数码集团秘书手册会议管理(大型).docx

数码集团秘书手册会议管理（大型）一、会前工作（一）接到领导指示后，即时确定会议目的、参会人员、时间、议程，并请领导审定。（二）综合考虑各种因素，选择合适的会议时间、会场。（三）安排会议场地、落实参会人员。安排会场，一般应考虑会场大小、参会者方便，交通吃住，会场附属设施是否齐全（照明、通风、卫生、服务、电话、扩录音、投影或供放等设备）（四）会前两星期，拟订会议通知。下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，电话确认。（五）落实与会人员和联络人，出现意外情况时可进行联系。（六）会前星期，为领导准备好发言提纲、材料或参考资料：为会议准备好各类材料。（七会前拟发的通知和给领导提供的会务材料，应请领导审阅、完善。（八）会前三天，再次提醒参会人员参会事宜，并分发会务材料。注意提醒与会人员参会及相关要求等，如着装、相关材料等。（九）会前两天，安排好会场服务和会场各类布置（如桌椅、茶水、水果摆设，仪器调试，环境布置，指示标志、接待等）（十）会前应积极和集团军队沟通，安排联络、接送车辆等。（十）准备好会议用品用具。如参会证、名牌、文具（笔、曲回针等）纸张、文件袋、签到卡、记录材料（录像带、录音带、相机、胶卷等）等。（十二）会前两小时，检查场地、检查设备。提前检查会场的布置、照明、音像设备、座席安排等情况。二、会间工作（一）会前一天，做好接待工作。主要为与会人安排休息、座席、就餐、交通等工作。（一）会间，做好会场服务。主要为与会人签到及引坐工作：分发会议材料和用品；做好内外联系、传递信息及茶水供用等工作。（三）迎接客人，注意对待参会人员谦和有礼的态度。（四）会间，做好会议记录和会议录音。三、会后工作（一）会后,整理自带用具并检查会场、清点会务用品。（二）会后当天，整理会议记录和撰写会议纪要。（三）会后三天内归档会议材料、总结会务经验。（四）跟办、落实会议精神。