会议的组织和管理.ppt

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1、会议的定义会议的定义会议就是一群人聚集在会议就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行一起讨论、争论或进行决策决策会议的功能会议的功能 传达讯息传达讯息 讨论和交换意见讨论和交换意见 分析和解决问题分析和解决问题 激励士气激励士气 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录 会议的组织会议的组织 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -目录目录会前准备会前准备 策划案的内容策划案的内容 TeamTeam小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议

2、会务分工会务分工 制定会议费预算制定会议费预算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容策划案的内容 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容案例：案例：9999年代理会及年代理会及联欢会策划实施案联欢会策划实施案 会议

3、的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -策划案的内策划案的内容容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案的顺利实现的顺利实现 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -成立成立TEAMTEAM组组TEAM组组负负 责责 人人职职 责责总总 指指 挥挥整整 个个 活活 动动 的的 总总 负负 责责、总总 协协 调调副副 总总 指指 挥挥协协 助助 总总 指指 挥挥，负负 责责 常常 务务 工工 作作策策 划划 组组会会 议议 形形 式式、发发 奖奖 形形 式式、布布 展展、A V、奖奖 品品 礼礼 品品 定定制制、条条 幅幅 内内 容容、制制 作作、娱娱 乐乐 活活 动动

4、策策 划划 会会 务务 组组负负 责责 参参 会会 代代 表表 的的 吃吃、住住、行行、接接 送送 站站 等等，以以 及及 相相关关 物物 资资、资资 料料 的的 准准 备备，费费 用用 的的 预预 算算、决决 算算 等等秘秘 书书 组组会会 议议 内内 容容 的的 策策 划划、发发 言言 稿稿 的的 跟跟 踪踪、PPT制制 作作、会会 议议 资资 料料 的的 整整 理理、汇汇 编编 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准

5、备会前准备 -会场勘察会场勘察勘察原则：勘察原则：会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进行顺利进行 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件关于会议主席台座次的安排关于会议主席台座次的安排 1.主席台必须排座次、放名签，以便领导同主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。志对号入座，避免上台之后互相谦让。2.主席台座次排列，领导为单数时，主要领主席台座次排列，领导为单数时，

6、主要领导居中，导居中，2号领导在号领导在1号领导左手位置，号领导左手位置，3号号领导在领导在l号领导右手位置号领导右手位置;领导为偶数时，领导为偶数时，1、2号领导同时居中，号领导同时居中，2号领导依然在号领导依然在1号领导号领导左手位置，左手位置，3号领导依然在号领导依然在1号领导右手位号领导右手位置。置。注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价格问题价格问题宴会安排宴会安排 主人位于正对门的方向，副主主人位于正对门的方向，副主人与主人相对而坐，主人的右左两人与主人相对而坐，主人的右左两侧分别安排主宾和第二

7、宾，副主人侧分别安排主宾和第二宾，副主人的右左两侧分别安排第三宾和第四的右左两侧分别安排第三宾和第四宾的座次，其它座位是陪同的座位。宾的座次，其它座位是陪同的座位。起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 协议协议是会务组与是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、漏洞。对等、漏洞。会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用内容涉及内容涉及 会议的组织和管理

8、会议的组织和管理 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 4、餐饮及费用餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结算等内容涉及内容涉及 会前准备会前准备 -起草协议起草协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工人人员员分分工工负负责责人人会会 前前会会 中中会会 后后总总负负责责会会务务总总协协调调、考考察察、签签约约、预预算算、组组织织等等 内内外外沟沟通通、协协调调、处处理理突突发发事事

9、件件结结算算、善善后后、总总结结物物资资组组采采购购会会议议物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落实实设设备备分分发发物物资资历历、采采购购会会中中物物品品食食品品、保保证证设设备备到到位位结结帐帐、剩剩余余物物资资处处理理签签到到组组邀邀请请、人人员员落落实实、房房间间餐餐桌桌车车辆辆分分配配签签到到、发发资资料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、订订餐餐落落实实退退房房、回回收收问问卷卷、结结帐帐车车辆辆调调度度寻寻租租车车资资源源、签签约约、接接站站场场地地租租用用、领领导导行行程程接接站站组组织织、车车辆辆调调节节器器度度交交警警联联系系、司司机机安安排排结结帐帐 会议的组织和管理会议

10、的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：9999代理会人员分代理会人员分 工职责工职责 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工案例：案例：20002000年代理会年代理会邀请信邀请信内容：内容：1 1、前言、前言2 2、会议日程、会议日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -会务组的分工会务组的分工 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准

11、备会前准备 -制定会议预算制定会议预算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 -制定会议预算制定会议预算案例：案例：9999年代理会预算表年代理会预算表 9999年代理会费用申年代理会费用申 请文件请文件 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例案例案例：西安活动费用使用案例：西安活动费用使用 审批、报销规定审批、报销规定 关于参加西安活关于参加西安活 动的人员通知动的人员通知 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会议结束的工作会议

12、结束的工作 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -出发时间出发时间 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -签到签到 案例：案例：签到程序界面演示签到程序界面演示 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -开会期间开会期间 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 -会议结束会议结束案例：意见反馈

13、样式案例：意见反馈样式 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会后的总会后的总结和决算结和决算 会议的组织和管理会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型会议中小型会议的会务实施的会务实施会议准备工作会议准备工作 一一 会议分工会议分工 二二 会议通知会议通知 三三 会议材料准备会议材料准备 四四 会场布置会场布置 五五 新闻报道新闻报道 六六 车辆及食宿安排车辆及食宿安排 七七 其他事项其他事项会间组织与服务会间组织与服务 签到签到 安排就坐安排就坐 做好会议记录和录音做好会议记录和录音 会场服务会场服务 突发状况的处理突发状况的处理会后事项会后事项 会场清理会场清理 印发会议记录印发会议记录 资金计算资金计算 会议的总结工作会议的总结工作 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它