公司会议管理办法.docx

公司会议管理办法第一章总则第一条为加强公司会务管理，规范会务组织程序，提高会议效率，严肃会议纪律，制订本办法。第二条各类会议应以“主题鲜明、精简高效”为原则。（一）召开会议应主题鲜明、准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。（二）召集单位（人）要尽量缩短会期，统笫、合并召开会议，控制会议规模，精简与会人员。第三条本办法适用于公司迎检会议、研讨会议、例行会议、培训会和临时组织召开的各类专项会议等。第四条根据所召开会议的规模,参加人员的范围，会议分为小型会议、中型会议、大型会议。小型会议：公司各部门、工段沟通、协调、部署工作召开的临时性会议。参加会议人数在30人以内。中型会议：会议内容涉及各部门、工段的专项工作或正常例会，需有关单位相关人员参加的会议。参加会议人数一般在60人（含60人）以内。大型会议：集团各部门或各分子公司及相关部门人员参加，学习、总结、部署全面或重要专项工作的会议。参加会议人数在60人以上。第二章会务分工第五条会议召集部门为会议总负责单位。（一）负责会议议程的制定和报批。（二）负责根据会议需求布置会场、会议材料的准备与发放、参会要求发布等工作。（三）负贲会议现场记录、会议纪要的撰写、报批、发放。（四）负责会议要求和会场纪律的监督、管理。（五）负责根据需求，协调设施维护单位调试设施.解决使用问题。（六）负责根据参会人员名单，摆放桌牌、拍摄合影、安排就餐座次、休息房间等。第六条机电工段为电路设施、电子设备、网络设施维护管理单位。负责根据会议召集部门安排，调试设备、更换配件、解决故障，协助会议召集部门现场使用设施。第七条财务部为账务处理单位。负责够释费用报销原则和流程，审核、报销会。第八条综合管理部为本制度执行情况的协调、监督、考核、保卫管理、后勤保障单位。（一）负责协调各环节沟通、执行过程中反馈的问题。（二）负责根据会议纪要和公司领导指示，督办会议重点工作。（三）负责通报违规事件和处理决定，监督违规人员接受处理。（四） 负责根据会议召集部门安排对门禁、车辆及相关人员的管理和引导，做好后勤保障及宣传工作。第三章会议计划与统筹第九条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：大型会议、公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第十条各类会议经公司领导审批同意，如无特殊情况应如期召开。遇特殊情况或需延期，会议召集部门应及时报总经理枇准后立即告知参会人员和综合管理部。第四章会议管理第十一条小型、中型会议流程会议由召集部门牵头开展，其他单位按会务分工协助配合。（一）提起申请。会议召集单位（人）向公司业务主管领导提出申请，明确需沟通的工作和参与人员。经同意后，如需使用非本单位管理的房间、会议物品（设施），要至少提前1天向综合管理部提出申请，并说明使用时间。如需制作宣传材料或非常规物品，要至少提前3天提出。（二）发布通知。明确会议主题、参与人员、起止时间、地点、需携带材料、着装要求等要素。（三）拟定议程。根据会议需要确定。（四）文件准备。包括报告、主持词、需研究讨论的文件等。（五） 会场布置。完成桌牌的摆放，电子设备、照明设施、多媒体设备等硬件及相应的软件调试。（六）会前检查。对各项准备工作进行系统检查。（七）会前点名。参会人员提前10分钟到场，召集部门（人）于会议开始前3分钟点名。（八）会议开始。由召集部门（人）主持会议（或指定专人），说明会议议程和需沟通的问题，并现场记录。参会人员按照议程表述意见，如有议程外的议题，需征得召集部门（人）同意，在议程结束后提出。（九）会议结束。会议召集部门（人）宣布会议结束，将现场卫生和物品恢复至原始状态，关闭所有设施，归还物资，并通知综合管理部验收。（+）会议落实。会议牵头、组织或协调部门要认真做好会议记录，会议记录中需体现会议名称、地点、主持人、出席人、记录人、会议议题等内容。必要时要需参会人员签字确认。须形成会议决议的,由会议召集部门根据会议要求形成决议草稿，经会议审议逋过后，公示或下发。一般会议精神的落实由会议牵头、组织后协调部门负责督办，重要会议决议或重要决定事项由综合管理部列入重点督办工作督办。重要会议要录音、照相、录像，会后要将资料存档。（十一）重点工作。会议纪要经公司领导班子阅示，确认为公司重点工作的，会议召集单位（人）需将会议纪要抄送综合管理部，由综合管理部负责制作及下发。第十二条大型会议管理由于大型会议涉及单位、人员多，会议组织工作复杂，为保证会议准备充分，应成立专项组织机构，明确分工或按本制度明确的会务分工开展工作。第十三条其他会议管理以会议召集部门（人）临时发布的通知要求为准。第五章会议纪律第十四条因事无法按要求参加会议、迟到者，需至少在会议开始前30分钟向召集部门（人）请假并说明原因，指定其他人员参加，征得同意后方可执行，移交相关工作。需提前离场者，要现场征得召集人同意，并按召集部门（人）要求执行。第十五条所有人员应按要求到场，点名时未到者（或被委派人未到）视为迟到。第十六条会议进行中应保持会场安静，严禁随意走动，不做与会议主题无关的事。