档案管理制度.docx

档案管理制度第一条为J"规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理峡工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职贵1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政人事部进行统筹管理：二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、行政人事部管理员负货公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的相关负五人协对本部门档案资料进行管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认!细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、行政人事部档案管理员有交任对各部门管理工作进行监督和指导，每年对各部门管理档案进行次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理，日常管理等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。并由公司统一管理，任何人不得擅自留存。2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的,行政人事部保存复印件。3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均相关人员均要及时归档：以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文符查.4、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面和日常管理方面资料，由行政人事部保存原件。5、由公司对外签订的经济合同,财务部保存原件，相关部门保留复印件。6、在归档范用内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政人事部.其他部门需要使用的可复印或发制，归档范围外的由各部门自行保管.第四条档案保管制度I、归档资料要进行登记，编制归档目录。档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录：根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。3、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，'解利用者的需求，掌握利用规律。4、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，年终据此进行整理、剔除。5、经确定需销殁的档案,由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案潦失的防护工作.7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外中位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案，须经档案保管部门负货人批准.阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负货人批准。3、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借,过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准.4、借出档案时，应在借出的登记上，注明，借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人贡任.6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追杳，并报告主管部门及时处理。7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存.第七条本制度从20XX年X月X日起执行。