殡葬服务机构业务档案管理规范.docx

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1、殡葬服务机构业务档案管理规范SO范围本标准规定了殡葬服务机构业务档案的基本要求、归档、立卷、保管、使用、移交、鉴定和销毁等内容。本标准适用于殡葬服务机构的业务档案管理工作。幽规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T23287殡葬术语MZ/T017殡葬服务术语DA/T1档案工作基本术语DA/T22归档文件整理规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T58电子档案管理基本术语术语和定义GB/T18894-

2、2016.GB/T23287、MZ/T017、DA/T1和DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3. 1殡葬服务机构业务档案businessarcjivesoffunera1.andintermentserviceorganization殡葬服务机构在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史信息记录。3. 2电子业务档案e1.ectronicbusinessarchives殡葬服务机构在提供殡葬服务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，并具有凭证、查考和保存价值需归档保存的电子文件。注1：电子文

3、件由内容、结构、背景组成，与纸质业务档案相互对应、相互关联。注2：改写GB/T18894-2016,定义3.1、3.2o基本要求4. 1殡葬业务档案保管场所应符合档案保管和使用要求，需配备能够满足档案管理和环境要求的设备。4. 2殡葬服务机构应明确负责殡葬业务档案工作的机构和人员，能够统一管理本机构的殡葬业务档案。4. 3殡葬服务机构应制定殡葬业务档案管理制度，使用科学的方法管理殡葬业务档案。4. 4殡葬服务机构应依法提供殡葬业务档案查阅服务，依据档案出具有关证明。归档5. 1归档类别殡葬业务档案的类别分为遗体火化、遗体安葬和骨灰安放（葬）三类。6. 2遗体火化档案归档5.2.1遗体火化档案归

4、档材料至少包括：a）死亡证明原件或复印件；b）火化证明存根；c）丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明；d）丧事承办人的有效身份证件复印件；e）补充签订的合同或者协议；f）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2,4给出的要求。5.2.2遗体运输档案归档5.2.2.1异地运尸档案归档材料至少包括：a）死亡证明原件或复印件；b）县级以上殡葬管理部门同意遗体运出证明原件或复印件；c）殡葬服务机构遗体接收证明原件；d）补充签订的合同或者协议；e）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2.4给出的要求。5.2.2.2国际运尸档案归档材料至少包括：a）死亡证明原件或复印件；b）尸体/棺

5、柩/骸骨/骨灰入/出境许可证；c）托运人或者其代理人身份证明；d）补充签订的合同或者协议；e）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2.4给出的要求。5.2.3医疗病理性废物火化档案归档医疗病理性废弃物火化档案归档材料至少包括：a）医疗机构出具的处理证明原件；b）承办人或其代理人身份证明；c）其他文本材料；d）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2.4给出的要求。5.3遗体安葬档案归档遗体安葬档案归档材料至少包括：a）死亡证明的原件或复印件；b）遗体安葬合同；c）丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等；d）丧事承办人的有效身份证件复印件；MZ/T14520193e）补充签订

6、的合同或者协议；f）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2.4给出的要求。5.4骨灰安放（葬）档案归档骨灰安放（葬）档案归档材料至少包括：a）逝者火化证明的复印件；b）骨灰安放（葬）合同；c）丧事承办人签名的骨灰安放（葬）处理表、业务流程单等；d）丧事承办人的有效身份证件复印件；e）采用生态葬法时，服务中产生的历史信息记录；f）补充签订的合同或者协议；g）档案查询利用归档资料，范围及归档顺序参照8.2.4给出的要求。5. 5电子业务档案归档电子业务档案归档材料参照GB/T18894的要求执行。6. 6归档要求7. 6.1归档的文件材料应齐全完整，并符合一定的顺序要求。8. 6.2归档的

7、文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰。9. 6.3殡葬文件材料应当在相关手续办理完毕后10个工作日内整理归档。10. 6.4电子业务档案归档具体要求见GB/T18894,纸质档案的转换应根据DA/T31中有关档案扫描的要求操作。立卷11. 1立卷时间遗体火化类的年度以遗体火化证明上所记载的时间为准；遗体安葬类和骨灰安放（葬）类的年度以初次签订安放（葬）合同的时间为准。6. 2立卷方法6.2. 1遗体火化业务档案以被火化的逝者为单位立卷，一个被火化的逝者一卷。遗体安葬业务档案和骨灰安放（葬）业务档案以墓穴（格位）为单位立卷，一个墓穴（格位）一卷；采用生态葬法安放的业务档案以撒散批次为单位立

8、卷，一个撒散批次一卷。6.2.2按照5.1的规定对案卷进行分类，各类案卷按照形成时间顺序排列；卷内文件材料分别按照5.2、5.3、5.4规定的顺序排列，电子业务档案的顺序与纸质档案一致。6.2.3卷内文件材料一律用阿拉伯数字逐页连续编写页号，页号编写在有文字页面的正面右上角；照片、图表等正面难以编写页号的，可以编在背面左上角。6.2.4在每卷档案内首页上端的空白处（或者档案封套和档案袋的封面）加盖归档章（参见附录A）,并填写有关内容。6.2.5为每一卷殡葬业务档案编制卷内文件目录（参见附录B）,推荐由业务系统生成或使用电子表格进行编制，纸张A4大小，置于卷内首页之前。每卷档案及其卷内文件目录宜

