酒店总经办规章制度之档案管理制度模板.docx

酒店总经办规章制度之档案管理制度模板一、人事档案管理制度：酒店人事档案由劳资员统一归档管理，并负责档案的安全保密工作。1、文件、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等档案：（1）国家颁布的有关人事方面的政策性文件。（2）有关酒店人事决议的文件和会议纪要。（3）有关人事的工作计划、总结等书面材料。（4）有关人事的规章制度、规定等各类书面材料。2、员工工作业绩档案管理：（1）建立员工工作业绩档案，对员工各时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案，考核工作由各部门进行，最后由总经办汇总。（2）建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面的评价，对工作突出、成绩和贡献较大者，要给予表扬、奖励、晋级等；对工作不踏实、消极怠工、屡屡出现差错者，要进行批评、处罚、降级或撤职。（3）员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：A、文件材料，包括人事调动表、劳动合同书、员工身份证、文凭、健康证、暂住证等。B、考证记录，主要是员工工作表现评估表，酒店实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期进行考评。C、出勤记录，员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案。D、奖惩记录，包括员工在工作中受到的各种奖励或处罚记录。E、职级变更，包括员工职务、级别与工资待遇等内容的变化记录。3、员工培训档案管理：员工培训档案是指对员工自进入酒店工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录，内容包括：接受岗前/岗中培训的课程名称、内容、时间、出勤记录、有关考试的试卷，培训员对该员工的培训评估、员工参加岗前岗中训练后的总结报告、参加外训的成绩报告、结业证书、心得体会等。4、保存期限：（1）永久性保存：有关人事方面的各类文件、规章制度、通知等。（2）长期性保存：所有员工实物档案。5、档案移交：（1）交接档案需保证档案安全、完整、准确及质量符合要求。（2）对每一类档案要细心、全面、认真清点核对。（3）移交编制目录、移交人、接受人、监交人、交接日期。6、档案的使用：（1）人事档窠一般情况下不向外调阅，部门管理人员因业务需要调阅档案时，由总经办主任核准同意后，向档案管理员调阅。（2）人事档案管理员取档案交调卷人，调卷人要对所调卷宗注意安全和保密，保持清洁、严禁涂改。（3）一次调阅5份以上人事档窠，仅限在总经办调阅，调卷人不得将档窠带出总经办。（4）及时将档案归回档夹。（5）档案员应严守档案机密。二、总经办档案管理制度：1、随时收集各类文件、会议纪要、报告卡等，资料按存档目录分类存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。2、每天都要进行清理归案，以免资料堆积。3、熟悉管理的档案内容和归档制度。4、每年要清理一次档案，及时清除不必要保存的材料。5、准确地做好文件索引，以便于查找。6、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，便于查询。立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把批办卡、资料、底稿、附件等放在一起。7、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列，编页号拟写案卷标题、填写案卷封面、确保保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。8、窠卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷，分开保管，每个箱要编上顺序号，注明存放案卷年号与卷号。9、注意做好保密、防盗、防火、防水、防潮工作。10、每年对档案管理情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施。11、对于无用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确保销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。12、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。