公司档案借阅制度.docx

公司档案借阅制度一、借阅档案须按档案使用的权限借阅，并严格遵守保密制度。二、借阅档案时必须遵守档案借阅制度，严格履行借阅登记手续，由借阅者和档案人员认真填写借阅单。三、档案人员应熟悉馆藏，尽量提高检索档案的查全率、查准率及检索、调阅档案的工作效率。四、档案人员应主动热情接待借阅者，认真检索档案信息或为借阅者提供查找档案的线索，对每一位借阅者和每一卷调阅的档案负责。查阅档案过程中不得擅自离开，并为借阅者提供电话查询和复印服务。五、对借阅出库的档案，档案人员应严格履行交接和签字手续，借阅者和经办者当面仔细核对档案的卷号、数量和卷内文件，如有问题应在借阅单上注明。六、借出档案的期限一般不超过七天，如不能按期归还，应办理续借手续，档案人员应及时催还过期档案。七、档案归还时档案人员应与借阅者当面认真核对所还档案的卷号、数量和卷内文件，查看文件中有无破损、丢页等情况，并注意收集、积累利用效果实例。八、借阅者在调离工作岗位时，须将所借档案、资料全部归还，由档案部门确认无误后，在人事调出会签单上签字或签章。九、外单位利用公司的档案资料时，只能在阅览室内查阅，不得外借。如必须借出，需经主管领导人批准方可外借。十、档案管理人员借阅档案，也必须严格履行档案借阅制度，认真办理有关手续。十一、档案人员应忠于职守，加强保护档案的防范意识，防止人为丢失、破坏档案的情况发生。十二、未能及时查阅的档案、当天未阅完的档案必须入柜、入库保管。十三、借阅的档案必须保持案卷的完整与安全，不得损毁、丢失、拆卷、抽换及任意涂改、批注、勾划及转借、携带至公共场所。文书档案的借阅1 .文书档案借阅应严格执行档案借阅制度，借阅本部门形成的档案无须批准;2 .借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导枇准；3 .外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报枇；4 .公司领导层的会议记录只限形成部门借阅；5 .无特殊需要文书档案不借出原件。科技档案（基本建设档案、科学研究档案、设备仪骞档案、招投标档案等）的借阅1 .借阅科技档案时，应严格执行科技档案借阅制度。各部门原则上只能借阅本部门形成的科技档案，借阅其他部门形成的科技档案，须经该部门领导批准：2 .外单位借阅本单位科技档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经综合部部长和单位领导批准后方可借阅；3 .借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准；4 .归档的图纸，不准借出档案室。会计档案的借用1 .建立健全会计档案借阅、复制登记制度。会计档案除公司财务部门有权查阅外，其他部门查阅须经财务部门领导同意；2 .外单位查阅须持介绍信，并经财务部门负责人或财务工作主管领导批准后,方可在财务人员的带领下查阅；3 .会计档案原则上不得借出，如有特殊需要借出，须经财务工作主管领导批准，并限期归还;4 .查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上做任何记录、符号和标记,更不准涂画、拆封、抽换或涂改。声像档案（照片、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、航测底片、唱片、幻灯片、光盘等）的借阅应严格履行声像档案的借阅制度，重要的声像档案，特别是原版、原件一般不外借。如有特殊需要，须经有关部门和分管领导批准。对利用频繁的录音、录像带等声像制品，应提供复制件，尽量延长原件使用寿命。