会议室使用管理制度.docx

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1、会议室使用管理制度一、目的：为加强集团公司会议室等场所的管理，充分发挥作用，提高利用率，增强各部门工作的计划性和协调性，进一步节约资源，保障各类场所的正常使用。二、适用范围：本制度适用于集团公司XXX会议室及其他办公场所会议室的管理与使用。三、权责：行政部全面负责会议室等场所日常管理。1、会议室预定需报备前台进行登记预定，行政部门审核及相关调配工作。2、会议室使用时相关会场物资的准备。3、会议室的日常清洁维护及管理。四、使用办法：1、各部门提前申请，并做好前期的相关准备。2、在会议室使用过程中，会议室内所有物品（含音像及音响器材、数码设备、装饰品等）的由行政部保管与维护。3、会议期间，经办人负

2、责会场秩序的调控，安全管理。如发生突发安全事件，按安全应急预案执行。4、会议室使用完毕后，通知前台使用完毕，保洁进行清洁整理。五、具体流程及优先原则：（一）部门经办人申请（到行政前台申请）一一前台登记一一行政总监负责人审核一一经办人及行政前台共同准备会议所需物品一一会议室使用一一会议室清洁整理。（二）公司会议室一般情况不外借用，特殊情况，外来单位借用会议室，按以下流程处理；经办人申请（向总裁或者董事长申请）一一与行政部协调安排一一行政前台登记一一行政总监审核一一经办人及行政前台共同准备场所需物品一一场所使用一一场所清洁整理（完成借用会场手续）。（三）相关安排:1、重要会议、大型活动，行政部牵头

3、承办召开的各类重要会议，由相关组织部门安排人员协助行政部人员做好会务工作。2、外来单位借用会议室与公司内部重要会议安排有冲突时，公司内部优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，协调使用其他场所或调整使用时间。六、注意事项：（一）使用会议室等各类场所时，未经行政部同意，不得改变设备、器材的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒、调音台等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求行政部的同意，由行政部派专人进行调试。（二）场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁，会后要求参会人员将垃圾带走放入垃圾桶，及时处理场所卫生，关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。七、附则（一）本办法的修订、解释权由行政部负责。（二）本办法自发布之日起施行。