印章使用管理办法.docx

印章使用管理办法第一条总则一、为加强印章的管理，安全使用卬章，使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用，特制定本办法。二、适用范闱：本规定适用于公司各部门、各项目以及卜属分公司。三、本规定所指的印章是指公司各部门的公章、财务章以及一些专用章、法人名称印章等所有印章。第二条印章的制作和启用一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则，尽量减少印章的使用频次和刻制种类。二、新刻或改制印章须提出书面申请，并绘制印章样式，签报总经理办公室并经公司总经理批准后，由总经理办公室统一刻制，异地项目由项目的综合行政部刻制。三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续，并到公安机关指定的单位刻制。四、印章制作好后，在颁发前，总经理办公室应有详细的交接登记，保管人/责任人在印章印模备案表上签字，并将印模报总经理办公室备案。五、印章启用前，使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。如使用单位或部门撤销或改变名称，印章应缴还总经理办公室处理。第三条印章的种类与审批根据公司目前的经营业务内容，公司对印章进行统一分类、刻制，项目自行刻制的印章无效，印章的种类及审批流程如下：一、公章1 .公司公章（I）使用范国：以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、对外的相关证明、劳动合同、财务部门办理财务信托、查账和支票密码盒等业务。（2）保管人：由总经理办公室专人保管。（3）审批流程：使用公章的个人填写印章（证照）使用申请表，说明盖章的目的、用途及范围等，经项目总经理/部门总经理审批同意后，报公司总经理批准后到保管人处盖章。2 .分公司公章（1）使用范围：以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信；以分公司公司名义对外的相关证明等业务。（2）保管人：公章由分公司专人保管，分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人，应签署由律师起草的承诺书。（3）审批流程：使用公章的个人填写印章（证照）使用申请表，经部门经理审批同意后，报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。二、专用章1 .合同专用章（1）使用范围：以公司、分公司名义签订的协议、合同等。（2）保管人：公司的合同章由公司的法务助理保管，分公司的合同章由分公司专人进行保管。（3）审批流程：按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续，并按照公司授权体系规定的审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。2 .财务专用章财务类的各种印章（财务专用章、发票专用章、人名章等）的使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。3 .人事专用章（1）使用范围：办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明。（2）保管人：人力资源部专人保管。（3）审批流程：按照人力资源部的相关规定执行。第四条印章的使用、各类印章经审批后方可用印，严禁在空白信件盖印，确有需要用印的，要严格履行用章手续，用后及时存档。凡对外文件使用印章，经批准加盖公章后，需扫描或复印备份加章文件副本，存档备案。二、使用带存根的公函、介绍信或证明信等要盖两处印章，处盖在公函连接线上，处盖在法人名章落款处，凡是在落款处加盖的印章都要“骑年盖月”。三、原则上不得将印章私自携带外出。若确因工作需要携带公章外出，应按审批流程进行审批，经批准后方可带出，并在印章借出登记表中进行登记。四、合同专用章的印章保管人须审核：1 .该合同所涉相关各部门已经在合同审批单相应位置审批并签署意见;2 .合同已经相应的公司领导签署。以上两项必须同时具备方可使用印章。五、盖章后印章使用登记表应与盖章文件的复印件一并存档,并按照印章（证照）使用情况登记表的要求做好登记工作。第五条印章的保管责任、各部门、各项目需指定专人保管印堂，并使用保险柜加锁保管。应由专人做好印章的登记、审批、存档等日常管理工作。二、印章保管人要坚持原则，按规定办事，提高警惕，严防私用、盗用公章，以免造成损失。对不符合规定手续的用印，有权拒绝，并应及时向总经理办公室报告。三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印，而造成的损失，公司将追究相关法律责任，并给予行政和经济处罚。四、项目的印章应指定专人进行管理，并将其管理人员报总经理办公室备案。五、分公司及项目管理的印章如有销毁、更换或新增印章要及时上报总经理办公室。第六条附则一、本办法自下发之日起执行。二、原印章及证照使用管理规定即日起作废。三、本办法由总经理办公室负责解释。