来宾参观接待管理流程.docx

公司参观接待管理流程一、目的为使公司的参观接待工作流程化、标准化，提高公司接待工作的水平，特制定本流程。适用于政府领导、合作伙伴、重大客户和其他重要客人到厂区参观访问相关接待工作的安排，不包括公司因业务和工作需要与相关职能部门的业务接洽活动。三、职责1、办公室作为参观接待工作的归口管理部门，负贵接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。2、生产安全环保处作为生产管理部门，负责来宾安全告知,现场道路秩序、参观路线、展厅讲解及咖啡吧服务等工作。3、各相关部门负责配合办公室的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待。四、参观路线厂区参观的常规路线为：来宾车辆进厂f办公楼f主厂房f观看电视墙f展厅f中控室一生产线参观。实际参观过程中，根据来宾背景及要求调整参观线路时，应经公司领导批准。五、参观接待流程1、处理接待信息领导邀请的重要客人需接待的，可书面或口头提前通知办公室。各部门邀请的重要客人需接待的，原则上须提前一天通知办公室。办公室接待负责人全面了解来宾基本情况，包括来宾职务、来访具体时间、人数、参观目的和要求等，在此基础上协同来宾对接部门拟定接待计划，确定接待负责人及参与人员，酌情安排接待标准，并报公司领导审批。2、确认接待人员及参观路线办公室根据接待计划，协同来宾对接部门，在接待前1天确认并通知参与接待的有关领导、解说人员、拍摄人员等陪同人员。3、布置会场、厂区办公室在来宾参观前1天布置好会场，根据接待计划准备欢迎牌、相机、水果、茶水、咖啡等。办公室接待负责人在来宾参观前1天通知相关部门落实各办公、生产作业以及公共区域的卫生，保持厂区环境卫生整洁。来宾自办公楼步行前往生产区域时，由办公室负责准备安全帽；来宾乘车直接至主厂房时，由生产安全环保处负责准备安全帽。外部来宾戴红色安全帽及红色反光马甲，海螺创业内部人员戴黄色安全帽及黄色反光马甲。生产安全环保处安排人员在主厂房展厅进行安全告知和公司概况讲解，播放视频宣传片。中控室及咖啡吧保持环境整洁，备好咖啡具、茶具及咖啡等接待用品，根据来客人数，安排专人准备咖啡饮品。4、预订酒店及安排车辆办公室根据来宾情况提前按接待计划预定好宴请来宾的酒店，安排酒水、用餐标准，并根据来宾情况按接待计划预约好来宾下榻酒店。办公室根据来宾情况提前1天安排落实接待所需车辆，要求司机提前做好车辆清洁工作和车辆检查，确保车辆安全运行无故障。5、实施接待、参观及交流参与接待人员在门口站立迎接以示礼貌，接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发。按既定的路线带领来宾参观厂区，参观过程中做到“四禁”：禁烟火、禁打扰生产、禁随意走动、禁随意拍摄。6、参观完毕离厂来宾参观完毕无需安排宴请的，接待负责人及陪同人员应与来宾再次握手致意，送来宾上车并目送来宾离厂。7、记录接待信息接待负责人整理参观接待过程中形成的各类照片、文字等材料，撰写参观接待记录，总结接待过程中的经验教训、改进建议，并将接待记录反馈至办公室负责人。参观接待过程中，有必要时，办公室应安排人员进行拍照，撰写接待活动新闻报道，3个工作日内进行新闻发布。附：1.参观接待记录表2 .接待方案3 .接待人员分工安排表2018年10月11F1.参观接待记录表来宾单位参观日期接待负责人陪同人员参观路线主要领导职务及姓名所用物品接待效果及改进建议拍照及宣传记录人:H期:*接待方案时间地点活动内容参加人员月0月B附：来访人员名单附后接待人员分工安排表序号活动地点接待内容接待人员负责人1生产区域安全告知客人进入生产区一准备，陪同客2主厂房门口迎接保持展厅门前卫3主厂房展厅讲解在展厅门口迎接'4实验室陪同参观在实验室走廊n：流5办公楼会议室座谈根据来宾人数做:品，做好服务工作必要时备好6全程拍照宣传安排好路线和接,拍照。