物业档案管理方案.docx
2.1.2 档案管理人员根据统一划分的文件归档范围与保管期限，制定统一分类大纲，逐步建立电子文档，加强资料库建设。2.1.3 行政部档案管理人员对各部门的档案工作进行检查并形成记录；负责定期组织各部门档案工作人员进行培训和学习提高专业知识和技能。2.1.4 公司员工要有档案收集分类意识，处理完毕后主动将资料交给档案人员归档。2.1.5 对档案资料管理不善，导致文件遗失，对部门负责人及经办人予以处分。2.1.6 各部门指定兼职档案管理人员1名，负责本部门文书类和其他类档案的收集工作,根据归档范围负责区分鉴别部门应向公司归档的文件资料并整理立卷、建立目录，其分类方法和原则与公司保持一致性，定期向公司行政部门移交档案文件。2.1.7 各部门兼职档案管理员，负责文件资料的基础处理工作，对准备存档的文件仔细检查，其纸质、字迹、折叠方式等是否规范，对本部门所管辖范围内的文件进行归卷整理，注意查缺补漏，保证归档文件的完整和案卷的质量；负责建立本部门文件目录定期向行政部门档案管理人员移交填写档案文件清单,保留移交记录。2.1.8 无论专职还是兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并做好移交记录。2.2档案资料明细表2.2.1 行政管理类：包括行政事务和办公事务的有关内外部行文、外部来文、经营证照、工商登记资料、荣誉证书及证明文件、重要会议（如年度工作会、月度例会或战略合作会议）的相关文件和组织架构调整的过程文件、业务合同等有保管价值的资料。2.2.2 人力资源类：包括员工基本信息、福利、劳资、培训、选聘等与之相关的资料，此类资料由人力部门负责建立、更新台账，单独管理。2.2.3 财务类：包括历年的凭证和帐簿档案、投融资类档案，公司管理费收缴情况、财务报告，此类资料由财务资金部门建立、更新台账、单独管理。2.2.4 合同协议及其他法律文件类：包括与公司及公司业务有关的各类合同、协议及其他法律文件。2.2.5 资产管理类：包括不动产和无形资产所涉及的相关文本资料（年度内的增减、处置等过程文件资料由集团总裁办及下属各公司/项目的资产管理人员负责管理）。2.2.6 策划类：包括历次策划活动的实施方案、现场装饰方案、活动物资清单、宣传广告文稿等。2.2.7 工程类：2.2.7.1 土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；2.2.7.2 设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；1.1.1.1 电设备保养合约；1.1.1.2 共区域设施设备验收、移交记录；1.1.1.3 元验收及移交记录（开发商、业主与公司）；1.1.1.6 用户单元二次装修图则及审批手续；1.1.1.7 次装修期间物业服务中心监督检查资料；1.1.1.8 入户情况记录；1.1.1.9 公司各类装修规定等;1.1.1.10 公司设备维修保养类；1.1.1.11 各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；1.1.1.12 各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；1.1.1.13 变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；1.1.1.14 电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；1.1.1.15 生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明；1.1.1.16 系统要有定期检测报告；1.1.1.17 应有定期沉降检测报告；1.1.1.18 部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；1.1.1.19 其它设施设备检测记录资料。1.1.8 客服类：1.1.8.1 业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；1.1.8.2 报事报修及回访记录、专项维修基金使用办法；1.1.8.3 商铺、空置房巡检记录、客户装修及竣工审核记录、违章搭建协调记录；1.1.8.4 业主档案，业主沟通作业文件、业主委员会成立方案及相关会议纪要；1.1.8.5 管理制度、岗位工作标准等;1.1.8.6 社区文化活动方案及活动记录、业主满意度回访。1.1.9 安全维护类：1.1.9.1 小区的相关安全管理制度及相关质量记录表格；1.1.9.2 突发事件处理办法、演习预案；1.1.9.3 消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录。1.1.10 环境类：1.1.10.1 小区的相关环境管理制度及相关质量记录表格；1.1.10.2 小区内绿化植物养护及病虫害防治记录等。2.3 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间：2.3.1 公司制度文件、政府下达文件等重要文件随时归档；2.3.2 保安、公共设备设施、环境卫生检查等资料处理完毕即行归档；2.3.3 建筑、装修资料、消防资料在办理完各项手续后即行归档;2.3.4 日常工程维护保养等资料在验收后一个星期内归档；2.3.5 各子/分公司、各物业服务中心一般文书资料按月归档，去年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资、财务资料等资料在次年的第一季度内归档。2.4 归档要求2.4.1 归档文件应依据编号按顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，以便翻阅。2.4.2 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查阅2.4.3 归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；2.4.4 归档的文件资料必须是原件。须常用的资料可扫描备份，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水；2.4.5 归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到图物相符，数字准确，设计的修改也须在图纸上反映出来。2.5 档案保管2.5.1 档案库房保护按照八防要求（即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染）执行。档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象，对已造成损坏的档案进行修复、补制。2.5.2 每月一次定期对档案室进行清扫擦拭，特别对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生。2.5.3 档案管理人员离开档案室应随手锁门，并注意档案室（柜）门窗的紧闭性。2.6 档案保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,均依下列规定办理。2.6.1 永久保存2.6.1.1 公司章程2.6.1.2 股东名册1.1.1.4 董事会及股东会议记录1.1.1.5 财务报表1.1.1.6 政府机关核准文件1.1.1.7 不动产所有权及其他债权凭证1.1.1.8 工程设计图1.1.1.9 其他经核定须永久保存的文书1.1.1.10 工商资料1.1.1.11 物业合同1.1.1.12 项目中标相关文件及标书2.6.2 十年保存2.6.2.1 预算、决算书类。2.6.2.2 会计凭证。2.6.2.3 事业计划资料。2.6.2.4 其他经核定须保存十年的文书。2.6.3 五年保存2.6.3.1 期满或解除之合约。2.6.3.2 其他经核定须保存五年的文书。2.6.4 一年保存结案后无长期保存必要者。2.6.5 十年保存各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门使其有效期予以保存。1.1.1 公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。1.1.2 档案资料的销毁由档案管理员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。1.1.3 档案销毁情况均须登记在档案销毁清册上。2.8 档案借阅2.8.1 档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅，外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经行政部门负责人批准。2.8.2 档案因工作需要借出时，必须使用OA流程申请。2.8.3 借出档案者必须保证档案的完好,不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。2.8.4 员工离职时，应还清所借阅档案资料，并由档案管理人的签字认可，方可办理其他离职手续。如有遗失，追究相关责任。2.8.5 档案、资料、证照等在借用期间，因特殊需要，管理人员有权催还。2.9 档案管理意外事件处理程序2.9.1 档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。2.9.2 处理程序：2.9.2.1 发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政部负责人和主管领导。2.9.2.2 当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案;2.9.2.3 当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；2.9.2.4 若无法追回、修补损失的档案,则应请有关部门协助设法重新补制。2.9.2.5 在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。2.9.2.6 根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。第三节相关文件无第四节记录4.1 档案销毁清册4.2 归档文件清单4.3 档案借阅登记表
