公司电子文件归档及管理规定.docx

公司电子文件归档及管理规定找文章到大秘书网()一站在手，写作无忧!第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件平安有效地利用，依据中华人民共和国档案法等有关法律法规，特制订本暂行方法。其次条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必需归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。第五条电子文件般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。第六条电子文件物理归档的基本要求：办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；电子文件应依据本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，；经过过程中的状况随时记录在相应的文件中；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，电子文件登记表、机读书目、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。第八条电子文件形成单位必需将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。第九条电子文件在无纸化办公过程中，应实行平安措施，保证不会非正常改动。第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，平安的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与平安。第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必需仔细检测电子文件，并填写归档电子文件移交接收检验登记表，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由电子文件形成单位保存。第十二条电子文件的检验应包括以下项目：载体有无划痕、是否清洁等；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特别格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；第十三条档案室依据检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。第十四条移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套供应利用。第卜五条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理，避开擦、戈h触摸记录涂层；单片载体应装盒，直立存放，且避开挤压；存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；环境温度限制范围为17r-20oC,相对湿度限制范围为35%-45%o第十六条电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成单位和设备更新状况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。第十七条档案保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入归档电子文件管理登记表。对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%,如发觉问题应刚好实行复原措施;磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。第十八条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。第十九条利用归档的电子文件，应运用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采纳网络方式供应利用时，应遵守国家有关保密规定，实行身份认证、权限限制等平安措施。其次十条归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不行擦除载体上应连同存储载体一起销毁。其次十一条档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁状况进行统计。其次十二条本方法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。