有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料。18、本院的干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、职工名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、辞退、复职、忧恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。19、学院办理的干部、工人的工资转移，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。20、本院财产、物资、档案等的交接凭证、清册。21、本院编印的情况反映、简报、院报及有关刊物的定稿和印本。编辑出版物的定稿、样本。22、学院与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料。23、学院在外事活动中形成的请示、报告、计划、条约、议定书、协定、合同、考察总结、重要简报

6、、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。24、各种普查工作中形成的文字材料。（二）基本建设类1、有关本院区域变化、解决地界、征用土地等的文件材料（含工程图纸、批准书、契约、合同等）。2、本院各专业对外技术服务及本院的土木建筑（含教学用房、住宅、库房等）及抗震加固工程形成的技术文件材料（具体内容请见基建档案保管期限表）。（S）会计类本院会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料（具体内容请见会计档案保管期限表）。（四）教学、科研类1、学院制定的各种教学制度、办法、规章、条例。有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结。2、学籍管理材料（学籍卡、新生登记表

7、、成绩册）。学籍变更材料（升级、留级、休学、复学和退学材料）。学生奖惩材料、招生、分配工作材料（招生计划、招生简单、专业介绍、代培计划与合同。招生工作总结、新生名册、毕业分配计划、分配方案、分配工作总结、毕业分配名册、毕业班合影照、毕业证书存根）。3、课程安排表和教学进程表，教学年历。4、专业教学计划，教学大纲各课程学期授课计划，教师任课安排，典型讲义，各课程考试题、成绩单，成绩统计表及试卷分析，教学质量调查材料。教学实习计划、总结、实习指导、实习讲义、实习结果鉴定材料，有代表性的实习报告。优秀的毕业论文和毕业设计以及评审意见，生产实习中的优异成果。有价值的课程建设的全套材料（教学计划、教学大

8、纲、教案、题库、试卷、优秀学生习题本、自编讲义、主编、参编、主审、参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书、教学总结）。5、本院编制的电化教学录音、录像带等。6、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料。7、教职工在各种报刊杂志上发表的文章，在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件。教育研究课题的成果、报告及其审查鉴定文件。8、教职工编译正式出版的各种学术专著、教材、教学参考资料等。9、师资培训计划、考核、总结、出国进修工作等有关材料。10、兄弟学院有参考价值的教学资料、图纸。Ih本院学生军训、入学教育等重

9、要材料。（五）设备、仪器类1、各种大、中型（千元以上的）机具、设备、动力机械、电子仪表、仪器、各种车辆设备、文印设备等全套图纸、照片、计算书、说明书、合格证、验收记录、测定数据，性能鉴定材料、运行记录、技术操作规程，检修记录、重大事故的调查分析及处理报告、事故记录以及在养护维修和大修过程中产生的技术文件材料。2、本院自制或改造更新的各种设备的全套设计文件和图纸。四、归档要求1、凡属归档的各种文字材料，必要求字迹、图象清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。2、立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。3.根据

10、档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学院重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管。凡是在短时间内对本院有参考利用价值的，列为短期保存。五、档案的管理、保管与利用1、档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。3、建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证，检查记录等材料。4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。5、建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围

11、，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。6、阅档案，必须填写“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损，违反规定者，按有关规定予以处理。六、鉴定、销毁和移交1、档案的鉴定工作在院长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。2、鉴定工作结束后，鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告，3、在学院形成的各类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”（一式三份）和有关检索工具一并向上级档案部门移交。七、档案管理办法的执行1、学院档案管理由院长全面负责，学院办公室具体管理，院办主任负责检查、督促各处室档案管理和上交工作。2、各处室领导负责本处室档案工作，每处室必须由负责人指定专兼职档案管理员，按要求做好档案管理工作并按时向学院移交应该移交的档案。3、每一学年由院长牵头，对全院档案管理进行一次检查评比，表彰先进，纠正在问题。