Excel的使用技巧.docx

Exce1.的50个使用技巧一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性"功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、"商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2 .选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、”个体企业”3 .切换到Sheet1.中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据一有效性"命令，翻开“数据有效性"对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源"方框中，输入“工业企业”，"商业企业”，"个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如D列），再翻开“数据有效性"对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（cD,确定退出。4 .选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档"菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容"按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接一翻开"选项，翻开“分配超链接"对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.x1.s”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4 .以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并击“添加"按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。3 .将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。1 .执行“格式一选项"命令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列"标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关，车队,一车间，二车间，三车间”等），单击“添加”和"确定”按钮退出。2 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序"命令，翻开“排序”对话框，单击“选项"按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格"命令,翻开“单元格格式"对话框，在“数字”标签的"分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”（三个英文状态下的分号）。3 .再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。4 .执行“工具-保护-保护工作表"命令，翻开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定"返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Exce1.的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要去除“锁定”前面复选框中的"V”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性"命令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式"标签下，按“模式"右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，"确定”退出。以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1 .执行“工具一自动更正”命令，翻开“自动更正"对话框。2 .在“替换”下面的方框中输入“pew”(也可以是其他字符，“pew"用小写)，在“替换为"下面的方框中输入“电脑报"，再单击"添加”和“确定"按钮。3 .以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pew"字符？此时可以不考虑"pew”的大小写？，然后确认一下就成了。十、在EXCe1.中自定义函数Exce1.函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1 .执行“工具一宏一Visua1.BaSiC编辑器"菜单命令(或按“A1.t+F1.I"快捷键)，翻开ViSUa1.BaSiC编辑窗口。2 .在窗口中，执行“插入一模块"菜单命令，插入一个新的模块一一模块U3 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作算中使用十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式f工作表f背景"命令，翻开“工作表背景"对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入"按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住Ctr1.键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3 .按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中"白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实,是图片被“白色”遮盖了）。提示？衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1.单元格中输入公式:=BiaciAD1.02 .再次选中D1.单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3 .选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑选择性粘贴"命令，翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定"按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。4 .将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、这里有两点要注意：（I）在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个EXCe1.文件都会包含多个工作表；（2）一个EXCeI文件可包含的工作表数有个上限，为255张。2、对多张工作表进行操作在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是局部工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表"；后一种情况，通过按住“Shift"键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctr1.”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。四十六、Exce1.快速输入特定文本因工作的需要，我经常用Exce1.2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准标准的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。1、自动更正法选择“工具一自动更正"命令，翻开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”,在"替换为"下面填入”建筑安装工程质量检验评定统一标准GBJ300-88"（不含引号），然后按“确定"按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“建筑安装工程质量检验评定统一标准GBJ300-88z,o小提示：你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用；在Exce1.中定义好的自动更正词条在OffiCe系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用;如果确实需要输入文本“G300"时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个"0”即可。2、查找替换法有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要屡次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X,但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑一替换"命令（或直接按CtrI+H快捷键），翻开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母"X”,在"替换值”下面的方框中输入“X”,将“单元格匹配”前面的"V”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部"按钮即可。小提示：在按住Ctr1.键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如），然后按下“Ctr1.+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。3、函数合并法我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、”某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常用Exce1.中的CoNCATENATE函数来实现这些特定文本的输入：假定上述文本需要输入某一工作薄的SheetI工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如AI和B1.）中分别输入文本''某某市"和“建筑安装工程公司"，然后在Sheet1.的D2单元格中输入公式：CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1),以后我们只要在C2单元格中输入“第九"，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司。4、剪贴板法由于OffiCe2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。用“视图一工具栏一剪贴板”命令，翻开“剪贴板”工具栏。将特定的短语