档案管理制度.docx

档案管理制度一、文件材料收集整理制度1 .应当依据制定的文件材料归档范围及保管期限表所划定的归档范围，认真做好各类文件材料的收集归档工作。2 .各类文件材料于次年6月底前完成归档，并移交综合档案室。3 .归档文件材料要收集齐全完整，做好分类，剔除不应归档材料，区分保管期限，做到类目明确，条理清晰。4 .归档文件的制成材料应能够长久保存，用墨、用纸符合相关标准。5 .归档的文件材料应为原件，复印件需要加盖公章。6 .归档时应按规定履行交接手续。二、档案借阅利用制度1 .外单位人员查阅须持正式介绍信并表明查阅内容和目的，经单位领导批准后方可查阅；本机关人员杳阅档案限于与本职工作有关的档案，特殊情况需经领导批准后，方可查阅。2 .查档人员，必须履行登记手续。3 .查档人员不得将档案原件拆叠、卷曲、圈点、划杠、涂改、批注、污损，不得撕毁、抽取档案原件。4 .复制、抄录档案资料，应经档案管理人员同意并加盖公章,方能有效。5 .档案管理人员要做到热情接待，耐心查找，做好服务工作,最大限度地发挥档案的作用。三、档案移交制度1 .本单位形成的文件材料办理完毕后，由办公室集中收集，按时归档。2 .各科室、部门形成的文件材料，由各科室、部门分别收集、整理、立卷，并于次年六月底前将案卷及目录一并移交综合档案室归档。3 .移交档案时，编制档案移交清册一式二份，交接双方须在移交清册上签名分别保存，并当场清点核对所移交档案。4 .档案人员工作调动时，应及时办理交接手续。四、档案保密制度1 .存放档案须在专用库房，库房须安全、牢固，门窗要加固。2 .档案工作人员和档案利用人员，必须认真执行保密法及有关保密管理规定，对涉密档案管理按国家涉密管理规定执行。3 .明确不同密级档案的使用范围和借阅办法并严格遵守。4 .档案管理和利用过程中，不得在公共场所、家庭、信件、电话、网络中谈论、书写密级档案内容。5 .不得私自摘抄、外传、出售、销毁密级文件和资料。6 .档案工作人员在调离工作前，必须将档案、资料逐件点交清楚，离职后对所了解的机密情况不得泄漏。7 .如发生档案丢失或泄密情况，必须及时上报，立即追查，并采取补救措施，严肃处理相关责任者。五、档案室出入管理制度1 .非档案管理人员或未经许可，不准擅自进入档案室。2 .查阅档案资料须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕应立即归还。档案原件一般不外借，如特殊需要，经有关领导批准后，方可借阅，时间不得超过5天。3 .对文件材料进行分类，归档材料必须齐全完整、层次分明、类别准确，符合其形成规律。4 .档案柜要按类、按序编号，整齐排列，便于查找；按规定编制档案纸质目录，并建立规范的电子目录数据库。5 .档案室须专人管理，妥善保管钥匙，离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施。6 .定期检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。7 .档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品O8 .档案室应保持清洁卫生、通风干燥，要有防光、防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防有害生物、防污染等安全措施，定期检查电气设备、消防器材等设施，保证安全可靠。9 .对档案室的档案资料要做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。