我们是如何进行采购审计的.docx

我们是如何进行选购审计的？选购过程是公司生产经营的越点，是确定产品质量的基础，原材料的好坏干脆影响着公司的经济效益，目前，随着市场经济的发展，对选购过程进行审计和监督，已经越来越引起公司高层的重视，对选购审计的要求和内容也从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个选购过程审计的同时，重点放在预防和限制选购风险上。选购过程包括选购安排、选购询价、供应商选择、选购决策、选购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料运用九个流程，选购审计就是对这一全过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计。下面从选购风险的角度，谈一下如何对选购过程进行审计。目前，选购中遇到的主要风险，在各种案件资料和发表的文章中都刊登过，我们经过汇总分析，大致可分为两类:公司外部运作中存在的风险和公司内部运作中存在的风险。一、外部风险公司在与其之外的市场、企业、人员交往中存在着市场因素风险、合同诈骗风险、原材料质量风险、不行预料的意外风险。1、选购合同风险。公司在确定接受客户定单的同时，首先考虑的是有无原材料，是确定定织还是选购，不管哪一种，只要确定了，都要作合同，这就要求我们驾驭合同方面的学问，预防合同诈骗。合同诈骗往往具有肯定的隐藏性，很难与正常的合同纠纷相区分，利用合同诈骗已经成为诈骗人惯用的手法。合同诈骗手法主要包括：（1）以虚假的主体身份与公司订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保，一旦得手，无从追究。（2）接受合同当事人给付的货款、预付款（或定金）、担保财产后逃之夭夭。（3）签订空头合同，将骗来的合同转手倒卖它方从中谋利，而所需的物资则无法保证。（4）供应商有意设置的合同陷阱，如操作过程中供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等。2、市场价格风险。（1）供应商操纵市场，相互串通，有意哄抬价格。（2）公司对市场行情摸不准，认为价格合理时批量选购，但不久，该种物资可能出现跌价。3、原材料质量风险。（I）供应商供应的原材料质量不符合要求，导致公司所生产的产品性能达不到质量标准，给公司带来严峻损失，并且可能使公司在该品种所涉及的经济、技术、人身平安、公司声誉等方面引起客户怀疑。（2）假如原材料存在严峻的质量问题，将会干脆影响到公司产品的整体质量和公司经济效益，影响产品的生产与交货期，降低公司信誉和产品竞争力，干脆威逼到公司的生存与发展。4、选购过程中遇到意外风险。由于自然、经济政策等因素所造成的意外风险是我们难以预料的。如交通意外事故，造成不能正常供货等等。5、技术进步加快带来的风险。由于社会技术进步引起原有已选购的原材料贬值。因信息技术发展，所选购的设备已经被淘汰或运用效率低下造成损失，如计算机。二、公司内部自身存在的风险公司自身存在的风险包括安排不周、管理不严等风险，详细如下：1、选购安排风险。选购部门或人员制定的安排不科学，导致选购中的安排风险，即选购数量、选购目标、选购时间、运输安排、运用安排、质量安排等与目标发生较大偏离。2、合同中己方过错引起的风险。己方过错包括：（1）己方的合同订立者未严格按法律规定操作，使公司蒙受损失。如状况不明，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。（2）私下有不正值行为。如卖方实行不正值手段，对选购人员行贿，套取公司选购标底；赐予虚假实惠，或以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。（3）合同日常管理混乱。如合同存在残、缺现象，履行时找不到合同文本,或只有复印件没有原件，使公司难以判别对方是否违约；公司自身因合同管理混乱造成违约而被对方追究。3、验收风险。由于人为因素，原材料在进入仓库前未按合同及制度要求，进行审核和验收。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求；在价格上发生变形等。4、储备风险。（1）库存储备不能刚好供应生产之须要。（2）库存储备过多，造成积压，使公司大量资金沉淀于库存中。（3）公司“零库存”策略因无货或供货不刚好而受到干扰。5、选购责任风险。公司经办部门或个人存在责任心不强或管理水平不高或者选购人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起纠纷,给公司造成损失。三、如何做好选购审计要想做好选购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。全过程的审计是指从安排、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等全部环节的监督。审计重点是对安排制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键限制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于选购活动的全过程，是确保选购规范和限制质量风险的其次道防线。科学规范的选购机制，不仅可以降低公司的物资选购价格，提高物资选购质量，还可以爱护选购人员和避开外部冲突。2、对选购安排进行审计。审查公司选购部门物料需求；物资选购安排的编制依据是否科学；调查预料是否存在偏离实际的状况；安排目标与实现目标是否一样；选购数量、选购目标、选购时间、运输安排、运用安排、质量安排是否有保证措施。3、对合同进行审计监督。依法订立选购合同是避开合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，要对选购经办部门是否履行职责进行审计。审查选购部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货实力、公司经营和财务状况。每年是否对供应商进行一次复审评定，全部供应商都必需满意IS09000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同状况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、价格水平、合作看法、售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。选购招标是否根据规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货方式与时间、交货地点、运输方式、结算方式等各项内容，根据合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。4、对合同台账及信息反馈进行审计。当前，合同纠纷日益增多，假如合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭遇风险。因此，建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，限制合同风险的一个重要方面。（1）对于已签订合同，检查是否整理成册，妥当保管；是否建立合同台账、合同汇总以便刚好查找合同履行状况。（2）审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。（3）合同履行完毕是否刚好建立合同档案。合同管理人员是否将全部合同进行分类汇总，刚好提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，刚好接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门供应刚好精确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。(1)审查合同的内容和交货期执行状况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的状况，是否刚好与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥当保存，以备查询。(2)审查物资验收工作执行状况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收限制。(3)对不合格品限制执行状况审计，审查是否对发觉的不合格品刚好记录。(4)还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。(5)审查实行“零库存”策略的公司，是否保持肯定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持肯定的料件存货以满意需求增长引起的生产须要；是否建立坚固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。6、对选购绩效的审计考核。要督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，审查是否把合同规定的选购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避开合同风险的发生。