制度章程 食堂物资采购管理制度.docx

餐饮物资采购管理制度与流程一、 目的为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营需要、提高经济效益，特制定本制度。二、 适用范围适用于餐饮物资采购三、 职责权限餐饮部负责人：负责餐饮部所有物资需求计划审核、提报。采购员：负责餐饮公司各类物资的采购工作。（包括询价、比价、招标、业务洽谈、合同起草、签订合同、合同执行等内容）采购部负责人负责对采购询价、比价报告审核；参与招标过程及谈判；采购合同审核；采购员工作业绩考核等工作。财务部负责人负责采购计划审批；采购合同价格以及付款方式的审核和审批，并参与合同谈判；负责财务结算审批。公司总经理负责采购计划、采购合同、资金结算付款批准。四、 内容1、采购基本流程采购需求一采购计划一寻找供货商一询价、比价、议价、招标一采购洽谈一合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务等条件）一交货验收（仓管）一检验（不合格退、换货）一入库一计划对账一财务结算2、物资分类：餐饮物资大致分为五大类：米面类、油类、生鲜类（菜、肉、海鲜）、酒水类、调料类、酒店用品类。3、采购计划：4.1 油类、酒水类、调料类采购计划餐饮各部门根据物资需求,每月25日前拟定月需用物资申请,经餐饮部负责人审核,报物业公司各有关部门审批后，由采购部组织实施。此类物品的最小库存量为3天用量,最大库存量不超过30天用量，每次采购批量为30天/次。3. 2米面类采购计划：餐饮部各部门根据物资用量,每15天提报一次采购申请,经餐饮部负责人审核,报物业公司各相关部门审批后，由采购部组织实施。此类物品的最小库存量为3天用量,最大库存量不超过15天用量，每次采购批量为15天/次。3. 3生鲜类采购计划：餐饮部各部门根据每天的菜、肉需求量，于每天下午3点前提报采购计划，经餐饮部负责人审批后，由采购部组织实施。此类物品的库存量最小为1天，最大为3天，每次采购批量为1-3天用量（夏季采购批量为1天/次，冬季采购批量为3天/次）。4. 4酒店用品类采购计划：餐饮部提报物资需求计划，经物业公司各相关部门审批后，由采购部组织实施。4、询价、比价、议价、招标。4.1采购合同金额在5万元以下的，实行比质比价采购；通过对同类物资质量、价格及供应商相关资质进行比较后进行合同采购，对于新开发的供应商经过评定后列入合格供方名录实施采购。4. 2采购合同金额在5万元以上，50万元以下的，实行竞争性谈判采购，相关部门（使用部门、采购部、财务部等）需参与谈判过程；4. 3采购合同金额在50万元以上的，按集团招标管理规定要求执行。5、合同5.1合同类型5.1.1一次性采购合同采购金额超过5000元的一次性采购业务需签订采购合同，当在明码标价的公共经营场所（商场、超市等）依法成立的公司采购物资，以及其它无法签订合同的情况下，应在购买申请时注明采购方式。5.1.2年度采购合同长期稳定地多次发生的采购业务，应与供应商签订年度（期间、有的可签订年度合同）采购合同，年度采购合同应包含质量协议等附件。5.2合同谈判合同的谈判必须按职责规定进行，所有业务至少有两人以上参加谈判；技术性强的采购业务谈判,必须由提报部门技术人员参加；同时采购部负责人、财务部负责人及各相关负责人一并参与谈判。（合同谈判内容包括采购物资的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面。）6、交货验收货物到场后，由仓管员与使用部门人员共同对货物进行验收，验收内容包括：货物的数量、质量。7、检验货物检验根据“谁使用谁检验”的原则，由仓管员与使用人员双方共同检验后，合格的物资，由仓管员在送货清单上签字确认并入库；若采购的物资验收不合格，则对该批物资依据“不合格品处理”执行退换货，采购部及时与供应商进行沟通处理。8、财务结算货物验收入库后，采购员根据合同规定走财务结算流程，进行付款。五、供应商管理1、供应商评定准入原则：所供产品满足所需质量要求，价格合理，服务周到，并能及时稳定地供货。1.l基本原则：要求与公司发展相匹配，至少从事所处行业2年以上，生产企业要具有食品生产许可证；1.2择优选择原则：在相同报价与交货条件下，应选择品牌形象好，能提供优质产品及服务的供应商。1.3共同发展原则:采购部应选择可全力配合公司发展的供应商作为合作伙伴，实现稳固而互利的合作关系2、供应商基本情况：组织代码证、营业执照、税务证、注册地址、法定代表人、开户行及账号、联系人、联系方式等等。相关证照、管理制度及技术文件:必须符合国家之规定的证照（组织代码证、营业执照、税务登记证、特种印刷许可证等）、确保产品符合要求所必须的管理制度及具备生产原物料的相关技术标准。3、供应商的选择3.1供应商质量标准：原辅料必须符合国家标准和有关规定，杜绝非安全性原料的使用。3.2生产场所：具备必备的生产环境，建筑物、设备布局与工艺流程三者衔接合理。有与生产相适应的原辅料库、生产车间、成品库，并可杜绝交叉污染。3.3具备安全卫生事故处理的应急预案。3. 4供应商产量、给买方安全供货比例、价格、付款方式、资信程度、交货期、交货方式、履行地点等。4、供应商评价3.1 每选择一家新供货商时，餐饮部制作出成品后，可由物业公司组织相关部门人员对食品进行试吃，出具试吃意见，作为供应商考核评分的相关依据。同类供应商评估成绩较低的，降低采购量，持续较低无改进的，取消合格供应商资格。4. 2每半年一次使用供方业绩评估表对供方进行业绩评估（百分制），评估时根据季度考核结果，质量占40%,价格占25%,交货期占25%,服务占5%,其它（公司实力、配合度、环境和职业健康安全管理等）占5%。经年度评估总分低于60分的，取消其合格供方资格。附件一：采购流程图:流程结束附件二：财务结算流程餐饮款项支付支付：分类分客户分时间段付款原则上餐饮公司自收自支。(1) 采购款项付款时间：每月6-20日付款(周六、周日、节假日不付款)：按采购类别、供应商客户分别确定付款日。原则上所有常规采购货物每月付款一次，隔月6号以后付款。(2) 每月费用类付款时间：每月的(570号)和(20-25号)(3) 工资发放：北区食堂21日、宏济堂22日、玉泉山庄23日。(4)电费、水费、税费、保险、伤员借款、政府费用、生产检测费、检疫费、借款(财务经理审批后,日付款提交即可)附件三：采购计划模板序号物资名称规格型号单位数量库存量备注