会议接待及注意事项.docx

会议接待与留意事项依据参与会议的人数不同、会议接待的打第工作的内容不同以与会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。依据会议规模，确定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议通知必需写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以与会议参与者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要留意附回执，这样可以确定受遨请的人是否参与会议，打算参与会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参与者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路途图。这个路途图避开了外地人问路的很多麻烦。会议口程是会议活动期间每一天的详细支配，它是人们了解会议状况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。选择会场。选择会场，要依据参与会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到肯定标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说：“肯定不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”其次：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者居处较近一些，免得与会者来回奔波。第三：附属设施要齐全。会务人员肯定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺当”。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、.摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄重，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：圆桌型。假如是运用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消退不同等的感觉。另外，与会者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交换看法。这种形式适于10-20人左右的会议。座次支配应留意来宾或上级领导与企业领导与陪伴面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。口字型。假如运用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。教室型。这是采纳得最多的一种形式，它适用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不须要探讨、沟通看法。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。打算会议资料。会务组应当打算有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，便利于与会者的阅读和做好发言打算。会议前的接待礼仪。会前检查。这是对在打算工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否打算齐全。提前进入接待岗位。接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，假如是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐担当。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，量尖对自己，将笔双手递上。假如是毛笔，则应蘸好果汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如须要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应常常向会议组织者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议起先前几分钟再到主席台就座。接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热忱向与会者解答各种问题，满意各种要求，供应尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、大方、灵敏、与时。倒茶服务人员留意视察每一位与会者，以便与时为其添茶水。添水是动作轻快、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手持水壶，将热开水精确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。假如操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌惊慌张，来回奔跑，将与会者的留意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项打算工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应马上播放出国歌。乂如，大会宣布颁布荣誉证书，组织人员应快速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避开会场上出现混乱。假如与会者有电话或有人要相告特殊重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。假如要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避开无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者留意力。做好会后服务的打算。会议进行之中，就应为会后服务做好打算。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的打算。另外，会后的用车也应在会议结束前妥当支配。会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。组织活动会议结束后，有时还会支配一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织实力才能胜任，同时其他接待人员要主动协作，各负其责，做好臼己分担的工作，以保证活动支配的顺当实施。送别依据状况支配好与会者的交通工具，使其开心、与时地踏上归程。清理睬议文件依据保密原则，回收有关文件资料。整理睬议纪要。新闻报道。主卷归档。会议总结