财务档案管理制度.docx

财务档案管理制度第一章总则为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。本规定适用于公司及分子公司财务档案管理第二章会计档案Ira部门1、公司财务部负责会计的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责。会计档案由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、应建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第三章会计档案归档的范围1、会计凭证：包括原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。3、财务报告：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。第四章会计档案的整理会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。1、会计凭证。（1）会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。（2）装订凭证时分类整理，按凭证膜序号排列，摘除凭证内的金属物，分散装订，做到整齐、牢固、美观。（3）装订封面的内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。2、会计账簿各种会计账筹办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。账飨装订的基本要求：（1）按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。（2）按会计账簿封面、账筹启用表、账户目录、该账等按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，（3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现（4）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。（5）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。3、会计报表会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。第五章会计档案的归档保管1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。第六章会计档案的借阅使用1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。第七章各种会计档案保期限1、会计凭证保管30年。2、会计账筹保存30年，其中银行对账单，根行余额调节表保存10年。3、会计报表保存10年，其中年度财务报告、财务报表永久保存。4、其他未列明资料保管年限参考会计档案管理办法。第八章会计档案的销毁1、会计档案保管期满，需要销毁时由公司档案管理部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经总经理批准后，方可销毁。2、会计档案保管期满，但存在未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。3、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查。第九章附则1、本制度由公司财务部负责解释。2、本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。未涉及情况按国家有关规定处理。