9、以无酸纸封套或者档案袋等有利于保管和利用的方式加以固定。6.2.6档案装订一般以卷为单位。装订牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对文件本身的影响，装订方式宜采用线装法装订，页数较少的，使用直角装订（参见附录C）或缝纫机压边装订。6.2.7按类别分别编制殡葬业务档案目录（参见附录D）,目录宜由业务系统生成或使用电子表格进行编制，单页目录内容宜为30个室编卷号，采用A4纸张大小，纵向打印。6.2.8按照殡葬业务档案目录室编卷号的顺序将每卷档案依次装入档案盒，档案盒应符合DA/T22的要求，建议使用厚度为50mm的档案盒，每盒

10、宜为30卷。填写档案盒封面、盒脊（参见附录E）的项目，将殡葬业务档案目录放置于盒内档案之前，填写卷内备考表（参见附录F）,并置于盒内档案之后。6. 2.9以年度为单位，年度内的殡葬业务档案目录加装封面（参见附录G）装订成册，一式三份，并编制目录号。保管7. 1遗体火化档案的保管期限为50年。保管期限自遗体火化后的次年1月1日起开始计算。7.2遗体安葬档案和骨灰安放（葬）档案的保管期限为自初次签订安放（葬）合同之日起，至续签的最后一份安放（葬）合同或者协议终止后20年。7.3殡葬业务档案应放入专用的档案装具进行管理，有条件的单位应设置专用的档案库房，配备空调、去湿、灭火等设备。7.4殡葬业务档案

11、保管应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等要求，保持适宜的温度和湿度，保证档案的安全。7.5殡葬业务档案保管设施和安全措施应经常检查，发现问题及时处理。7. 6电子业务档案存储的具体要求见GB/T18894o使用8. 1使用要求8. 1.1殡葬业务档案主要供殡葬服务机构使用，其他需使用殡葬业务档案的人员或机构可通过查询、利用的方式。8. 1.2丧事承办人、火化证明或者安放（葬）证明的持有人凭本人有效身份证件，可以查询利用相关的殡葬业务档案。8. 1.3各级人民政府民政部门、人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关因公务需要，持单位介绍信及查阅人本人工作证可以查询利用殡

12、葬业务档案。8. 1.4律师凭律师执业证书和律师事务所证明，可以查询利用与其承办的法律事务有关的殡葬业务档案。8. 1.5殡葬业务档案仅限于当场查阅，不应外借，不应对殡葬业务档案进行损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染。8. 1.6为出具相关证明复印殡葬业务档案的，需加盖档案保管部门的印章方为有效。8.2使用流程1. 2.1查询利用殡葬业务档案人员提供本人有效身份证件或工作证。8. 2.2查询利用殡葬业务档案人员填写查询利用殡葬业务档案确认书（参见附录H）、殡葬业务档案查询利用申请表（参见附录I）O9. 2.3档案管理人员查询殡葬业务档案信息后出具利用殡葬业务档案证明信（参见附录J）O10. 2

13、.4查询利用过程中产生的殡葬业务档案归档，在查询利用过程归档文件至少包括：a）殡葬业务档案查询利用申请表。b）查询利用殡葬业务档案确认书。c）查询利用殡葬业务档案人员出具的介绍信。d）出具证明信的存根。e）查询利用殡葬业务档案人员的有效身份证件复印件。圜移交、鉴定和销毁11. 1移交遗体火化档案在殡葬服务机构保存时间为20年，次年应向同级国家综合档案馆移交，移交工作按照国家规定和同级国家综合档案馆的要求执行。相对应的电子业务档案移交具体要求见GB/T18894-2016o9. 2鉴定9 .2.1鉴定工作由档案部门负责人主持，档案部门会同机构负责人及相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要

14、时可邀请殡葬领域专家参与。10 2.2鉴定结束后，形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的移交到相关国家综合档案馆保存至永久；对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。9. 3销毁9. 3.1档案部门将可销毁档案中对应的殡葬业务档案目录按照时间排序。9. 3.2档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的宗号、盒号、起止卷号、形成时间、应保管年限、已保管时间、销毁数量、销毁时间等内容。按档案工作协调机制报请审核批准。9. 3.3鉴定小组成员（9.2.1）在销毁清册上签署意见。9. 3.4档案部门将销毁清册与可销毁档案中的殡葬业务档案目录（9.3.1）合并整理成册。9 .3.5档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门人员共同派员监销。监销人在档案销毁前，应按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册永久保存。10 3.6档案销毁应当在制定指定场所进行。9. 3.7电子业务档案销毁具体要求见GB/T18894o9. 4移交或销毁清册和殡葬业务档案目录应永久保存。