手机调为震动状态或关机；需要发言、接打电话或暂时离开会场，应举手示意，征得召集部门（人）或与会最高级领导同意后执行。第六章微信会议第十七条微信会议是以微信为载体，利用微信群，组织召开的会议，提高沟通的效率同时降低大大降低了沟通成本。第十八条微信会议大致分为例会、系统会议、专题会议、项目会议和临时会议。（一）例会是指依据约定的惯例每隔一定期限召开一次的会议，例会群为固定的稳定长期群。（二）系统会议为以各条线或各部门人员为主参加的会议，主要讨论和布置系统内或是部门内部的工作，系统会议群是固定的稳定长期群。（三）专题会议是指为研究某方面的工作或解决某些特定问题而组织召开的会议，专题会议群为临时群。（四）项目会议是指专为某一个项目工作而召开的会议，项目会议群与项目建设相始终，是固定的相对稳定群。（五）临时会议就是为及时协调某些临时性的工作或解决临时性问题而组织召开的会议，临时会议群是临时性组群。第十九条固定的微信群要指定群主，并由群主负责管理群内事务。临时微信会议群，要指定临时群主。会后，由群主将微信群解散。各种专题会议和临时会议在建群时，要由会议主持人或群主说明建群目的。各微信会议群内的成员要主动将个人的“群内昵称”修改成本人真实姓名。第二十条会前准备工作。（一）固定时间的例会，如无特殊要求不进行通知；如会议时间有变或会议取消，群主要及时在群内发布信息。会议如有相关材料，由群主在会议开始的30分钟前，将材料在群内发布，各参会人员根据材料内容和要求，做好会议准备。（二）非固定时间的例会，或各种专题会议和临时会议，由群主至少提前15分钟发布会议通知，接到通知的人员要立即在群内回复。没有回复的，要由群主或群主指定的专人通过电话通知，确保所有应参会人员均接到通知。（三）所有微信会议的参会人员要在会议召开前确定移动设备网络稳定、电量充足，并在会议开始前5分钟在群内报到。（四）项目微信会议群除讨论问题、下达工作任务，还有汇报工作进展、进度检查等作用。项目微信群要设立专兼职督办员，督办会议布置工作的进展情况，领受任务人员必须对工作情况进行汇报和回复。（五）确因网络、工作冲突或个人原因等，无法参会的，要及时向群主请假，必要时还要直接向参加会议的主要领导请假。第二十一条会中管理（一）会议开始后，由群主首先报告会议参会人员情况，然后由会议主持人组织会议。（二）参会人员要遵守会议纪律，不得随意退出。确因客观原因等需要离会的，要通知群主，并经会议主持人同意方可离会。（三）因特殊原因无法准时参会的，在会议中可随时加入会议微信群，并及时了解会议内容，以保证正常参会。（四）根据会议需要，只参加部分议题的人员，由群主或群主指定的专人负责根据会议进程将相关人员加入和退出微信群。（五）会议交流以文字为主，必要时，辅以相关文件。（六）各种专题会议和临时会议结束时，由会议主持人、群主或指定的专人宣布会议结束，参会人员方可离会。会后，由群主安排整理完会议资料、决议等内容后此群即可明除。第二十二条会后管理（一）微信会议的决定事项与昔通会议形成的决定、决议、布置的工作具有同等效力，任何单位和个人均不得拒绝执行。（二）各种例会、专题会议要由会议主持人或群主指定专人及时整理和下发会议纪要。临时会议如有必要，也要整理和下发会议纪要。（三）微信例会和系统会议纪要与普通例会及系统会议纪要按时间顺序依次排流水号，不得空号和重号。（四）各种微信会议的纪要需由会议主持人或群主指定专人在OA办公系统中根据会议要求在指定范围内发布。（五）如有必要，相关会议纪要需报综合管理部进行督办，并备案。（六）徵信会议纪要与普通会议纪要同样需按照档案管理的相关要求进行年度归档。（七）因故无法参加会议人员，如果是例会的，要在会后到例会群中了解会议情况及会议决定事项：如果是专题会议或临时会议的，因会议群解散的，要联系群主或通知人了解会议情况。第二十三条因微信会议参加人员一般均在开放空间参会，为保证会议内容不外泄，参会人员要以文字或各种文件进行交流，严禁使用语音交流。第二十四条徵信会议的进行情况、会议中使用的各种资料及会后形成的会议纪要，除经批准的内容除外，均不得以任何形式向未参会人员透露；并严禁在公司外扩散。第二十五条因微信的保密还没有比较成熟的要求和做法，在微信会议中，尽量不讨论公司保密事项和工作。如确需讨论相关议题的，要严格限定参会范围和知晓人员。第二十六条例会和系统会议群主或群主指定的专人要随时关注群内人员的工作变动情况，对离职或因工作、岗位调整不适宜参加本群会议的人员，要随时进行清理。第七章考核第二十七条因会议组织不善、分工不明确，导致工作推诿、会议开展不畅或未解决实际问题，因此影响生产经营工作，根据实际影响进行考核。第二十八条不按会务分工开展工作，因此影响生产经营工作，根据实际影响进行考核。第二十九条参会人员违反会议纪律，根据实际影响进行考核。第三十条不按会议纪要要求开展工作，或因会议纪要撰写存在问题、未按要求履行会议纪要签阅、抄送流程，导致会议决议未落实或落实不到位的，因此影响生产经营工作，根据实际影响进行考核。第三十一条会议结束，会议召集单位未对会议室及室内物品、设施进行整理、回归原样，根据实际影响进行考核。如造成物品、设施缺失或损坏的，由会议召集部门照价赔偿，由综合管理部负责收取赔偿金用于完善相关物品、设施。第三十二条违反其他管理规定的，按相应制度处理。