物业档案室管理制度.docx

物业档案室管理制度物业档案室管理制度1档案室管理规定一、归档制度1、归档范围公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘，光盘等料子。2、归档要求归档文件应原件（特别情况下可用复印件替换），要完整、准确、系统、各种签证手续完备，字迹清楚。3、归档时间：输完毕后,应立刻归档。4、归档份数:各类文件料子一般归档一式一份。5、文件料子的归档，必需办理移交手续，由档案室填写一式二份归档文件登记表，按登记表清点料子，移交双方签字后，各存一份，以备查考。二、保管制度1、归档的'文件料子,应保持文件料子之间的历史联系，进行科学分类、立卷和编目、编号。2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应依照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列。3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。5、档案室保持适当的温度、湿度，一般温度保持在1424摄氏度,相对湿度保持4560%的规定范围内。6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。7、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱、档案破损或遗失现象，可视情况分别对管理人员处以批判、罚款、直至辞退处理。三、档案借阅、复印程序提出申请一一有关领导批准一一档案室办理手续一一使用档案归还档案室具体要求：1.借阅、复印档案应先批准，再办理登记手续；2、要爱惜档案，：不得丢失；3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案；4、借阅、复印人不得将档案随便传看，携带外出（除工作外），以防丢失、泄密；5、办理完毕,应立刻归还，如有过错,应追究当事人责任；6、调离本公司的员工，必需将所借档案料子还清后，方可办理调离手续。物业档案室管理制度2一、总则1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的全部物业项目。二、档案室的设立和管理2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有肯定的安全距离。2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保管、利用等。2.4 物业档案室的.人员应具备肯定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。三、档案的收集和整理3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包含业主信息、物业服务记录、维护和修理记录、安全记录等。3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。四、档案的保管和利用4.1物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保管°4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应依照规定的程序办理借阅手续。4.3 物业档案室应乐观为业主供应查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。五、档案的销毁5.1 物业档案室应依据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施,确保销毁的安全和彻底。六、附则6.1本制度自发布之日起执行。6.2对本制度的修改和解释权归物业管理公司全部。