电子印章管理办法.docx

电子印章管理办法为进一步加强公司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的使用和管理，保证文件资料传输的安全、合法、有效，提高办公效率，结合公司实际，特制定本管理办法。第一章总则第条电子印章是指以电子形式存在的，依附于电子文件并与其逻辑关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完整性，并表示签署者同意电子文件陈述事实的内容。第二条本办法所规定的电子印章指公司行政、合同、法人、工会、纪委、党委印章，及下属各分、子公司行政、合同、法人印章及各部室印章。第三条电子印章主要用于集团公司及公司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与实物印章有同等效力。原则上所有合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能使用电子印章。第四条本办法适用于公司及下属各分、子公司及作业区。第二章电子印章管理第五条公司电子印章由集团公司信息中心负责制作，公司行政部为信息中心对口联系部门，负责根据公司机构设置及变化情况，结合各机构部门实际业务开展情况，向信息中心中请制作、变更或销毁电子印章。各部门如需新增、变更或销毁电子印章时,须向行政部提出正式申请，由行政部统向信息中心申请办理。第六条公司电子印章保管与实物印章保管致，即公司行政印章、合同专用章、法人印章由行政部保管；各分、子公司行政印章、合同专用章、法人印章由行政部及分、子公司各保管一套；各部门卬章由各部门负责保管。第七条电子印章应指定专人进行保管，且存放电子印章的电脑必须设置开机密码，并定期更换，同时必须安装杀毒软件及防火墙等网络防护软件。存放电子印章的电脑在不用时应关机，管理人员离开电脑时，必须将电脑锁定。第八条电子印章管理人员必须谨记使用密码，电子印章使用密码不能更改，遗失后对应的电子印章即作废，须重新制作。第九条所有电子印章管理人员必须严格按照相关法律法规及本办法妥善保管电子印章。若因管理不慎造成的一切后果，由印章管理人员及部门主要领导负责。第三章监督管理第十条行政部为公司电子印章监督管理部门，负责公司电子印章使用指导及监督。第十一条各使用部门应严格按照规定进行使用，在使用过程中遇到问题及时向行政部反映。第十二条行政部将定期对各部门电子印章使用环境、使用情况等进行检查，对因电子印章保管或使用不当造成不良影响的,根据相关规定提出考核意见并追究责任。第四章附则第十三条本管理办法自下发之日起执行。第十四条本管理办法由行政部负责解释。