举办各类国际科技会议的有关规定.docx

举办各类国际科技会议的有关规定一、国际科技会议的定义“国际科技会议”是指与会者来自三个或三个以上国家(含中国)，以科技内容为主题的会议，主要包括：1.国际科技组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议；综合性国际组织在华举办的科技方面的各类会议;2 .涉及某一专门领域或是为某一课题举办的国际研讨会；3 .在华举办的国际科技展览附设的研讨会。二、国际会议的申报与审批1 .申请举办国际会议的基层单位应提前一年向学校外事处、科研处申报。申报材料中应包括“申请报告”和XXXX年在华召开的国际科技会议和展览会登记表，并包含下列内容：(1)国际会议中、英文名称；(2)会议主办单位和承办单位；(3)办会目的及会议研讨内容；(4)举办时间(年月)、地点(城市名)、会期(天数)；(5)参加会议总人数、国外代表人数(不含港澳台代表)；(6)会议举办费用承担情况(一般为自筹)；联系人及联系办法。2 .学校外事处、科研处根据基层单位申报的材料，应按国家有关规定对会议的必要性、可行性予以审核，然后报请校领导批准。最后由外事处行文上报教育部国际合作司或XX省科学技术厅国际合作处。3 .教育部国际合作司或XX省科学技术厅国际合作处将会根据我校上报的材料及时向国家科技部国际合作司申请报批。4 .注意事项：(1)若会议规模超过150人时，国家科技部还须将会议材料报审批；(2)若有台湾代表与会，须将其材料另行文报国家科技部台湾事务办公室审批；(3)凡涉及国防技术和国家先进技术等内容，应注意保密。三、国际会议的组织与分工在取得科技部同意后，由学校领导、外事处、科研处及基层申请单位等有关部门组成的国际会议领导小组开始全面负责国际会议的筹备与组织工作。具体分工如下：1.申请单位负责会议通知、论文征集、论文集的出版印刷、编印会议程序册等。2 .外事处负责会议的组织、协调工作和外国代表的有关事宜。3 .科研处负责向有关科协、学会、协会、部门申请费用资助。负责器材保障和国内代表有关事宜。四、国际会议的总结与上报会议结束后，国际会议领导小组将对会议进行评估和总结。基层申请单位负责写出以反映会议学术水平和效果为主要内容的总结材料，并交外事处、科研处。最后由外事处负责将总结材料上报教育部国际合作司或XX省科学技术厅国际合作处等上级机关。