商会成立大会活动方案.docx

丽河北京商会成立暨第一届会员代表大会活动方案为了凝聚乡情、友情、亲情，整合社会资源，搭建会员相互支持、相互信任、互利共嬴的开放式的平台，携手合作、聚力同行、共同发展，做强做大，发挥丽河籍在京人士在当地经济社会发展中的作用，确保丽河北京商会成立暨第一届会员代表大会顺利召开，特制定本方案。一、指导思想促进商会的成立和发展，广泛的注重巩固与各兄弟商会及企业的老关系，发展新朋友、促交流、广交朋友的活动，争取丽河市委、市政府和北京及周边地区党委、政府及有关部门的支持，累积社会资源为商会发展打好坚强的基础，同时，组织协调乡友回乡投资，回报家乡，促进家乡经济社会快速发展。二、会议主题携手合作、聚力同行、共同发展，做强做大，贡献社会三、会议内容、时间、地点、参会人员（一）会议内容：丽河北京商会成立暨第一届会员代表大会（二）会议时间：2012年元月8日（三）会议地点：（四）参会人员：四、组建机构会议组委会主任：会议组委会副主任：会议组委会成员：组委会下设六个工作组，各工作组成员及职责如下：（一）筹备组组长：成员：职责：1、负责拟定“丽河北京商会成立暨第一届会员代表大会”。2、负责协调各工作组的工作。3、负责检查各项准备工作的落实情况。（二）后勤组组长：成员：职责：1、负货会议所需物品的采购。2、负贵会场的布置。3、负贵会场的灯光、音响、投影仪等设备。4、负贪参会人员就餐、住宿安排。（三）安全保障组组长：成员：职贪：1、负贵会议期间的安保工作。2、负贵组织参会人员入场、退场工作。3、明确参会人员接送方式，并造册登记、签名（注明接送方式）。（旧）车辆停放指挥组组长：成员：职责：1、负贵会前各类车辆分类定点停放指挥工作。2、负贵晚会结束后指挥车辆有序离开（五）摄影摄像组组长：成员：职贵：1、负责会议全过程的摄影摄像。2、负责会议结束后将所有摄影摄像刻录成光碟交商会秘书处保存。（六）宣传报道、会务接待组组长：成员：职贵：1、负贵活动前后的宣传工作、营造活动氛围。2、负责发出相关邀请函。3、负贵领导座卡的制作与摆放。4、负责接待来宾，接待时要做到热情、有礼有节。5、负责拟定会议议程和会议时间控制。6、负责宣传标语的制作张贴。五、各阶段任务及工作分配（）会议筹划及准备1.拟定会议计划：拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定特邀嘉宾和赞助商：确定会议日期、日程及议程及预备会议内容：排出会议作息时间及注意事项；做出会议经费预算和筹资方案；成立会务组，明确会务分工。2 .发出会议通知：第一轮通知（告知会议具体时间、地点、参会人员名单等）：正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。3 .准备会议材料：会议审稿，确定大会发言名单；确定开幕式议程、开寐词或致词稿代拟稿；编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；准备会议纪要和通讯录。4 .准备会议标识：参会证；会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；会议展览布直（宣传标语等）：壁报。5 .安排会议生活：预定交通工具；预订宾馆,安排住宿、餐饮、会场；联系安排参观、访问、旅游活动；确定财务、接待、保卫人员；安排茶歇和娱乐活动。6 .选定布麓会场：排定会议座次；布卷环境；检查并配置电化设备：展台安排。（二）会议接待1 .会议报到：接站；填写报到单；分发会议材料，安排住宿；收取参会人员费用；通知有关事项。2 .会场组织：检查会议设备：接待嘉宾；保证会议主持人、发言人到位：调动与会者提问和讨论；会议记录。3 .会议生活服务：及时定购邀请参会领导回程票；印刷并分发会议参会人员通讯录：检查住房设施；征求膳食意见：保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。（三）会后安排1 .整理会议文件：整理会议记录；形成会议决定（简报、纪要）：写总结向上级汇报情况或发布：将会议材料分类、立卷、归档。2 .送别会议人员：分发邀请领导回程票；结清会议费用；根据返程时间安排车辆；发放会议资料、照片和通讯录。3 .会后工作：结算会议开支费用；归还会议所借物品。六、其它（一）各有关人员必须按照此工作方案认真履行好职责，确保会议顺利召开。（二）各有关人员应对分工有超前意识提前准备，对可能出现的情况有补救措施。（三）各工作组提前召集本组成员开好预备会，做好进一步分工。（四）未尽事宜另行通知。