文书模板-《启动申请合同章刻制使用的告知函》.docx

文书模板会计实操文库文书模板-关于启动申请合同章刻制使用的告知函尊敬的相关部门/领导名称:您好！随着公司业务的持续拓展与合同签订数量的日益增多，为进一步规范合同管理流程，提高合同签订效率，确保合同法律效力，现特向您发出本告知函，启动关于申请合同章刻制与使用的相关事宜。一、公司业务发展需求近年来，我公司在业务领域，如产品研发制造、工程承包、贸易服务等取得了长足进步,与众多合作伙伴建立了广泛而深入的合作关系。目前，平均每月新增合同签订量达到凶份以上，涉及金额总计高达X万元。然而，现有的合同签署方式仅依靠公司公章，由于公章使用审批流程相对复杂，需经过多个部门层层把关，耗时较长，在一定程度上影响了业务推进速度，尤其是在面对一些紧急合同签订需求时，难以满足时效性要求。二、合同章刻制的必要性刻制合同章并合理规范使用，将有效解决当前合同签署面临的困境。一方面，合同章作为专门用于合同签订的印章，其使用范围明确，可针对性地简化合同签署审批流程，缩短合同签订周期，提高业务响应速度，确保公司在激烈的市场竞争中能够迅速抓住商机；另一方面，合同章的启用有助于进一步明确合同管理责任，便于对合同签订环节进行专项监督与风险防控，降低因合同管理不善引发的法律纠纷风险。三、申请刻制与使用计划1 .刻制规格：拟申请刻制的合同章为圆形，直径Xmm,材质选用优质牛角或铜材，确保印章坚固耐用、印迹清晰。印章中心刻有公司名称全称（公司完整名称）,环绕公司名称刻有"合同专用章"字样，下方标注刻制日期，整体设计符合国家相关印章刻制规范要求。2 .使用管理在合同章使用过程中,将建立严格的管理制度。设立专门的合同章保管岗位，由专人负责保管，保管人员需具备高度的责任心与保密意识，签订严格的保管责任书。使用合同章时，必须提前提交合同章使用申请单，详细说明合同签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，经公司合同管理部门、法务部门、主管领导等多层级审批通过后,方可在合同指定位置加盖合同章，并做好使用记录，确保每一次盖章行为都有迹可循，责任到人。四、告知与承诺本函旨在向您告知我公司启动合同章刻制与使用申请的相关情况，希望得到您的理解与支持。同时，我公司郑重承诺,将严格按照国家法律法规、公司规章制度以及本告知函所确定的流程规范使用合同章，如因合同章使用不当引发任何法律纠纷或问题，我公司愿意承担全部责任。如有任何疑问或需要进一步沟通之处，欢迎随时联系我，联系电话：电话号码。公司名称（盖章）申请日期