学院学生档案管理办法.docx

学院学生档案管理办法为规范学生录取、在校期间档案、毕业档案的管理，提高服务质量，特制订本办法。第一条学生档案学生档案包括学生高招录取档案、大学期间学校为之建立的各种纸质材料和学生毕业后暂时需要学校代管的毕业档案。高招录取档案：被我校录取的普招本专科新生均应有高招录取档案。录取档案一般包括中学学生毕业生登记表、高考志愿表、高考志愿机读卡、体检表等。在校档案：根据学生管理、学籍管理的要求，学校为全面体现学生在校期间的表现而建立并存入毕业档案的纸质材料。一般包括高等学校毕业生登记表、体检表、军训表、奖惩材料、成绩单、社会实践（实习）鉴定表、学年鉴定表、国家助学贷款材料等。毕业档案：学生完成全部教学过程，需要带入社会或用人单位的档案。一般包括高招录取档案、在校档案和就业报到证（副联）等。无录取档案的附加盖有学生处印章的录取审批表复印件或者录取通知书和学籍证明，学籍异动的附学籍异动审批表。第二条档案转递高招录取档案：由新生入学时，交各教学单位。学生报到两个月内集中转递学生处，并严格办理交接、登记手续。在校档案：由各教学单位平时保管，每年的5月份按要求将应届毕业生档案移交学生处，并严格办理交接、登记手续。毕业档案：由学生处负责，将高招录取档案、在校生档案、就业报到证合并，形成毕业档案。在校期间被开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍异动起，由学生本人或者家长提取；当年未报到的新生档案转回生源地省、市、自治区普通高等学校招生办公室；毕业生根据就业报到证上签发的单位转递。毕业生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递，必要时可派专人转递。学生档案不允许本人自带。任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。学生毕业时可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。确定档案在学校保管的毕业生需要与学校就业办办理托管档案的有关手续，托管的档案免费保管2年，但不计工龄。第三条学生档案的补办本校往届毕业生的个人档案因丢失等原因如需补办，必须持个人补办申请表、所在工作单位出具的档案遗失证明和档案馆出具的相关证明材料，经核实毕业证书后，可补办相关毕业材料。第四条学生档案的查（借）阅在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。党委组织部门、校团委、学生处、各院党政负责人可登记后查阅；其他人员未经学生处负责人签字批准不得私自查阅档案。学生档案一般不外借。如必须借出使用时，应在查阅档案登记本上说明理由，并经借阅单位和学生处负责人批准，严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还（借阅期限不超过一周）。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、涂损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。学生毕业后，如需查询其个人档案的转递情况，本人可持有效证件进行查询。本规定自公布之日起执行。