会议分工明确.docx
会议分工明确（一）会议分工明确会议应视状况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保P.组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤J、保卫等人员做好治安、救援、餐R等项工作。1、秘书组其主要任务是负贡会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审与会议的报道宣扬工作，并帮助会务组做好相应工作。2、会务组其主要任务是负贡会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等：（3）迎送、接待主讲人，负贡食宿支配；（4）支付各类费用；（5）财务结算。3、保卫组组织人员对会场进行平安检查，疏通通道，开启平安门等，同时帮助会务组做好相应工作。4、后勤医疗组：做好会议期间人员的应急医疗工作。在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职，但又须要默契协作,相互支援，形成一个整体，保证会议顺当进行。（二）会议通知1、通知应简明精确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否须要报名单、联系人与电话等。2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。若需报名单，则要留意统计姓名、性别、职务等项。3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员与会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以与其他留意事项等内容。（会议秩序册应在参会人员报到时发放）4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。（三）会议材料打算1、会议材料打算包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应留意材料的数量、篇幅与会议时间支配一样。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应留意是否齐全。如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特别要求的，均应尽量满意其要求。（四）会场布置会场布置应包括以卜各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备与平安出入等。（要做好后备电源、扩音设备与值班电工等应急支配）会场布置形式可依据会议的内容、发言人与参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜实行分排式就座。座谈或听取汇报的会议，宜实行圆桌式就座。2、座次排列座位的依次一般以座位的面对为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是：（1）职能部门对排名有具体规定的，以其排列的依次为准。（2）同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，依据场合酌情排列。（3）上级来人参与会议时，应依据来人的身份与在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。3、席签席签是与会人员身份的标记。既充分体现对该座人员的敬重，同时有清点人数的作用。座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。4、会场环境。依据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄重、肃穆、热情等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有平安出入之通道。5、灯光音响灯光的亮度要相宜，台上光线般要比台下亮一一些。晚上开会要做好停电的应急打算工作。音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应依据会场座位的摆放与发言人的多少而定。音响与话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此贡。6、空调、通风设备相宜的温度与清爽的空气是确保会议胜利的重要因素，会务人员应在开会之前调整好气温。受季室内气温高时，应考虑打算折扇等物品。7,桌上摆放物品主席台摆放的会议材料，必需由会务人员劝其是否齐全、页码、印刷与装订质量等逐一检查。（必要时打算了记录用笔与笔记本等）打算好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可运用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负贡倒水。（五）新闻报道由宣教部门打算好录音、摄像、摄影设备，与时进行会议精神传达。（如有必要应事先联系新闻单位，并支配好记者的接送工作）（六）车辆与食宿支配如需参观，应指定车辆负货人，打算好车辆，并请参观人员按编号乘车。若无会议指南，可将食宿支配表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。（七）其他事项1、会务人员要做好会议纪律宣读与其他事项的询问、提示等工作。2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。3、会务人员应依据签到状况驾驭到会人数，并与时联系未到会人员,查明迟到或缺席的缘由，将有关状况报告相关领4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，井留意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。5、应留意参会人员的就座状况，会场前排尽量不要空座。6、视状况统一会务工作人员着装。二、会间组织与服务阶段1 .会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场打算状况。2 .搞好会议签到、材料分发。3 .落实主席台领导、发言人是否到齐。会务人员应做好主持人或发言人不能到会的打算。主持人不能到会，可由合适的同志代为主持：发言人不能到会，可视状况找寻替代人或取消其发言。4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。5、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6、支配专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。7、会务人员须随时视察并领悟主席台领导的示意，做好临时支配的各项工作。8、由秘书组做好录音、摄影、摄像与会议记录等工作。9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。三、会后1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。2、组织送站。依据与会人员离会时间，提前支配车辆、送站人员等。3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理方法印发。4、为肃穆会议纪会风，对会议迟到、无故不参与会议的单位与会人员进行通报。5、做好会议报道工作。
